Még egy egyszemélyes irodában is az irodai eljárások szervezése elengedhetetlen a vállalkozás hatékony működéséhez. A szervezett eljárások összességének létrehozása megkönnyíti az üzleti tevékenységet, és csökkenti az időköltséghez szükséges időt, mint például a bejelentés, a beszerzés és az alapvető papírmunkák elvégzése.
A szükséges elemek
-
Szövegfeldolgozó szoftver
-
Nyomtató
-
Háromgyűrűs kötőanyag
Hozzon létre egy listát azokról az eljárásokról, amelyeket meg kell szervezni. Győződjön meg róla, hogy felsorolja az összes olyan irodai eljárást, amelyet a jövőben előre lát, még akkor is, ha ritkán történik.
Határozza meg, hogy melyik személy felelős az egyes irodai eljárásokért. Ha egynél több személy felel, azonosítsa azt a személyt, aki az eljárást a leghatékonyabban végzi, vagy aki a legjobban értelmezi az eljárás leírását.
Kérje meg, hogy minden személy írjon le részletes leírást arról, hogy hogyan végeznek el minden egyes irodai eljárást. Győződjön meg róla, hogy minden egyes személy lépésről lépésre, tiszta formátumban követ egy sablont vagy mintát arról, hogyan kell leírni az egyes irodai eljárások leírását. Kérje meg, hogy minden személy egy közös szövegszerkesztő dokumentumformátumban adjon meg egy példányt a leírásukról.
Kombinálja az összes irodai eljárásleírást egyetlen fődokumentumba, melyeket fejezetek szerint szerveznek. Például csoportosítsa az összes számviteli eljárást egy fejezetbe, az összes szállítási eljárást egy másik fejezetbe.
Kinyomtassa a teljes dokumentumot, és legalább egy háromgyűrűs iratgyűjtővel ellátja az összes irodai eljárást a személyzet számára. Minden munkatársnak külön dokumentumot kell biztosítani, amely tartalmazza az összes olyan irodai eljárást, amelyért felelősséggel tartozik, és gondoskodjon arról, hogy az összes személyzet olvassa el az általuk rendszeresen teljesítendő irodai eljárásokkal kapcsolatos dokumentumokat.
