Az ütemezés az egyik olyan világi adminisztratív feladat, amelyet senki nem akar tenni; ugyanakkor a fontos dátumok és mérföldkövek rögzítésének szisztematikus módjának hiánya tönkreteheti a legjobb terveket. A mesternaptárnak fontos dátumokat kell tartalmaznia, automatizálnia kell, és tartalmaznia kell egy csekkoló rendszert, amely értesíti az embereket a közelgő időpontokról. Ahhoz, hogy egy mester naptárat hatékonyan hozzon létre, intuitívnak, hatékonynak kell lennie, és minden felhasználó számára jól megírt eljárásokkal kell rendelkeznie.
Jelöljön ki egy személyt, aki felelős a karbantartásért és a biztonsági mentésért. Ennek a személynek kell felelősséget vállalnia a naptárban lévő legfontosabb dátumok felülvizsgálatáért és beviteléért az elosztás előtt.
Adja meg a végső dátumokat és határidőket. A végső dátumok talán a legfontosabb ok a közös mesternaptár létrehozására és fenntartására. Ezeknek az időpontoknak ki kell állniuk, és félkövér arccal, színes vagy minden kupakkal kell feltüntetni őket.
Dolgozzon a szakemberekkel és a támogató személyzettel, hogy meghatározza a határidő előtti időpontot. Ez a tevékenységtől és a szervezettől függ. Előfordulhat például, hogy egy héttel a nagy költségvetési megbeszélést megelőzően emlékeztetőt szeretne adni. A csoport boldog órája azonban csak egy órával az esemény előtt emlékeztetőt kérhet. Azt is szeretné, hogy az utazás idejére épüljön, ha az esemény nem a közvetlen irodában van.
Határozza meg a felhasználók tájékoztatásának folyamatát a változásokról. Ez formális vagy informális folyamat lehet. Az eljárásokat azonban világosan meg kell határozni. Meg kell adnia egy módot a változás megerősítésére. Ez egy gyors e-mail, amely minden személyzet vagy találkozó résztvevőjének megerősítő kérést tartalmaz.
Adjon meg egy lehetőséget a nyomon követési időpontok felvételére. A nyomon követési időpontok olyan időpontok, amelyek egy másik találkozó eredményeként jönnek létre. Ez azt jelenti, hogy egy eredeti találkozóhoz csatolják őket. Egy példa lenne a finanszírozás befejezéséhez szükséges AR (akció) a következő ülés előtt. A nyomon követési dátumoknak az eredeti találkozóra való csatlakoztatása jó módja annak, hogy automatizálja a folyamatot és növelje a hatékonyságot a következő találkozóra vagy eseményre.
Nyomtassa ki a mester naptárat mind napi, mind heti alapon és terjessze. Ez a szervezettől függően opcionális.
Helyezze a naptárat egy központi helyre. Ez lehet online, megosztott fájlban vagy megosztott hirdetőtáblán.
