A fizetési jegyzetek tájékoztatást nyújtanak a munkavállalóknak a vállalati irányelvek új változásairól, és emlékeztetik az alkalmazottakat az aktuális politikára. Például, ha a munkavállalók szokásosan elfelejtik aláírni az időkártyájukat, egy rövid feljegyzés emlékezteti őket a követelményre. Ha az ünnepek miatt az ellenőrzések egy nappal korábban elérhetőek lesznek, feljegyzést használhat a munkavállalók értesítésére. Csak emlékeztetőket küldjön a szükséges személyzetnek. A bérszámfejtési osztálynak tartalmaznia kell a bérszámfejtési jegyzeteket a munkavállalói fizetési csekkekkel vagy a nyereségnyilatkozatokkal annak biztosítása érdekében, hogy a munkavállalók megkapják a jegyzetet.
Írja be a címet. Adja meg a dátumot, a címzetteket és a témát. Például: 20/01/2020 Címzett: Minden alkalmazottja: Bérszámfejtési osztály Tárgy: Korai fizetés
Írja be a feljegyzés szövegét; ez az oka az emlékeztető írásához. Például: "A karácsonyi ünnepek miatt a bérszámfejtés a 23. napon lesz elérhető." Egy-egy szóköz a bekezdésekben, és ha az emlékeztetőnk egynél több kettős helyet tartalmaz minden egyes bekezdés után.
Írja be a záródást. Míg nem kell annyira formálisnak lennie, mint egy üzleti levélben, tartalmaznia kell egy záró nyilatkozatot és az osztály nevét. Például: "Ha bármilyen kérdése van, forduljon a bérszámfejtési osztályhoz. Köszönöm." Adjon meg egy telefonszámot, ha a tanszék saját kiterjesztéssel rendelkezik.
tippek
-
Figyelembe kell venni, amikor minden alkalmazottnak emlékeztetőt küld a vállalat politikájáról, hogy egyes alkalmazottak megfelelően hajtják végre a műveletet, így nem akarja a memo szót szigorúan megfogalmazni. Például: "Csak egy gyors emlékeztető a vállalati politikáról, hogy az alkalmazottaknak alá kell írniuk az idő kártyáikat. Köszönjük!" A szakpolitikai változásokról szóló értesítéseknek egyszerűnek és pontosan kell lenniük, de a kapcsolattartási információkat a kérdésekre kell megadniuk. Például: "A munkatársaknak minden héten kell cserélniük a visszatérítéseket. Ha bármilyen kérdése van, forduljon Susie-hez a 210-es kiterjesztésben. Köszönöm." Ha a feljegyzés másolatát egy másik személynek, például a cég tulajdonosának elküldi, akkor a személy nevének alanyában legyen egy CC sor. A Texas A & M Egyetem azt javasolja, hogy az alfejezeteket a három bekezdésnél hosszabb emlékeztetőkre használja. Használja a vállalati levélpapírokat az emlékeztetőn, hogy segítse az olvasót arról, hogy hivatalos feljegyzés. Feljegyzések küldése előtt kapjon jóváhagyást az osztályvezetőtől vagy a vállalat tulajdonosától.
Figyelem
A szokatlan betűtípusokkal írt megjegyzések nehezen olvashatók és szakszerűtlenek. Használjon szabványos betűtípust, és a szöveget a bal oldali margóval egybevágja a könnyebb olvashatóság érdekében.Még akkor is, ha a feljegyzés panasz, vigyázzon az írás közben választott szavakra. Mindig tartsa meg professzionalizmusát.
