Ha valaha olvassa el az új vásárlás beszerelésére vagy üzemeltetésére vonatkozó kézikönyvet, és még zavarba ejtett, mint amikor elkezdte, nem vagy egyedül. A technikai írás nehéz lehet még a legtöbb tapasztalt szakember számára is. Azonban, ha technikai jelentést készítünk, fontos, hogy releváns témát vegyen fel, legyen világos és tömör, és szervezze meg az információkat, hogy az olvasó könnyen megértse.
A téma kiválasztása
Az emberek általában technikai jelentéseket írnak, ha valamilyen kutatást végeztek, és az eredményeket egy adott közönségnek kell bemutatniuk. Ez a kutatás lehet terepkutatás - felmérések, interjúk és megfigyelések - vagy könyvkutatás. Függetlenül attól, hogy milyen típusú kutatást végez, nem fogja tudni megosztani az összegyűjtött információkat. A „Néhány tanácsadás a technikai jelentés elkészítésében” Alan Sherman, a Marylandi Egyetem Baltimore megyében javasolja, hogy a jelentésnek olyan jelentős megállapításokra kell összpontosítania, amelyek a kutatás tárgyát érdekesek és fontosak. Szükség van olyan elemekre is, mint a kutatási tervezés és az ajánlások, ha szükséges.
Tiszta és tömör
Az emberek nem olvasnak technikai jelentéseket a virágos nyelvről vagy a képekről. Ehelyett az emberek a technikai jelentéseket olvassák, mert egy bizonyos típusú információt keresnek. Legyen világos és tömör a jelentés írásakor. Gondoljon a közönségre és a célokra, és írjon úgy, hogy a legjobb legyen az olvasók számára, hogy megértsék, mit próbál kommunikálni. Például, ha tudod, hogy sokan beszélnek angolul, mint egy második nyelv, elolvassa a jelentést, kerülje el a kliséket és az idiómákat. Amikor csak lehetséges, legyen a pont, vágja ki a szavakat, mondatokat és bekezdéseket, amelyeket nem kell jelentenie az összegyűjtött információkról.
Információk megszervezése
A szervezet kritikus a technikai jelentésekben. Akár írásos cikket, akár munkahelyi fiskális jelentést ír, a szervetlen információk megnehezíthetik az olvasók számára az információk használatát. A közönség és a cél erősen befolyásolja a jelentés megszervezésének módját. Amit a közönség már ismeri a témáról, meg fogja határozni, hogy szükséges-e háttérinformációt adni a sajátosságok előtt. Ha a jelentés célja, hogy igazolja a pénz vagy a támogató igénybevételét a meghozandó cselekvéshez, akkor zárjon be egy javaslattal vagy fellebbezéssel, és szervezze meg jelentésének testületét a tevékenysége támogatására. A darabokat író egyéneknek biztosítaniuk kell, hogy a lépések megfelelő, időrendi sorrendben kerüljenek elhelyezésre.
A külső források hivatkozása
Mivel az információs technikai jelentések gyakran feltárják a kutatás eredményeit, esetleg mások gondolatait idézi a szövegekben. Függetlenül attól, hogy ezeket a forrásokat idézi, vagy átírja, hitelesítenie kell őket, hivatkozva ezekre. Ha a jelentést munkájára írja, a hivatkozáshoz láb- vagy végjegyzetet javasolhat. Azonban, ha a jelentést az iskola számára írja, a tanár vagy professzor általában megköveteli, hogy meglévő idézetstílust használjon, mint például a Modern Nyelvi Egyesület vagy az Amerikai Pszichológiai Egyesület stílusa.
