A folyamatábrák hasznosak ahhoz, hogy megmutassák, hogyan illeszkednek az üzleti folyamatok egymáshoz. A számviteli ciklus dokumentálásához nemcsak kényelmes ellenőrzőlistát használnak, hogy minden hónapban biztosítsák, hogy alkalmazottai teljesítsék a teljes számviteli ciklus minden lépését, hanem segítenek a számviteli munkafolyamatok elemzésében és javításában. Miután megértette, hogy melyik szimbólumot használják, ahol és milyen információkat igényelnek, a számviteli folyamat folyamatábrája nem nehéz létrehozni.
Ismertesse a folyamatábra-szimbólumokat
A folyamatábra szimbólumai a számviteli ciklusban részt vevő lépéseket, döntéseket és feladatokat mutatják. Bármelyik szimbólum használatával mindegyiküket ábrázolhatja, sokan szabványos szimbólumokat használnak. A számviteli folyamat folyamatábrája ezek közé tartoznak az oválisak, a téglalapok és a párhuzamosságok, amelyek lapos alakúak, ellentétes oldalakkal párhuzamosak és egyenlő hosszúságúak. Hasznosak a nyilak is, amelyek jelzik azt a irányt, amelyben a számviteli folyamat folyik. Mivel a Mind Tools honlapja elmagyarázza, az oválisak leggyakrabban egy folyamat kezdetét vagy végét mutatják, a téglalapok meghatározzák a konkrét feladatokat, és ezek utasításai vagy irányai, valamint a párhuzamosságok a számviteli eredményeket osztályozzák.
Hozzon létre egy folyamatábra-szerkezetet
A számviteli ciklus egy 10 lépésből álló sorozatot foglal magában, amely minden könyvelési időszakban ugyanabban a sorrendben történik. Az egyes lépések sorrendjében a számviteli ciklus magában foglalja a tranzakciók azonosítását, a tranzakciók elemzését, a naplóbejegyzések készítését, bejegyzések kiküldését a főkönyvi lapra, egy próbaegyenleg kiszámítását, a bejegyzések kiigazítását, a korrigált próbaegyenleg kiszámítását, a pénzügyi kimutatások elkészítését, a pénzügyi kimutatások készítését, az ideiglenes számlák egyenlege záró bejegyzéseken és a záró próbaegyenleg kiszámításánál. Határozzuk meg az egyes fő lépéseket egy oválison belül, és irányított nyilakat használjunk egy függőleges folyamatábra-struktúra létrehozásához.
Feladat részletei hozzáadása
Feladatelemzés készítése az egyes feladatok meghatározásához a számviteli ciklus minden egyes lépésében. Minél több részletet nyújt, annál hasznosabb lesz a diagram. Például, ahelyett, hogy egyetlen téglalapot használnánk, amely a „naplóbejegyzéseket debitként vagy kreditként” -ként írja le, az egyes lépéseket felsorolja, vagy utasításokat adhat a feladat végrehajtásához saját téglalapjában. Olyan lépések esetében, amelyek kimenetet hoznak létre, mint például a pénzügyi kimutatások készítése, azonosítsák a kimenetet párhuzamos programokkal, helyezzük ezeket a megfelelő téglalap jobb oldalára, és irányított nyilakkal csatlakoztassuk őket. Ismételje meg ezt a lépést addig, amíg az áramlási séma elkészült.
Tesztelés és ellenőrzés
Miután a folyamatábra elkészült, a Mind Tools azt javasolja, hogy ellenőrizze az információkat és tesztelje a pontosságot. Ennek egyik módja a számviteli alkalmazottaknak, hogy vizsgálják felül a táblázatot, és teszteljék a lépéseket a bemutatott lépésekkel. Ez is jó alkalom a számviteli ciklus elemzésére a hatékonyság és a belső ellenőrzések javítása érdekében. Határozza meg a felesleges és felesleges lépéseket, valamint a szükséges lépéseket. Nézze meg, hogy a számviteli eljárások megfelelő belső ellenőrzést biztosítanak-e, mint például az információbiztonság és a feladatok elkülönítése.
