Mint kisvállalkozás tulajdonosa, olyan produktív munkakörnyezetet szeretne létrehozni, amely ösztönzi a kreativitást és az innovációt. Egy apró, zsúfolt hely a régi bútorokkal és az elavult számítógépekkel befolyásolhatja a munkavállalók morálját és az általános teljesítményt. Ezért fontos egy olyan modern irodai rendszer felállítása, amely megtartja csapatát és motiválta magát. Gondolj rá, mint egy befektetés a te dolgodba.
tippek
-
Az irodai rendszer olyan összekapcsolt erőforrás-hálózat, amely biztosítja a zökkenőmentes munkakörnyezetet.
Mi az Office rendszer?
Az irodai rendszer kifejezésnek különböző jelentése van. Általában az iroda különböző összetevőire és elemeire vonatkozik, a számítógépektől és a munkaeszközöktől a fizikai elrendezésig és a hangulatig. Ezenkívül az alkalmazottak kölcsönhatásának módját és az általános irodai kultúrát is magában foglalja.
Ezen elemek nélkül egy iroda csak egy szoba vagy üres hely. Olyan emberek és felszerelések, amelyek ezt a teret vizuálisan vonzó, produktív környezetké alakítják, amely összhangban van a jövőképével és céljaival. Valójában egyes források szerint a termelékenység akár 20 százalékkal magasabb a jól megtervezett irodaterületeken működő vállalatok _._ Az alkalmazottaknak biztonságban és kényelmesen kell érezniük magukat a munkahelyen, és hozzáférniük kell a minőségi berendezésekhez, hogy elérhessék a csúcs teljesítményt.
A fizikai munkaterület közvetlen hatással van a csapat termelékenységére és a munkahelyi elégedettségre. A munkavállalói jólét és a munkahelyi teljesítmény erősen összefügg. A boldog munkatársak motiváltabbak lesznek, és keményebben fognak dolgozni, hogy segítsék a szervezet növekedését és céljainak elérését. Ez boldogabb ügyfeleket és magasabb színvonalú szolgáltatásokat eredményez.
Az információáramlás javítása
A funkcionális irodai rendszer biztosítja, hogy a munkavállalók hozzáférjenek a szükséges ismeretekhez, amikor szükségük van rá. Ezért elengedhetetlen, hogy olyan modern számítógépes rendszereket, szoftvereket és berendezéseket biztosítson, amelyek elősegítik az információáramlást. Fontolja meg a csapat együttműködési eszközökbe történő befektetést, mint például a Slack és az Asana, a VoIP rendszerek, az irodai szoftverek, az Ethernet és a projektmenedzsment szoftverek.
Ezekkel az erőforrásokkal a csapatnak valós idejű hozzáférése lesz az adatokhoz, és hatékonyabban kommunikálhat. Azok az alkalmazottak, akik távolról utaznak vagy dolgoznak, meg tudják osztani a fájlokat útközben, beszélgetni kollégáikkal az interneten, és gyorsan cserélhetnek információkat. Néhány eszköz, mint például a projektmenedzsment szoftver egyszerűsítheti az időigényes feladatokat, javíthatja az együttműködést és jelentéseket készíthet olyan értékes betekintéssel a projektekről, amelyeken dolgozik.
Fontolja meg az Office Manager bérbeadását
Vállalat tulajdonosaként előfordulhat, hogy nem rendelkezik az irodai rendszer megfelelő működésének biztosításához szükséges idővel vagy szakértelemmel. Szeretné, ha az üzleti tevékenységének legfontosabb aspektusaira összpontosítana, például új ügyfelek beszerzése vagy a műveletek bővítése. Ebben az esetben vegye fontolóra egy irodavezető bérbeadását. Ő gondoskodik arról, hogy az irodája zökkenőmentesen működjön, rendezze elrendezését, ütemezze meg az üléseket, és meghatározza, hogy milyen szoftvereket és egyéb berendezéseket igényel a csapat.
Az irodavezető funkciói az iparágtól és az üzleti tevékenység típusától függenek. Az, aki például ügyvédi irodában dolgozik, különböző feladatokkal rendelkezik, mint egy kreatív ügynökség vagy kutató cég. Általában az irodavezetők felelősek a következőkért:
- Az adminisztratív feladatok befejezése
- Az alkalmazottak felügyelete
- Rendezvények, találkozók és konferenciák szervezése
- Üzleti szoftverek, irodai eszközök és berendezések beszerzése
- Az irodai költségvetések kezelése
- A munkavállalók egészség- és biztonságpolitikájának betartása
- Jelentések készítése
- Az energiafogyasztás elemzése
- Készletek tartása
- Az irodai állapot fenntartása
- A hiányosságok és a javulási területek azonosítása
- Konfliktusok megoldása és feladatok hozzárendelése
Ezen túlmenően ezek a szakemberek megmagyarázhatják az irodai technológiákat és a vezetői gyakorlatokat a csapatnak, képzést és általános informatikai feladatokat láthatnak el. Néhányan még a bérszámfejtést és a könyvelést is kezelhetik. Elsődleges szerepük az irodája zökkenőmentes működésének biztosítása.
Készítsen pozitív iroda kultúrát
A minőségi berendezésekbe való befektetés mellett az egészségügyi és biztonsági gyakorlatok betartása mellett fontos, hogy pozitív irodai kultúrát hozzon létre. Az Ön alkalmazottai a legértékesebb eszközök, ezért olyan munkakörnyezetet kell biztosítani, amelyben az időt töltik. A vállalat kultúrája a hatékony irodai rendszer kulcseleme.
Fókuszban a légkör megteremtése, ahol az emberek elkötelezettek és motiváltak. Szánjon időt arra, hogy meghallgassa, mit kell mondania, és rendszeresen kérheti visszajelzését. Új ötleteket és javaslatokat tehetnek fel a működési költségek csökkentésére, több ügyfelek vonzására vagy a dolgok jobb és gyorsabb megvalósítására. Ösztönözze őket arra, hogy kifejezzék véleményüket, és elmondják nekik, hogy mit kell hatékonyabban dolgozniuk.
Az egyszerű dolgok, mint például az ingyenes kávé biztosítása, az ergonómiai íróasztalok átkapcsolása és a kis teljesítmények megünneplése együttesen hosszú távon haladhatnak a munkavállalók elégedettsége és termelékenysége felé. Valójában az alkalmazottakkal rendelkező szervezetek jelentik a megdöbbentő 202 százalékkal magasabb teljesítményt mint a nélkülük. Egy jól megtervezett irodai rendszer lehet, hogy pontosan az, amire szüksége van ahhoz, hogy növelje üzleti tevékenységét és versenyelőnyhöz jusson.
