Az igazgatótanácsnak, mint minden munkacsoportnak, időre és információra van szüksége egy új ötlet elnyelésére és megfontolására. Akár osztályvezető, önkéntes, tanácsadó, akár az igazgatótanács tagja, néhány új iránymutatás érvényes az új ötlet bemutatásakor. A javaslatok elfogadása és elutasítása között különbséget lehet tenni a tömör bemutatás, a lehetséges kérdések előrejelzése, a döntéshozatalhoz elegendő információ nyújtása és az aggodalmakra adott gyors válaszadás.
A lehető legrövidebb időn belül szervezze meg az információkat. Ez azt jelenti, hogy áttekintést vagy összefoglaló lapot adunk az anyagok tetejére, ami lehetővé teszi, hogy a testület tagjai egyetlen rövid olvasatban megértsék az új ötletet és a bemutatót. A Planware.org-ban megjelenített Vázlat üzleti terv a minta fő témaköreit tartalmazza, amelyek az összefoglaló lapot képezhetik (lásd a forrásokat). Testreszabhatja őket, hogy bemutassa a javasolt ötletet és a támadási tervet. Testreszabja a teljes vázlatot, hogy illeszkedjen a megközelítésének részleteihez. Egyoldalas összefoglalással és kétoldalas vázlattal a fórum tagjainak teljes körű áttekintést adtak a problémáról, a kutatásról és a javasolt megoldásokról. A következő anyagok az összefoglaló sorrendjében bővülhetnek a témákban. Ez lehetővé teszi az olvasók számára, hogy rövid olvasatban megragadják a teljes elképzelést, és segítenek a prezentáció megszervezésében is, hogy megfeleljen az igazgatóság által kijelölt időnek. Ha néhány percet kap, nézze át az összefoglalót; hosszabb ideig, tekintse át a vázlatot. Sok idővel készen áll a konkrét kérdések részletes kezelésére. Ez azt jelzi, hogy Ön képes együttműködni, és tiszteletben tartja a többi üzletágat is, amelyet az igazgatóságnak el kell végeznie.
Jelenítse meg az ötleteket különböző formákban. Patricia Fripp nyilvános beszédedző megjegyzi, hogy néhány ember emlékszik arra, amit hall, de a legtöbb ember emlékszik arra, amit lát. Ha ötlete erőforrás-újraelosztást, további személyzetet vagy piaci részesedés javítását foglalja magában, fontolja meg ezeket az információkat röviden a grafikonokkal, diagramokkal és diagramokkal. Az olyan szoftverek, mint a Microsoft PowerPoint, vagy a Pure-Mac által felsorolt grafikus programok sokasága lehetővé teszi a grafikus információk polírozott formában történő bemutatását (lásd a forrásokat). Adjon nyomtatási támogatást a grafikákhoz, hogy a testület tagjai később megtekinthessék a grafikonokat és diagramokat.
A prezentációs anyagok logikai kérdéseinek előrejelzése és megválaszolása. Adja meg a költségbecsléseket, a mintavételi ütemezéseket vagy más adatokat, hogy támogassa az ötletének előrejelzett sikerét. Ezen a területen a kérdések előrejelzése nagyon különbözik attól, hogy megvédjék az ötletedet a támadástól. Kerülje a védekező stratégiákat, például azt, hogy sokan úgy gondolják, hogy az ötlet nem fog működni, vagy a logikai kérdéseket kifogásként osztályozni.
Válaszoljon a váratlan kérdésekre azonnal. A kérdőív megismerése és elismerése, hogy nincsenek minden adata vagy adata ezen a területen, egy olyan ígéret kísérhető, hogy egy héten belül vagy más logikai időn belül válaszokat kapunk. Kövesse és teljesítse a határidőt. Tájékoztassa az összes igazgatósági tagot a válaszokról, nem csak a kérdezőtől. Ez megmutatja az aggodalmakra való reagálást és a hatékony kommunikációs vágyat.
Készüljön fel arra, hogy rugalmasan válaszoljon a javaslatokra. Határozza meg azokat a területeket, ahol az ötleted könnyen módosítható, és olyan területeken, ahol ez nehéz lesz.Ez előrelépést jelent az ellenvetések vagy aggályok megválaszolásában.
Adjon meg elegendő támogató információt a döntéshozatalhoz. Különösen az új ötletek esetében az igazgatótanács tagjai saját kötelezettségeiket akarják felülvizsgálni, mielőtt elköteleznék magukat. Ez a felülvizsgálat további kérdéseket vagy aggályokat okozhat. Az anyagoknak teljes elképzelésüket kell nyújtaniuk anélkül, hogy annyira elsöprő lenne, hogy akadályozzák a döntéshozatali folyamatot. Például az olvasóknak szükségük van a kapott három költségbecslésre, valamint a lehetséges felmérési vezetők nevére; de ebben a pillanatban nem állnak készen arra, hogy teljes körű kérdéseket tegyenek fel, amelyeket a felmérések tartalmazhatnak, vagy az egyes vezetőkkel való részletes levelezésüket. Rövid rész a sikerükről és az időkeretről megfelelő; az egyes cégek részletes története kap egy alapvető döntést arról, hogy felmérést végez-e vagy sem.
Fejezze be a bemutatót, mert megköszönte a táblának, hogy időt vállalt az ötletének megfontolására, függetlenül az eredeti válaszától. A szerencsével több ötletet kapsz, és örömmel üdvözölheted a szívélyes üdvözlést.
