Az üdvözlés egy levél üdvözlése. Így adhatja meg a címzettet, és beállítja az üzenet többi tartalmának hangját. Az üzleti életben a legtöbb levelezés e-mailen keresztül történik. A postai küldeményeket azonban még mindig használják egyes iparágakban és bizonyos típusú üzleti dokumentumokban. Mindkét esetben fontos, hogy a helyes üdvözletet használjuk a levél tiszteletben tartására és a kommunikáció kezdetén való részvételre.
tippek
-
Az üzleti levelek helyes üdvözlése a dokumentum hangjától függ, függetlenül attól, hogy nyomtatásban vagy e-mailben van-e, valamint a kézbesített üzenet jellegét.
Hogyan válasszunk üzleti levél üdvözlést
Néhány tényezőtől függ, hogy mely üzleti üdvözlést használják az üzleti levélben. Először is kitalálod, hogy milyen jellegű a kérdésed. Szükséges-e formális hang vagy informális? Például egy cégnél a munka iránti kérelem hivatalos üzleti tranzakció, és hivatalos levelezéssel rendelkező üzleti levelet igényel. Másrészt a kollégáknak az ebédre való találkozásról történő elküldése nem igényel hivatalos üdvözlést. Hasonlóképpen a korábban nem beszélt ügyfélhez való címzésnél formálisabb hangot igényelhet, mint a beszélgetés olyan partnerrel, akivel rendszeresen üzleti tevékenységet folytat.
Egy másik tényező, amelyet figyelembe kell venni a használat során történő üdvözlésről, az egész üzenet hangja. Az üdvözlés az üzleti levél első része, amelyet a címzett olvas, így lényegében meghatározza a teljes üzenet hangját. Óvatosan válassza ki az üdvözlést az általa közvetíteni kívánt hang alapján. Ezenkívül az Ön által használt üdvözlet attól függ, hogy mit tud, és nem ismeri a címzettet. Akár tudja a személy nevét, nemét, foglalkozását és hitelesítő adatait, az az üdvözlés kiválasztásában játszik szerepet.
Figyelembe véve az üzleti levél formátumát
Az Ön által használt üdvözlet a levél formátumától is függhet. Például, hogy az üzenetet postai levélben vagy e-mailben küldheti-e, befolyásolhatja az Ön által választott üdvözlést. Ezenkívül a levél típusa is diktálja a használt üdvözletet. Például egy postai úton küldött üzleti javaslat bevezető levélben sokkal hivatalosabb üdvözléssel lehet számolni, mint egy vállalati szintű feljegyzés, amelyet egy belső listára küldünk e-mailben. Azt is meg kell vizsgálnia, hogy elküldi-e üzleti levelét egy személynek vagy több személynek, mivel ez hatással lesz az Ön által kiválasztott üdvözlésre.
Az üzleti levél címzettje
Mielőtt elkezdené üzleti levelét, megtudja, hogy ki küldi az üzenetet. Ha egy személynek ír, fontos, hogy a helyes helyesírással megismerje a teljes nevét. Ha a címzettnek nemi szempontból semleges neve, mint Alex vagy Pat, a szervezet meghívása és a nemek megismerése a jövőben esetleges zavart okozhat. Ha nem ismeri a személy nemét, akkor az udvariasság cikket elhagyhatja az üdvözlésben.
Ha az üzleti levél olyan üzenetre válaszol, amelyet a címzett már küldött, figyeljen arra, hogyan írták alá a nevüket. Ha a teljes név Cassandra, és aláírták a "Cass" levelet, akkor lehet, hogy "Cass" -ként szól. Ez függ a kapcsolatod jellegétől és az Ön által írt dokumentumtól. Ne rövidítse meg valaki nevét anélkül, hogy először meghívná.
A nem-specifikus címek használata
Egyes esetekben úgy dönthet, hogy az üdvözlés részeként nemi specifikus címet használ. „Mr.” egy emberre vonatkozik, és az utónevét megelőzi - „Mr. Smith, ”. A házas asszony esetében használja a „Mrs.” -ot a vezetéknév előtt. Egy házas asszonynak használhatod a "Miss" -t. Amikor egy nőnek írod a családi állapotának ismerete nélkül, használhatod a "Ms." -t, mint a "Ms. Smith."
