A konferencia prospektus célja, hogy egy eseményre vonzza a küldötteket, és ismerje meg a konferencia menetrendjét. A kiadványnak ezért tartalmaznia kell a helyszínről, a hangszórókról, az utazásról és egyéb fontos tényekről szóló információkat. A példánynak világosnak, informatívnak és meggyőzőnek kell lennie, és az olvasókat arra ösztönzi, hogy fenntartsák a helyüket, hogy személyesen vagy szakszerűen részesülhessenek. Egy kiemelkedő előadó vagy vezető vezető bemutatása hasznos áttekintést nyújt a rendezvényről, valamint üdvözli a potenciális küldötteket.
Célközönség
A konferencia szervezői az egyes csoportokra irányítják rendezvényeiket, így többet megtudhatnak a célközönségről annak biztosítása érdekében, hogy a prospektus releváns előnyökkel járjon. A közönség olyan sokrétű lehet, mint a tanárok, az autóipar vezetői vagy a vidéki zene iránt érdeklődők. A közönséggel kapcsolatos információk megkereséséhez kérje meg a szervezőktől a korábbi események közönségprofiljait. A szervezők felmérik a közönségüket, kérik a demográfiai vagy üzleti információkat, és közzéteszik profiljaikat, hogy bemutassák eseményeik minőségét a küldötteknek, az előadóknak és a szponzoroknak.
A küldöttek előnyei
A kiadványnak a résztvevőknek jelentős előnyökkel kell rendelkezniük a részvételhez. Az üzleti küldötteknek képesnek kell lenniük arra, hogy igazolják a szabadidős munkát, és a magánszemély résztvevői szeretnék tudni, hogy értéket kapnak saját pénzük kiadásáért. Határozza meg a célközönség előnyeit. A konferencia egyedülálló lehetőséget kínál a világhírű hangszórók meghallgatására, a legfrissebb termékek bemutatóinak megismerésére, vagy a magas szintű képzéseken való részvétel javítására. Az előnyök kevésbé kézzelfoghatóak lehetnek, mint például az iparág más embereivel való összekapcsolódás lehetősége, esetleg egy munka leszállásakor vagy értékesítéskor.
Logisztikai információk
A konferencia-logisztikáról szóló átfogó információk elengedhetetlenek. Az Amerikai Konferencia Intézet szerint a konferencia küldöttek által gyakran feltett kérdések olyan témákkal foglalkoznak, mint a regisztráció és a fizetés, az utazás és a vendéglátás, a szállás és a lemondás. Annak érdekében, hogy az olvasók könnyedén regisztrálhassanak az eseményre, a teljes regisztrációs adatot is meg kell adni. Adja meg a részvétel költségeit, beleértve a korai regisztrációs kedvezményeket is. Adja meg az olyan olvasók elérhetőségeit, akiknek további információra van szükségük, és a küldötteknek tudniuk kell, hogy mikor fognak kapni üdvözlő csomagokat.
Konferencia program
Állítsa be a konferencia programját az egyes ülések ütemezésével és részletével, hogy segítsen a küldötteknek megtervezni a konferencia idejét. Legyen a küldöttek többet tudni a konferencia formátumáról, amely tartalmazhat előadásokat, kerekasztalokat, workshopokat és kiállításokat. Az előadók életrajzai segítik a küldötteket abban, hogy kiválasszák a résztvevőket és jelezzék az esemény állapotát vagy minőségét.
Kommunikáció fenntartása
A konferencia kiadvány csak egy eleme a konferencia előtti marketing programnak. A Inc. szerint az információ és esemény hírek közzététele a közösségi médiában segít fenntartani az érdeklődést, mivel az esemény közelebb kerül. Például az extra hangszórókról vagy különleges eseményekről szóló közlemények buzzot hozhatnak létre az esemény körül, és csökkenthetik annak kockázatát, hogy a küldöttek kilépjenek.
