A legegyszerűbb formában a belső ellenőrzés az összes összege, amit az üzleti tevékenysége az Egyesült Államokban az Egyesült Államok által meghatározott kockázatok azonosítására és csökkentésére használ.A kisvállalkozások adminisztrációja gyakran egy vállalkozás éves bevételének mintegy 5 százalékát fogyasztja. Bár minden méretű vállalkozás csalás, lopás és üzleti eszközökkel való visszaélés kockázata, a nem megfelelő dokumentációs eljárásokkal rendelkező kisvállalkozások gyakran sebezhetőbbek. A dokumentációs eljárások hozzájárulnak az erős belső ellenőrzésekhez, és azok részét képezik.
Nagyobb elszámoltathatóság
A jól kidolgozott dokumentációs eljárások megerősítik mind a megelőző, mind a detektív belső ellenőrzéseket, de a nem megfelelő dokumentációs eljárások a fő oka annak, hogy egyes vállalkozások nem találják meg, hogy a lopás vagy a csalás mindaddig fennáll, amíg túl késő, a "Journal of Accountancy" megjegyzi. A formális dokumentációs eljárások útmutatást nyújtanak az ellenőrzések végrehajtásához, és növelik az elszámoltathatóságot, mivel a munkavállalóknak bizonyítaniuk kell és ellenőriznie kell, nem pedig egyszerűen azt, hogy követik vagy végezték el a belső ellenőrzést.
Igazoló érték
A dokumentációs eljárások nyomon követhető bizonyítékokat hoznak létre, beleértve azt, aki részt vett egy feladatban vagy egy pénzügyi tranzakcióban, és mikor és hogyan vett részt. Létrehozhat olyan eljárásokat, mint az idő és a dátum bélyegzése, ami a színfalak mögött működik, valamint az alkalmazottak számára követendő dokumentációs szabályok. Mindkettő egyaránt fontos a tranzakciók nyomon követése és az ellenőrzési nyomvonalak létrehozása során. Például az aláírt utalványtáblák, a kis készpénzfeltöltési csekkek másolatai, a munkavállaló bejelentkezési azonosítója és a számítógép idő- és dátumbélyegei mind ellenőrzési nyomokat szolgáltatnak.
Biztonságosabb információkezelés
A tényleges vagy szkennelt mellékletek, a pénzügyi beszámolóban szereplő lábjegyzetek és a számítógépes tranzakciók módosítása naplója olyan dokumentációs eljárások példái, amelyek hozzájárulnak az információkezelés ellenőrzéséhez és megerősítéséhez. Mindezek hasznosak a papír- vagy elektronikus üzleti nyilvántartások korrekciójának vagy beállításának okainak dokumentálásához, ami végső soron segít megakadályozni és felismerni a csalásokat és a munkavállalói lopást. A megfelelő dátum-idő bélyegző és az előzetes jóváhagyás bizonyítéka, mint például az osztályvezető kezdőbetűi, még tovább erősíti az információkezelési ellenőrzéseket.
Jobb minőségellenőrzés
A belső és külső csalás megelőzése mellett a raktár- és készletkezelési dokumentációs eljárások támogathatják a minőségellenőrzést. Ezek közé tartozik, hogy a raktári alkalmazottak számítanak, ellenőrzik és dokumentálják a sérült bejövő és kimenő árut. A jó belső ellenőrzéshez hozzájáruló csalási és lopásgátló eljárások tartalmazzák a dokumentációs szabályt, amely előírja a munkavállalók számára, hogy kitöltsenek, aláírjanak és küldjenek egy kiválasztható lapot minden olyan kimenő ügyfél rendelési és címkézési eljáráshoz, amely nyilvántartásba veszi és azonosítja a leltárelemeket, beleértve a leírásokat, az alkatrészszámokat, az egységegységeket intézkedés és mennyiségek.
