A számla olyan dokumentum, amelyet a szállító a vevőnek küld egy áru szállítása mellett. Meghatározza a szállításban szereplő tételeket és a velük járó összeget. A nyilatkozat egy naprakész jelentés arról, hogy az ügyfél még mindig tartozik egy eladónak a számlán.
Szándék különbségek
A számla elsődleges célja, hogy a vevőtől fizessen. A számla a vásárlót is tájékoztatja a vásárlási megrendelésben szereplő egyes tételek költségéről. Az eladó közleménye, hogy miért tartozik a vevőnek egy bizonyos összeg. A nyilatkozat elsődleges célja, hogy kényszerítse a vevőt, hogy fizessen elő. Míg a kimutatás tartalmazza a legutóbbi díjakat, az értesíti a vásárlót a korábbi vásárlásokkal kapcsolatban még fennálló összegekről.
Számlaelemek
A tipikus számla számos, az adott rendeléshez kapcsolódó elemet tartalmaz. A számla teteje tartalmaz egy fejlécet, amely tartalmazza a számla címét, a szállító elérhetőségeit és az ügyfél nevét és számát. Számlázási számot is tartalmaz nyomkövetési célokra. A vásárlási dátumot, a termék nevét, a termék számát, a mennyiség megrendelését és az egységköltséget minden megrendelt áru esetében részletezzük. A számla alján általában a vásárolt összes tételek, az értékesítési adó összege és a végső összeg egy részösszege jelenik meg. Információi vannak a fizetési feltételekről és egy fizetési címről is.
Nyilatkozat elemek
A nyilatkozat általában nem olyan bonyolult vagy részletes, mint számla. Megmutatja minden egyes tranzakció dátumát a kimutatási időszak alatt. Néhány vállalat a kimutatásokon csak kifizetetlen összegeket tartalmaz, míg mások az adott időszak összes tranzakcióját mutatják. A számlán szereplő számla száma és a számlaösszeg a kimutatásban részletezve. Ez az információ lehetővé teszi az ügyfél számára, hogy a kifizetett és nem fizetett számlákat a számlán és a számlákon közölje. A nyilatkozat tartalmazza a fizetési feltételeket és a pénzátutalási információkat is.
Dátumok és kifizetések
A számla általában tartalmazza a megrendelés feldolgozásának vagy szállításának dátumát, valamint a fizetési határidőt. A beszámolónak „nyilatkozattétel dátuma” van, amely az a nap, amikor a nyilatkozatot véglegesítették és megküldték a vevőnek. A legjobb, ha a vásárlók rutinszerűen fizetnek egyenlegeket, amikor a számla megérkezik ahelyett, hogy várná a nyilatkozatokat, azt tanácsolja Harold Averkamp könyvelőnek. A nyilatkozatokat néha a kifizetések feldolgozása előtt adják ki. Így a számlák következetes kifizetésével elkerülhető a félreértés azzal kapcsolatban, hogy az egyenleg kifizetésre került-e a nyilatkozat megérkezésekor.
