A feljegyzéseket gyakran sok embernek küldik el, és nem szándékoznak személyre szabni, mint egy üzleti levél. Az üzleti feljegyzés írásos vagy közönség tájékoztatására van írva. Ez a közönség tagja lehet a szervezetének vagy harmadik félnek, például egy ügyfélnek. Ügyféljegyzet írásakor még fontosabb, hogy profi maradjon a feljegyzés alatt, és rengeteg információt adjon meg. Az ügyfélmemóriában további anyagok, például a vállalat adatai is szerepelhetnek.
Hozza létre az ügyfél-emlékeztető címét. A címkategóriák: To, From, Date és Subject. A Címzett résznek tartalmaznia kell az összes olyan ügyfelet, akinek a feljegyzését elküldi. A neved a From szakaszban jelenik meg. A feljegyzés küldésének dátumát a „Dátum” után kell megírni, és az emlékeztető tárgyának világosan meg kell magyaráznia a célt, például „A webhelyprojekthez szükséges további információk”.
Írja meg az első bekezdést az ügyféllel. Az első bekezdésnek néhány mondatot kell tartalmaznia, amely röviden magyarázza az emlékeztető célját. A webhelyprojekt példája segítségével elmagyarázhatja, hogy melyik projekten dolgozik az ügyfél számára, miért van szüksége további információra és mi az információ. Ez egy összefoglaló, így még nem szükséges részleteket közölni.
Írja be az emlékeztető testét, ami általában néhány bekezdés hosszú. Ez az, ahová az ügyfél hivatkozásának adatait fogja megadni. Például beszélhet arról, hogy a webhelyprojekt milyen problémája van, és milyen konkrét információra van szüksége az ügyféltől.
Adja meg a szükséges lépéseket az ügyfél számára, ha szükséges, a záró bekezdésben. A tájékoztató megjegyzések, mint például az ügyfél új vállalati irányelvre vonatkozó frissítése, nem igényelnek ezt a részt. A webhely projekt példájában azonban meg kell magyaráznia az ügyfélnek, hogy a további információkat miért szeretné elküldeni Önnek. Ha az ügyfél nem igényel semmilyen lépést, akkor adatait megadhatja, ha kérdése van. Ne felejtsd el megköszönni neki az idejét.
