A közönség ismerete kulcsfontosságú a cég vagy szervezet bemutatásához szükséges levél írásához. Szándékod egy másik lényeges tény, hogy egy hatékony üzleti kommunikációt írj le, amely közvetíti az olvasónak a szervezet céljait és szerkezetét. A bevezető levél célja a vállalat közösségi térképen való megérkezésének bejelentésétől a jótékonysági szervezetig, amely pénzügyi és természetbeni támogatást kér az adományozóktól és az önkéntesektől.
Bevezetési levél létrehozása érdekében vegye fel a vállalat legmagasabb rangú ügyvezetőjét, valamint a marketingkoncepciót ismerő személyt, vagy a szervezet marketingért felelős munkatársait. Vállalatának vezetője vagy alapítója betekintést nyújthat a vállalat céljáról és annak alapjáról, és a marketingguru megvilágíthatja, hogyan lehet fellebbezni a vállalat ügyfélkörére.
Szavazz a bevezető levél legjobb formátumára. Ha a szervezetnek erős szociális médiahálózata van, valamint egy olyan ügyfélkör, amely a hagyományos kommunikációt részesíti előnyben, két bevezető levél változatát készíti el. Hozzon létre egy olyan üzenetet, amely vírusos, és egy másik, ami alkalmasabb a nyomtatáshoz.
Szerelje fel az első bekezdését a közönség szem előtt tartásával. Felfedezés a nyitó filantrópokhoz, mint „Minden évben az ABC Alapítvány segíti a lakóhelyüket elhagyni kényszerült nők ezreinek újjáépítését.” Azonban a jövőbeni üzleti tulajdonosok értékelni fogják a vállalkozói szándékot egy bevezetésből, amely magyarázza a szervezet alázatos kezdeteit, mint például: "A XYZ Corporation Steve Wilson garázsában kezdett hobbiként két évtizeddel azelőtt, hogy az átlagos amerikai megengedhette volna magának otthoni számítógépét." Használja az első bekezdésének többi részét, hogy leírja a szervezet eredetét vagy alapját.
Vázolja be a bevezető levél második bekezdését, hogy elmagyarázza, mit csinál cége vagy szervezete - ha alvállalkozókat vagy munkanélkülieket képez, írja le az Ön által biztosított munkahelyi képzés típusait. Hasonlóképpen, ha termékeket értékesít a globális piacokra, írja le a cégek által gyakorolt sokféle nemzetet, amikor a termékeit a világ minden tájáról vásárolják.
Hozzon létre képet a szervezet szerkezetéről a harmadik bekezdésben. Kerülje egyszerűen a szervezeti diagramra való utalást - a bevezető levél nem tartalmazhat mellékleteket. Ismertesse a vezetői vezetői csapatot és azt, hogy a csapat minden tagja részt vesz a vállalati stratégia kialakításában. Mondd el az olvasóidnak a vállalat részlegének funkcióiról és a szervezeti egységek kölcsönhatásairól. Ismerje meg az emberi tőkét; magyarázza el, hogy a munkavállalók képesítése és szakértelme hogyan járul hozzá a szervezet sikeréhez. "Az XYZ Corporation alkalmazottai 75 éves szakmai tapasztalattal rendelkeznek a számítógépes hálózatépítésben és a szoftverfejlesztésben", amely az alkalmazottak szakmai szakértelmének elismerését szemlélteti.
A bevezető céljának újbóli megfogalmazásával csatolja fel a levelet egy negyedik bekezdésben. Ha új vagy az üzleti közösségben, hívja meg az ügyfeleket és még más vállalkozásokat is, hogy hagyja abba az üzletét, vagy látogasson el a webhelyére. Az adományozásra kért bevezető levél esetében ismételje meg a szervezet céljait, a korábbi sikereit és kérjen adományokat. Kapcsolja be olvasóit, hogy többet megtudjon cégéről és szervezetéről.
Készítsen aláírási vonalat a vállalat legmagasabb rangú vezetői vagy szervezeti vezetője számára. Amennyiben ez megvalósítható, készítsen másolatokat az egyéni és eredeti aláírásokról szóló levélről - meleg, személyes kapcsolatot ad az üzleti kommunikációhoz.
