A leltáron lévő lovasállomány az egyik legnehezebb dolog a vállalkozás működtetésében. A dolgok operatív oldaláról mindig szeretné tudni, hogy mennyi termék áll rendelkezésre az eladásra, és mikor kell többet kapni. A könyvelőknek pontos készletekre is szükségük lesz, így megtarthatják könyveiket, és megadhatják az üzleti döntések meghozatalához szükséges információkat. Az esetek többségében, de nem minden esetben valószínűleg egy állandó leltárrendszeren keresztül kívánja ezt megtenni.
Periódusos leltárrendszer
A készletgazdálkodás kezelésének két módja van. Az egyik az, amit időszakos leltárrendszernek nevezünk, ami azt jelenti, hogy egy adott időszak végén - egy hónap, egy negyed, egy év vagy bármi, ami a helyzetben van - bezárja az ajtókat, és fizikailag számít minden olyan készletre, amelyen van. Számviteli célból ezt az időszakra vonatkozó záró leltárnak nevezzük. A korábbi leltárszámlája a kezdeti leltár volt ebben az időszakban. Az összes vásárlást hozzáadja a kiindulási leltárhoz, kivonja az összes értékesítést és egy ideális világban, az eredmény nagyon hasonlít a záró készletre. Természetesen nem élünk ideális világban, és a gyakorlatban minél hosszabb ideig megy a készletek között, annál több eltérést okozhat. Az időszakos leltárrendszerben a készlet mennyisége csak a számlálás után pontos, ami komoly kellemetlenség.
Állandó leltárrendszer
A folyamatos leltárrendszer sokkal több beállítást igényel, de ha a helyén van, sokkal könnyebben kezelhető. Minden tulajdonában lévő leltár be van véve a számítógép rendszerébe. Amikor a készletből eljön, amikor eladják vagy felhasználták, az automatikusan levonásra kerül a számítógépes rendszerben lévő kézi leltárból. Ha az Ön üzleti modellje arról szól, hogy mi van, és ha többet kell megrendelnie, ami csaknem minden vállalkozásra vonatkozik, az örök leltár módszer segítségével sok előnye van.
Periódusos Versus Perpetual Inventory
Melyik megközelítést alkalmazza a leltár kezeléséhez az Ön helyzetétől. Ha elégedett az "anya és pop" alapú működésre, tartsa az üzletet kicsi, és a leltár alacsony, a rendszeres leltárrendszer lehet, hogy szükséged lesz rá. A telepítés minimális, és a leltárat a lehető leggyakrabban számíthatja. Ha a vállalat tervei rengeteg növekedést igényelnek, akkor a lehető leghamarabb, ideális esetben az első naptól kezdve végre kívánja hajtani a folyamatos készletezési módszert.
A hátránya az, hogy az állandó készletezési módszer bonyolult létrehozása, és jelentős beruházásokat igényel a számítógépekben, a szoftverekben és a szakértelemben. Ha feszes költségvetést futtat, ami gyakran az induló vállalkozások esetében van, akkor a kezdeti befektetés több lehet, mint amit kényelmesen kezelhet. Néha ki kell elégítenie egy leltár- és számviteli rendszert, amely rövid távon biztosítja az alapvető állandó készletgazdálkodást, de az üzleti és a bevételek növekedésével tovább bővíthető egy teljesebb kínálatra.
Nem tökéletes
A folyamatos leltárrendszer egésze az, hogy mindig pontos, naprakész számításokat kapsz arról, hogy mi a tétel. Ez nagyjából igaz, de a valós világban mindig van egy szakadék az elmélet és a gyakorlat között. Elveszíti a terméket törés és lopás ellen; a beszállítók hibásan számlázzák ki Önt, a megrendeléseket, amelyeket néhány darabnál túl vagy rövidre kap, az értékesítési munkatársak nem fognak eladni, vagy vissza nem térítenek, és így tovább. A jó képzési, biztonsági és készletkezelési gyakorlatok segíthetik ezt a minimális szinten tartani, de mindenképpen meg kell tennie egy igazi számot, hogy ellenőrizze a számokat, amellyel dolgozik.
Előfordulhat, hogy évente legalább egyszer teljes körű fizikai leltárt készít, vagy választhat a folyamatban lévő "ciklusszámokról". Ez azt jelenti, hogy a készlet bizonyos részeit választja, hogy rendszeresen számoljon az eltérések keresése során. A legmagasabb értékű vagy a legmagasabb mennyiségű tételekre összpontosíthat, mert a legvalószínűbb, hogy problémákat okoz, vagy az egész leltárt egy kicsit megszámlálhatja az év folyamán, és hibákat állíthat be.
