Gyakran, ha egy szervezet külső segítséget keres egy projekthez, egy RFP-t vagy javaslatot kér. A vállalkozók ezután válaszolnak az RFP-re, ismertetve, hogyan segíthetnek a projektben, és miért a vállalatuk vagy a csapatuk a legjobb választás a munkához. Annak érdekében, hogy megkapjuk a legteljesebb válaszokat és a helyes döntést, az RFP-knek tartalmaznia kell néhány alapvető információt.
Az RFP-nek mindig el kell kezdeni a kérelmet kiadó szervezet bemutatását és áttekintését, valamint a problémát vagy projektet, ahol segítségre van szükség. A bevezetés általában nem több, mint egy bekezdés vagy kettő, és tartalmaznia kell a projekt és a javasolt költségvetés határidejét is. Ezzel az információval segíti a cégeket abban, hogy döntsenek arról, hogy válaszolnak-e az RFP-re.
A projekt részletei
Az RFP második részének részleteket kell tartalmaznia az adott projektről vagy programról. Adjon részleteket a projekt céljáról és szerkezetéről, valamint részleteket arról, hogy a csapat dolgozik-e rajta, helyet, ütemtervet és státuszt. Ez az információ segít a válaszadóknak a projekt kontextusának megértésében; ezután válaszolhatnak a megkereső szervezet igényeihez.
A szolgáltatás hatálya
Az RFP-nek részletesen meg kell adnia, milyen szolgáltatásokat keres egy külső cégtől. A szolgáltatásnyújtás valószínűleg az RFP legfontosabb része, mivel a válaszadó cégek nagy figyelmet fordítanak arra, hogy olyan javaslatokat dolgozzanak ki, amelyek megfelelnek az Ön igényeinek. Miközben konkrét feladatokat kell tartalmaznia, amelyek kulcsfontosságúak a projekt befejezéséhez, a szükséges szolgáltatások listájának meglehetősen általánosnak kell lennie, mivel minden válaszadó cégnek saját megközelítése lesz a projektben. A külső cégek számára, hogy részletezzék ötleteiket és folyamataikat, segíthet abban, hogy tájékozottabb döntést hozzon a munka legjobb vállalatáról.
Költségvetés
Míg egyes cégek, amelyek az RFP-ket kiadják, habozás nélkül belefoglalják a költségvetési információkat, ha szigorú költségvetéssel rendelkeznek, akkor azt az RFP-be is bele kell foglalni. Az RFP-nek tartalmaznia kell egy szekciót, amely arra kéri a cégeket, hogy részletezzék, hogyan tervezik a költségvetés felhasználását, valamint a számlázási és fizetési követelmények és eljárások részleteit. Ide tartoznak a szerződéstípusok és a szerződés időtartama is.
szakképesítés
Ha külső céget választ, hogy dolgozzon a vállalatával, akkor a legjobb, legmegfelelőbb céget kívánja megengedni. Az RFP-nek tartalmaznia kell egy olyan szakaszt, ahol a válaszadó cégek részletesen meg tudják állapítani a képesítéseiket. Ha konkrét tapasztalatot keres, kérje meg a válaszadókat, hogy részletezzék készségeiket és tapasztalataikat ezen a területen. Ezenkívül kérjen hivatkozásokat a vállalat egészére vagy az egyes csapattagokra.
Értékelés és benyújtás
Az RFP-knek tartalmaznia kell az értékelési kritériumok és a javaslat benyújtásának iránymutatásait. Legyen világos és konkrét, feltüntetve a határidő dátumát és időpontját, valamint egy konkrét címet, ahol javaslatokat kap. Ha olyan körülmények állnak fenn, amelyek azonnali kizáráshoz vezetnének, akkor azokat is be kell vonni.
