A belső kontrollok és folyamatok dokumentálása kihívást jelenthet. A komplex folyamatok könnyen érthető stílusban kerülnek bemutatásra, és ez nem egyszerű feladat. Kiváló kommunikációs készséggel kell rendelkeznie, mind a szóbeli, mind az írásbeli formában, hogy jó munkát végezhessen. A jó dokumentáció létrehozásához szükséges lépések az alkalmazottak meghallgatását, megfigyelését, értékelését és szervezését foglalják magukban. A dokumentáció létrehozásának fontos szempontja a későbbi módosítások engedélyezése. A folyamatok megváltoznak, és ennek következtében a dokumentumoknak is változniuk kell.
Interjú az alkalmazottakkal. Ez az első lépés ebben a folyamatban. Ne készítsen feltételezéseket, és kérdezzen meg, hogy ellenőrizze a megértését. Kérd meg az alkalmazottakat, hogy mutassák meg, hogy miről beszélnek. Ha valakinek papírra van szüksége, kérje meg ezt a papírt. Vannak, akik szívesen használják a felvevőt, majd átírják az információt. Ez jó ötlet lehet, ha valaki beszél, és sok részletet mutat be a folyamatot. A "Show and tell" a következő út.
Figyelje meg környezetét. Ha például a kérések ellenőrzéséhez számlákat kell csatolni, akkor vegye figyelembe, ha ez ténylegesen megtörtént. Sokszor az emberek megmondják neked a megfelelő módot, hogy egy bizonyos folyamatot csináljunk, de ez nem jelenti azt, hogy ez a módja annak, ahogyan ez történik. Mivel a valóságot dokumentálod, a folyamat megfigyelése értékes lehet ahhoz, hogy jó interjút adjunk az interjú során. Nézd meg a betöltő szekrényeket, és jegyezd meg, hogy milyen papírok vannak az asztalukon.
Értékelje a folyamat hatékonyságát, miközben dokumentálja. Ha olyan folyamatokat lát, amelyek nem működnek vagy kétszer hajtanak végre, jelöljön meg róla. Ez a legjobb módja annak, hogy értéket adjon a munkadokumentációs folyamatoknak. Ha egy folyamatot értékel, akkor objektíven néz ki, és javaslatokat tehet a fejlesztésekre. Ügyeljen arra, hogy az ajánlások készítésekor kövesse a protokollt. Ne feledje: ha az ajánlások miatt megváltozik a folyamat, akkor meg kell dokumentálnia a javított folyamatokat, nem csak a régi.
Fájl dokumentáció kötőanyagokban és online mappákban. A dokumentáció szabványosításához szükséges sablonok segítenek abban, hogy könnyen olvasható legyen. Minden kötőanyagnak vagy mappának egy indexet kell tartalmaznia egy adott területről. Például lehet, hogy egy kötőanyag van a számlákról, ahol a folyamatot dokumentáló narratívákat és folyamatábrákat lehet feltölteni. Lehet, hogy van egy másik kötőanyag a bérszámfejtésről, és még egy másik a követelésekről. A dokumentáció elkülönítése a folyamatokról segíthet a felhasználóknak az információk megtalálásában. Ugyanaz a szervezet minden kötőanyagra vonatkozóan a dokumentáció sorrendjében, a tartalomjegyzékben, stb. Ez nagyon fontos, ha változtatásokra van szükség, és egy adott elemet gyorsan meg kell találni.
tippek
-
A dokumentáció létrehozásához használja a Word vagy más programot.
Fontolja meg az iparágra vonatkozó dokumentációs szoftvert, amely időt takarít meg az írásban és a szervezésben. Fontolja meg a narratívák és a folyamatábrák elvégzését az egyértelműség javítása érdekében
Egyéb szempontok: Rövid mondatok írása és a passzív hang elkerülése; ne díszítsük meg, vagy ne ítéljetek ítéleteket. Például ne írjon a szép recepciósról. Írjon a recepciósról. Ne használja az emberek valódi nevét - mindig használja a helyneveket és tartsa őket következetesen a dokumentációban; legyen egy vezető vagy egy felügyelő, aki elolvassa a dokumentációját, hogy megbizonyosodjon róla, hogy helyes; és vegye figyelembe a bizalmas információkat a dokumentációban. Ne mutasson példákat ellenőrző aláírásokra vagy bizalmas bérszámfejtési információkat.
Figyelem
Legyen tudatában a dokumentáció felhasználóinak. Ezek nemcsak a belső embereket, hanem a könyvvizsgálókat és más érdekelteket is tartalmazhatják. Ez nagyon látható. Tehát győződjön meg róla, hogy munkájában nincs kínos nyelvtan vagy helyesírási hiba.
