Az előnyök megszervezése sok időt vesz igénybe, de ez egy nagyon kielégítő eredmény, ha az előny sikeres. De mielőtt bármit megtervez, határozza meg, hogy milyen típusú előnyöket fog megszervezni. Ha csendes árverést végez, adományozott művekre lesz szüksége; ha egy zenehez kapcsolódó esemény, valakinek kapcsolatba kell lépnie a helyi rajzolókkal, akik általában két-három hónappal előre foglalnak le. Minden választás különböző logisztikai kérdéseket vet fel.
Előzetes tervezés
Határozza meg, hogy hány önkéntesre van szükség. A számok exponenciálisan szaporodnak, ha egy olyan gázt tervezünk, amely bőséges ételeket és italokat tartalmaz, amelyeket újra be kell állítani, karbantartani és lebontani.
Válasszon helyet. Vegye figyelembe a jelenlétet befolyásoló tényezőket - például a tömegközlekedés közelségét. Készíts egy rövid listát három vagy négy választásból.
Határozza meg, hogy mennyi pénzt fog felemelni és hogyan érik el a célt.
A részletek átadása
Kapjon kötelezettségeket a kiválasztott helyszínről és a résztvevők közül. Minél bonyolultabb az esemény, annál messzebbre kell tervezni; két-hat hónap a norma.
Foglalkozzon egy barátok, munkatársak és üzleti ismerősök bizottságával, hogy kezelje az esemény különböző aspektusait. Ütemezze a heti találkozókat, hogy nyomon kövesse a tervezést és fejezze be az utolsó pillanatban felmerülő kérdéseket.
Keressen szponzorokat, hogy segítsenek elnyelni az előnyökhöz kapcsolódó költségeket, az ajtók díjaitól az élelmiszer- és PA-rendszerekig. A legtöbb szponzor cserébe szolgáltatásokat cserél egy promócióért.
Próbáld meg rendezni a bizottságot, a szponzort és a helyszínt a szervezés első néhány hónapjában. Kezdje az önkéntesek keresését.
A Szó kivétele
Megközelítés a sajtóérintkezőkkel az előnnyel kapcsolatban. Ha a hely nem áll rendelkezésre, készen álljon egy féloldalas sajtóközlemény benyújtására, amely bemutatja a részleteket. A helyi rádióállomással ellenőrizze az élőhelyről az élőhelyről.
Készítsen megfelelő megjelenítő anyagokat, beleértve a szórólapokat, a kézilabdákat és a posztereket, hogy az önkéntesek ki tudjanak lépni vagy kiszállni. Győződjön meg róla, hogy tudják, hol lehet jogszerűen ragadni a szórólapokat és plakátokat.
Tegyen fel egy weboldalt, hogy válaszoljon az előnyökkel kapcsolatos kérdésekre. Tartalmazza a fő szponzorokat, az esemény felállítását és tevékenységeit, valamint azt, hogy hogyan jön az adománygyűjtés.
A siker tükröződése
Ülj le a rendezvényed után az esemény után, hogy megvitassd, mit dolgoztál, vagy nem. Kövesse végig a szponzorait, és kapjon visszajelzést.
Küldj kártyákat vagy összefoglaló levelet az önkéntesek megköszönésére.
Tegye közzé a finom részleteket a honlapon, ideértve azt is, hogy mennyi pénzt emeltek, hogyan járult hozzá a kedvezményezett, és - ha létrehozott egy folyamatban lévő eseményt -, hogy a jövőbeli önkéntesek és a szponzorok tudják-e a jövő évre való felkészülést.
