A betűk fontos eszközei a személyes és üzleti érzések kommunikációjának. A személyes levelek azonban nagymértékben eltérnek üzleti partnereiktől. Ahhoz, hogy a vállalati tranzakciók során megfelelő üzleti etikettet mutasson, fel kell ismernie ezeket a különbségeket, és nem kell kevernie a betűstílusokat. Ez segít szakembernek nézni a munkavállalók, az ügyfelek, a részvényesek és a befektetők körében.
Formátum
Az üzleti betűk és a személyes levelek sokkal másképp vannak formázva. Néhány kisebb változattal az üzleti levelek általában 1 hüvelykes margókkal rendelkeznek. Ezeknek is van egyetlen távolsága, kettős távolsággal csak a bekezdések és a bevezető adatvonalak között (pl. Dátum, téma). A betű a bekezdés bevágása nélkül indokolt marad. Az üzleti betűket mindig beírják. Ezzel szemben a személyes levelek gyakorlatilag bármilyen formátumúak lehetnek. Az író feladata eldönteni, hogyan akarja megjelenni a személyes levelet. A személyes leveleket hagyományosan kézzel írták, de a technológia fejlődésével sok ember ír be személyes leveleket a számítógépére, mert gyorsabban írja be, mint manuálisan.
Tartalom
Üzleti levélben a tartalom mindig objektív - vagyis a levél célja átlátható. Személyes levelükkel a tartalom sok különböző témát ölel fel, és több hangsúlyt kap a múltbeli események és érzelmek összekapcsolása, mint a problémamegoldás. A személyes levelek sokkal kanyarodóbbak lehetnek. A személyes levelek érinthetnek néhány üzleti vagy pénzügyi problémát, de az üzleti levelek soha nem tárgyalják a személyes kérdéseket, kivéve, ha ezek a kérdések közvetlenül érintik az üzletet.
Nyelv és írásjelek
Az üzleti betűk sokkal hivatalosabb nyelvet használnak, mint a személyes levelek. Az írók különös figyelmet fordítanak a szóválasztásra, mert a szóválasztás hatalmas különbséget tesz a jogi kérdésekben. Az üdvözlések és zárások udvariasak és a megfelelő címekre utalnak (pl. Edwards elnök, Miss Neman). A colonokat üzleti betűkkel használják, mint a személyes leveleket, különösen az üdvözlés és a bevezető adatsor címkék után (pl. RE:, DATE:). A személyes levelek bármilyen nyelvet használhatnak, beleértve a szleng és a nem üzleti rövidítéseket, mint például a ttyl (beszéljünk később) vagy btw (egyébként). Ennek az az előnye, hogy az író személyisége valóban találkozik. Az üzleti levelek gyakran elveszítik az író igazi "hangját". A személyes levelek standard központozási szabályokat alkalmaznak, de mivel ezek az informálisak, az írók gyakran figyelmen kívül hagynak néhány alapvető írásjeleket és nagybetűket.
Miért különböztet meg?
A fő ok, amiért a személyes leveleket az üzleti levelektől elkülönítik, azért van, mert az üzleti levél írásának szokásos módszere az üzleti műveletek hatékonyságát eredményezi. Például az üzletemberek tudják, hogy gyorsan meg tudják állapítani az üzleti levél célját a témakörből. A hatékonyság a bevételekre fordítható. A megkülönböztetés másik oka, hogy a professzionális formátum használata azt jelenti, hogy a levélben szereplő minden fontos. Harmadszor, az üzleti levélformátum használatát szakemberek várják. Ha nem tartja be az üzleti formátumot a cégével, akkor előfordulhat, hogy kevésbé felkészült vagy tapasztalatlan.
