A világ minden táján a vállalkozások e-maileket használnak kommunikációra, adatátvitelre és együttműködésre. Az e-mail hatékony eszköz az üzleti termelékenység növelésére és az adatok megbízhatóságának növelésére. Az e-mail használatának egyszerűsége és a csökkent formalitás azonban szakszerűtlen kommunikációt és adatterhelést okozhat. Az e-mail üzenetek üzleti használatának hátránya, hogy megnyitja a számítógépes hálózatot az esetleges vírusok és az e-mail mellékletek által küldött malware-k számára.
Csökkentett kezelési szintek
A vállalkozás minden szintjén a munkavállalók e-mailt küldhetnek bárki számára az üzletben. Ez az egyszerű üzenetek küldése elkerüli a létrehozott parancsnoki láncot, és megzavarja az emberi erőforrásokkal kapcsolatos kérdésekre vonatkozó szabványos felülvizsgálati folyamatokat. Ez az informálisság is zavart okozhat a vezetőknek, akiknek inkább a magas szintű lehetőségekre kell összpontosítaniuk, mint a mindennapi személyzeti kérdésekre.
Pontosság
Az e-mailek küldésének egyszerűsége csökkentheti az információk pontosságát. Mint informális médium, a küldők általában gyorsan válaszolnak az üzenetekre, és nem ellenőrzik az információkat. Az alkalmazottak úgy érzik, hogy nyomást gyakorolnak arra, hogy gyorsan válaszoljanak a kérésekre a pontosságtól függetlenül. Ha az üzeneteket pontatlan információval küldjük el, nehéz lehet a hiba javítása az e-mailek gyors terjesztése miatt.
Verseny
Az e-mail növelheti az üzleti versenyt. Az ügyfelek értékesítési árajánlatokat továbbíthatnak alacsonyabb árakat kérő versenytársaknak. Ha alacsonyabb árat kapnak, akkor egy versenytárssal együtt járhatnak, vagy még alacsonyabb árat kérhetnek. Az e-mail megkönnyíti az ügyfelek számára, hogy olyan offshore cégekkel dolgozzanak, amelyek alacsonyabb áron nyújtanak szolgáltatásokat az alacsonyabb bérek és a fejlődő országok alacsonyabb megélhetési költségei miatt.
professzionalizmus
Az e-mail alacsonyabb szakmai színvonalhoz vezethet. Az alkalmazottak hajlamosak arra, hogy e-mailek használatakor kevésbé formális megközelítést alkalmazzanak a kommunikációban, ami szakszerűtlennek tűnik a jelenlegi és potenciális ügyfelek számára. A szöveges és színváltozásokon keresztüli kreatív formázás fiatalkorúak lehetnek, és nem felelnek meg a cég profiljának.
Fokozott foglalkoztatás
Az e-mail növelheti az alkalmazottak iránti igényt. A fogyasztói e-mailek megválaszolásához további ügyfélszolgálati munkatársakra lehet szükség, és több vezető asszisztensre lehet szükség az elfoglalt vezetők e-mailjeinek rendezéséhez és megválaszolásához.
Információs túlterhelés
Az e-mail könnyen létrehozhatja a címzettek információs túlterhelését. Az üzenetek átmásolásának egyszerűsége a szervezeten belül túlterhelheti az alkalmazottakat a nem kívánt vagy felesleges információkkal. Az információ túlterhelés csökkenti a termelékenységet.
Biztonság
Az adatok biztonsága nehézkes lehet, mivel az érzékeny információk könnyen elküldhetők e-mailben. Az e-mail mellékleteken keresztül küldött vírusok, amelyek a számítógépes rendszer károsodását és adatvesztését okozják, veszélyeztethetik a számítógépes hálózatokat.
