Minden vállalkozásnak meg kell tartania valamiféle főkönyvi könyvet, ha egy adógyűjtő vagy egy IRS ügynök kopog. A főkönyvet olyan táblázatkezelő programban lehet tárolni, mint a Microsoft Excel, de a fizikai főkönyv szépsége a hordozhatóság. A főkönyvet minden éjjel megteheti, vagy a befektetők felé vigyük, hogy képet kapjanak arról, hogy a vállalat hogyan működik pénzügyileg. Szintén bölcs dolog, hogy a főkönyvi könyvet a személyes kiadásokért tartsuk, mint egyfajta dicsőített jegyzéket.
Rajzoljunk hat függőleges vonalat a főkönyv első oldalára, hét oszlopot hagyva. Ne feledje, hogy néhány főkönyvi könyv előfeltételezett, de mégis megváltoztatható a toll.
Jelölje be a "Dátum", "Leírás", "Hitel", "Debit", "Egyenleg", "Szám" és "Jóváhagyás" hét oszlopát.
Használja a főkönyv első sorát a kiindulási egyenleg rögzítéséhez. A leírás alatt írja be a "Kezdő egyenleg" (és a következő oldalakon a "Balance Forward") elemet, és adja meg a kiindulási összeget a "Balance" oszlopban.
Jegyezze fel az összes eladást, követelést vagy kifizetést a "Hitel" oszlopban, felsorolva a dátumot és a megfelelő oszlopok leírását, részletezve, hogy miért kapott pénzt.
Jegyezze fel a "Debit" oszlopban az összes vásárlást, fizetési kötelezettséget és fizetési csekket, feltüntetve a dátumot és egy leírást, amely részletezi a pénz eloszlását. Sorolja fel az ellenőrző számot a "Szám száma" oszlopban. A "Jóváhagyás" oszlopban kezdje meg a kezelőt vagy könyvelőt.
Minden hitel- és betéti tranzakció után tartsa fenn az aktuális egyenleget annak érdekében, hogy képet kapjon arról, hogy hol van a vállalat pénzügyi szempontból, és ellenőrizze a későbbi ellenőrző számok használatát, és hogy ellopják az ellenőrzéseket.
Az összes tranzakció bevételeit meg kell őrizni. Mentse el a csekket a kifizetésekre és a számlákra a befizetésekhez. Helyezze ezeket a bevételeket egy manila borítékba, hogy kísérje a főkönyvet. A cikkeket havi rendszerességgel töltse ki a hónap főkönyvi fájljának másolatával együtt.
tippek
-
Írja le az összes tranzakciót a tranzakció időpontjában. Nem szeretné, hogy a hónap végén rögzítsék a napok értékét.
