Bárki, aki egy naptári évben 600 dollárnál többet keres munkatársként, mint munkatárs, töltse ki a W-9 űrlapot. Az önkéntesek és azok, akik kevesebb, mint 600 dollárt keresnek, mentesülnek e követelmény alól. A W-9 biztosítja a vállalkozások számára a szükséges információkat ahhoz, hogy a vállalkozó jövedelmét 1099-es formában megfelelően jelentse.
Független vállalkozók és háztartási segítők
Egy független vállalkozó évek óta dolgozhat veled, de nem lehet hivatalos alkalmazott. Számos háztartási segítő - úgy gondolja, hogy a tereprendezők, a szobalányok, a mesteremberek és az üzleti vállalkozók - mint például a CPA-k és az ügyvédek - ebbe a kategóriába tartoznak. A belső bevételi szolgálat (http://www.irs.gov/publications/p926/ar02.html) figyelmeztet arra, hogy sok háztartási segítőt - különösen a gyermeknevelőt vagy a bébiszittert - ténylegesen alkalmazottnak tartanak, és ilyen módon adóztatni kell.
A legfontosabb különbség az, hogy a független vállalkozók ellenőrzik feladataik végrehajtását, míg a munkavállalóknak több munkájuk van, amit a munkáltató diktál. Például elmondhatja a webes tervezőnek, hogy mit szeretne honlapján mondani, de eldönti, hogy mikor dolgozik a projektén, és hogyan közelíti meg hozzá. Másodszor, a szörnyetegnek meghatározott órákat kell dolgoznia és feladatait a munkáltató által előírt módon kell elvégeznie. Következésképpen webes tervezőjét független vállalkozónak tekintik, de a hölgyet munkavállalónak tekintik.
Freelancers
A szabadúszók rövid távú projekteket végeznek a munkáltatók számára. Ezek azok az emberek, akik különleges eseményeket készítenek - például fotósokat, étkezőket vagy zenészeket -, vagy akik speciális projektben segítenek - például webes tervezők vagy számítógépes programozók. Nem olyan emberek, akikre rendszeresen vagy hosszú távú projektre van szükség. Csak egy W-9-et kell gyűjtenie a szabadúszók számára, akiknek legalább 600 dollárt fizetnek. Valószínűleg egy eseményfotótól kell megkérdeznie (kivéve, ha egy meglévő cégen keresztül felvett fotót), de nem kell egyet a főiskolai hallgatónak, ha 100 dollárt fizetett a sajtóközlemény megírásához.
Mérnöki
A tanácsadó egy adott kérdés megválaszolására specializálódott, vagy valaki tanácsot ad a helyzetről. Ez lehet egy marketingszakértő vagy egy belsőépítész. A tanácsadó egyszer vagy többször találkozhat egy ügyféllel, hogy megismerje saját szakterületeit. A bolt egy tanácsadót hozhat, hogy segítse a személyzet megtartását vagy a jövedelmezőség javítását. Másrészről az egyén pénzügyi tanácsadót alkalmazhat, hogy segítse a befektetési stratégia vagy nyugdíjrendszer tervezését. Jó ötlet, hogy W-9-et kapjunk bármely tanácsadótól, akit bérelsz.
Vállalatok és társaságok
Függetlenül attól, hogy 1099-et kell-e feltöltenie - és ezért W-9-et gyűjtenie - attól függ, hogy a vállalkozók hogyan adják meg az adókat. Az IRS szerint a vállalati vállalkozóknak nincs szükségük W-9-re, mert nem igényelnek 1099-et. Korlátolt felelősségű társaságok vállalkozói viszont W-9-et igényelnek, ha egyetlen entitásként, mint egy vállalat. Ha nem biztos benne, kérjen W-9-et. Ha a vállalkozó a társadalombiztosítási számát vagy a személyes munkáltató azonosító számát használja, akkor 1099-et kell használni. Ha az LLC-nek saját EIN-je van, akkor nem kell használni.
