A leltárrendszer létfontosságú a beszerzési költségek ellenőrzése és az ügyfélszolgálati célok elérése szempontjából. Míg az elektronikus készletgazdálkodási program hasznos adminisztrációs eszköz, a jó rendszer kulcsa a létrehozott eljárások erősségében rejlik. A jól kidolgozott rendszer egyes kritikus elemei a tételleírások, a számozási rendszer, a szabványos mértékegységek és a pontos elemcímkézés.
Elem leírások és számok
Hozzon létre egy készletlistát, amely leírást és egyedi négyszeres karakterszámot tartalmaz minden egyes elemhez. A leírás megalkotásának legjobb gyakorlata a főnévvel kezdődik, majd a tárgy leírásához fontosabb melléknevek használatával. Néhány példa a „csésze, kávé, nagy, barna”, „csésze, kávé, közepes, fehér” és „csésze, kávé, kis, fehér” leírások. A cikkszámoknak egyszerűen azonosítaniuk kell, nem kell leírniuk az elemet. Az elemszám elején azonban néhány betűt is beilleszthet, hogy megkönnyítse az elemek felkutatását. Például használhatja a „CUC101” számot a kávéscsésze azonosításához, és a „CUS101” számot a szóda-kupa azonosításához.
Döntse el a standard mértékegységeket
Hozzon létre egy listát a jóváhagyott mértékegységekről a választási listák és a leltárjelentések tisztázásához. A legtöbb vállalkozás esetében az alapértelmezett intézkedések azok az egységek, amelyekben általában egy elemet vásárol. A közös egységek olyan kifejezések rövidítése, mint minden egyes, darab, láb, font vagy gallon. A legjobb gyakorlati irányelvek azt javasolják, hogy válasszon egy rövidítést és következetesen alkalmazza a helyesírást és a megjelenést.
Helynevek létrehozása
A kijelölt helyek könnyebbé tehetik az elemeket bármely tárolóhelyiségben vagy raktárban, függetlenül attól, hogy milyen nagy. Ha több helyen tárolja az elemeket, adjon meg minden helyet egy nevet vagy kódszámot, mint például a „M” a fő raktárhoz, és az „S” a többlet tároláshoz. Ezután szétválaszthatja a helyiségeket, és adjon meg egyedi nevet. Például a szakaszok megfelelhetnek egy folyosónak vagy bin számnak. Hajtsa végre ezt a feladatot azáltal, hogy azonosítja az egyes készletelemek polchelyeit. A Clearly Inventory Company olyan számozási rendszert javasol, amelyben a legalacsonyabb szám megfelel a legmagasabb polcnak és leereszkedik a padló felé. Például egy olyan címke, mint az „M-2-4”, azt mondja, hogy a tételek a negyedik polcon vannak a fő raktár két oldalán.
Címke és áruház készlet
Hozzon létre egy címkét minden olyan készletkészlethez, amely megfelel a létrehozott készletlistának. Fizikai leltárszámlálást végezzen, amikor egy elemet, a mértékegységeket és a helymeghatározási adatokat címkéz, tárolja és beírja egy leltáradatbázisba. Nyomtasson dokumentumokat az adatbázisból, és használja ezeket az adatbázis frissítéséhez és a nyilvántartási jelentések létrehozásához.