Mielőtt eldöntené, hogy használ-e nemek szerinti címet, mérlegelje, hogy a nyelv befogadó-e. Néhány ember nem azonosíthatja a férfiakat vagy a nőket, vagy azonosíthatja az ellenkező nemet. Ha nem ismeri vagy nem tudja a helyzetet, úgy dönthet, hogy a nemek szerinti nyelvet teljes egészében a levelezésben hagyja.
Formális üdvözletek
A legelterjedtebb hivatalos üdvözlet az üzleti életben: „Kedves”. Ezt az üdvözletet számos módon használhatja:
- Kedves Mr. Smith
- Kedves John / Jane!
- Kedves Ms./Mrs. Kovács
- Kedves John Smith
A címzett nevének címzettje attól függ, hogy az üzleti levél formalitása és-e a vele való kapcsolat. A „Kedves” mind nyomtatási, mind e-mail üzleti levelekben használható, ahogyan az „To” üdvözlés is. Ezt azonban általában az e-mailben, nem pedig postai levélben használják.
Nem hivatalos üdvözletek
Kevésbé formális üdvözletet lehet használni az üzleti környezetben. Mindazonáltal, függetlenül attól, hogy elfogadhatók-e, a szervezet kultúrájától, a levél címzettjétől és az üzenet jellegétől függ.
Olyan szervezetekben, ahol nincs olyan formális hierarchia vagy kisvállalkozások, amelyek csak egy maroknyi alkalmazottat ismernek, jól ismerik egymást. Általában a kollégákkal vagy a partnerekkel, akikkel ismerős, a "Hi John" vagy a "Hey Jane" használatát elfogadhatja, különösen ha e-mailben kommunikál.
Vegye figyelembe, hogy még ha a szervezet kultúrája is informális, előfordulhatnak olyan esetek, amikor hivatalos üdvözletre van szükség, például új ügyfélnel vagy érdekelt féllel való beszélgetés vagy munkahelyi kérelem esetén.
Üdvözlések egy ismeretlen címzett számára
Néha üzleti levél írásakor nem ismeri a címzett nevét. Ebben az esetben próbálja meg időben hívni a szervezetet, hogy megtudja, ki nézheti meg üzleti levelét, és ennek megfelelően címezze meg a jegyzetet. Azt is megnézheti egy vállalat honlapját, hogy megtudja, hogy megtudhatja-e ezt az információt. Ha nem tudja megismerni a címzett nevét, akkor az üzleti levelét olyan általános felszólításokkal is címezheti, mint például:
- kedves uram vagy hölgyem
- Kinek kell aggódnia
- A bérbeadó kezelőhöz
Üdvözlések több címzett számára
Az üzleti levél több címzettjével való foglalkozáskor testreszabja az üdvözlést, hogy több nevet is tartalmazzon, mint például „Kedves Jane és John” vagy „Mr. és Mrs. Smith” írása. Ha több név is szerepel a listán, úgy dönthet, hogy teljes egészében lemond a nevekről, és használjon egy általános üdvözlést, például:
- Kedves csapat
- Sziasztok
- A Humán Erőforrás Részleghez
- Kedves Blue-Sky Corporation
Iránymutatások az egyes címekhez
Egy személy foglalkozása vagy oktatása megkövetelheti, hogy bizonyos módon foglalkozzon velük üzleti üdvözlésében a levél formálisságától függően. Általában ez a papság, az egészségügyi szakemberek, a tudósok, a katonai személyzet és a választott tisztviselők tagjaira vonatkozik.
Ha például olyan személynek ír, aki orvosi végzettséggel rendelkezik, akkor a „Dr.” -ot használja a vezetékneve előtt, mint a „Dr. Smith. ”Egy professzor, bíró, rabbi, imám vagy lelkipásztor írásakor írja ki a teljes címet a vezetékneve előtt, mint például„ Kedves Pásztor Smith ”. vezetéknév a köszöntésben, mint „Kedves tábornok Smith Smith” vagy „Hello Captain kapitány”.
Üdvözlés formázása üzleti levélben
A levél formázásakor a kettőspontot vagy vesszőt hozzáadhatja az üdvözlés után. A kettőspont a formálisabb választás, míg a vesszőt informális levelezéshez használják. A levél első bekezdése a következő sorban, a következő üdvözlés után kezdődik:
Kedves János, Első bekezdés
