A számviteli információs rendszer pontos és időszerű pénzügyi információkat szolgáltat belső irányítási célokra. Bár ezek a rendszerek tartalmazhatnak papírkezelőket és főkönyveket, a mai üzleti környezetben a legtöbb rendszer a számviteli szoftverekre vagy alkalmazásokra épül. Ezek a rendszerek pénzügyi vagy működési jelentéseket nyújtanak a vállalkozások tulajdonosainak döntéshozatal céljából. A számviteli információs rendszer integrálhatja és teljesítheti a szervezeti és vállalati célokat.
Központi információgyűjtés
A számviteli információs rendszerek különböző célokra gyűjtenek információt egy vállalkozásban. A nagy szervezetek gyakran használják ezt a rendszert pénzügyi és egyéb információk összegyűjtésére és rendezésére több üzletágból vagy részlegből. A számviteli rendszer a nemzeti vagy nemzetközi helyszínekkel rendelkező szervezetek számára is előnyös lehet. Ez a rendszer lehetővé teszi az információk elektronikus forrásokból történő átadását számos forrásból egy központi helyre, ahol a könyvelők összegyűjtik és feldolgozzák ezeket az adatokat. Egyes rendszerek valós idejű formátumban is információt gyűjthetnek.
Ellenőrzések és egyenlegek
A számviteli vezetők és a felügyelők számviteli információs rendszert használnak a feladatok elkülönítésére, és biztosítják a különböző számviteli funkciók ellenőrzését. Kötelező számlák, követelések, bérszámfejtés, részlegek pénzügyi adatai, állóeszközök és minden egyes munka megvásárlása külön modulokban fejlett számviteli rendszerben, és egyedi kezelési folyamatokat és eljárásokat igényelnek. Ezek az egyes modulok az összesített adatokat a főkönyvbe adják, de lehetővé teszik a rendszer ellenőrzéseit és egyensúlyát az út mentén. Az egyes modulokból jelentéseket lehet készíteni az adatok pontosságának biztosítása érdekében, mielőtt azokat átadnák a vállalat főkönyveinek.
A munkafolyamat javítása
Az egyes szervezeti egységek munkafolyamatainak javítása gyakran felgyorsítja a számviteli információs rendszer bevezetését. A számvitelen kívüli osztályoknak meg kell érteniük, hogy a vállalat belső pénzügyi információs rendszerén keresztül a kritikus információkat több okból is feldolgozzák. A forrásdokumentumok - mint például a számlák, a megrendelések, a munkavállalói kiadási jelentések, a bérszámfejtés-bevitel, a számlák és az eszközbeszerzési formák - mindegyike megtalálható az eredetiről a számviteli osztály felé.
A szoftvertől függően a számviteli rendszer különböző információkat tartalmaz a folyamat különböző részeihez, manuálisan a rendszerbe. Ez gyakran meghatározza a többi részleg munkafolyamatát a pénzügyi adatok feldolgozása tekintetében. Eljárások és folyamatok, amelyek egyértelműen meghatározzák a szükséges információkat, az információ feldolgozásának lépéseit és a jóváhagyási folyamatot, a redundáns munka csökkentésének támogatását és annak biztosítását, hogy a számviteli osztály rendelkezzen a pénzügyi adatok feldolgozásához szükséges jóváhagyásokkal.