Állandó készlet a kiskereskedelmi / nagykereskedelmi környezetben
A tartós készletrendszerek legjobb példája a kiskereskedelem. Amikor az ügyfél a terméket a számlálóhoz hozza, beolvashatja a lapolvasó valamilyen formájával, vagy manuálisan megadva egy alkatrészszámot. A szkennelés jobb, ha csak lehetséges, mert csökkenti a hibák lehetőségét. Miután az értékesítés befejeződött, a rendszer csökkenti a rendelkezésre álló készletet, hogy lehetővé tegye, hogy mi az, ami az ajtón kívülre kerül az ügyfél kezébe.
Ha az egyik másik értékesítője felkeresi a terméket egy másik osztályban lévő számítógépből, akkor az újonnan módosított összeg a képernyőn látható. A rendszer felkérheti Önt arra is, hogy többet rendeljen, ha a kellékei alacsonyak, vagy akár a megrendelést is automatikusan elhelyezik. A legjobb rendszerek nyomon követik a beszállítói kedvezményeket és a minimális mennyiségeket is, így beállíthatja, hogy ne rendeljen 950 darabot, ha 1000-nél kevesebb kedvezményt kap. A nagykereskedők ugyanúgy működnek, kivéve, ha a gyártóktól és forgalmazóktól vásárolnak, és eladják a kiskereskedőknek.
Állandó leltár a gyártási / termelési környezetben
Ha a termékeket gyártja, nem pedig csak eladja őket, akkor egy kicsit másképp használ egy állandó készletrendszert. Ebben az esetben a készletben lévő elemek nyersanyagok vagy részegységek, és végső soron késztermékekké válnak. Továbbá nyomon kell követnie a nyersanyagokat, miközben útjukba kerülnek késztermékké válni, ami a terméktől függően akár másodpercig, akár két vagy akár több évig is eltarthat. Ebben az állapotban feldolgozásnak számítanak. Hatékony, állandó készletrendszerrel soha nem szabad elfogyni a nyersanyagok, és tudni fogja, hogy hány késztermék áll rendelkezésre. Ennél is fontosabb, hogy tudni fogja, hogy mi a gyártási költsége, még akkor is, ha az Ön anyagai ingadoznak.
LIFO és FIFO számvitel
A fizikai készletmenedzsmentnek mindig gondoskodnia kell arról, hogy a polcokon a legrégebbi termék kerüljön eladásra, még akkor is, ha ez nem különösen romlandó. A csomagolás eltűnik az idő múlásával, a dobozok megsérülnek, és az acél körmök végül rozsdásodnak. Állandó számviteli szempontból azonban eldöntheti, hogy minden készletet a legrégebbinek vagy a legújabbnak tartottnak tartja-e. Ezeket a rendszereket először az első in-first-in és az utolsó-in-first-out, illetve a FIFO és a LIFO rövidítettek.Ha az árak emelkednek, a legrégebbi termék mindig a legolcsóbb, és a legújabb termék mindig a legköltségesebb lesz. Ha az árak csökkennek, akkor az ellenkezője igaz. Ennek van néhány fontos következménye a költségeinek elszámolására.
LIFO, FIFO és COGS
Tegyük fel, hogy demonstrációs célból a leltár legrégebbi elemét 85 dollárért vásárolták, a legújabb ára pedig 95 dollárt, és 110 dollárért vásárolt. Ha FIFO alapon dolgozik, a nyeresége 110 dollár, a 85 dolláros költség vagy a 25 dollár. Ha LIFO alapon dolgozik, akkor ugyanazon az eladáson csak 15 dolláros nyereséget számíthat. Ha a cél az, hogy jelentse a lehető legnagyobb nyereséget, talán lenyűgözze vagy befolyásolja a potenciális befektetőket, előnyös lehet a FIFO módszer használata. Ha meg szeretné tartani a rögzített nyereségét az adószámla minimalizálása érdekében, a LIFO módszer - ebben a hipotetikus esetben - érthetőbb. Bármelyik módszert használhat, ha állandó. Ami a kiskereskedelemben értékesített áruk tényleges költségének nyomon követését, vagy a gyártási költségeket illeti, a súlyozott átlag módszert választhatja, amely nyomon követi a tényleges költségeket, amikor felfelé és lefelé halad.
