A jó információ létfontosságú minden szervezet sikeréhez, legyen szó akár nagyvállalatról vagy jótékonysági projektről. Egy olyan szervezet, amely nem rendelkezik egyértelmű képpel saját erősségeiről és gyengeségeiről, nem fogalmazhat meg stratégiát a teljesítmény javítására. A kulcsfontosságú teljesítménymutatók, a KPI-k, a szervezet korábban elfogadott misszió-, látás- és kritikus sikertényezői, a CSF-ek, a stratégiai tervbe írt előrehaladás mértékei. A KPI-k intézkedése a referenciaértékkel szemben, hogy egyértelmű adatokat szolgáltasson, így segítve a szervezetet abban, hogy hatékonyabban haladjon előre.
Számszerűsíthető eredmények
A KPI-k kereshető információt szolgáltatnak, mert mindig mérhetőek és számszerűsíthetők. Például, ha az egyik szállodai vállalat azonosított CSF-je az egész évben magas szintű kihasználtságot tart fenn, akkor egy KPI lenne a szobák foglaltságának százalékos aránya, amelyet hetente mértek, az előző évre vonatkoztatva.
Igazítás a közös célok felé
Gyakran nehéz megtartani az összes szervezeti egységet vagy csapatot egy szervezeten belül, és közös célok elérése érdekében. Miután a szervezet missziója, jövőképe és CSF-eket stratégiai tervbe írtak, a KPI-k összetett információkat bontanak meg érthető mérőszámokba, amelyek folyamatos visszajelzést adnak a szervezet fejlődéséről. A KPI-k felé történő haladásról való kommunikáció mindenkit ugyanabban az irányban halad előre.
A jövőbeli stratégiák platformja
A KPI-kből nyert információk platformot biztosítanak a jövőbeli stratégiákhoz. Ha egy szállodai vállalat CSF-je teljes egészében kihasználtságot jelent az év során, akkor a KPI-je, amely az év folyamán lefoglalta a kihasználtság százalékát, megmutatja a menedzsment számára, hogy milyen időszakokban kell növelni a reklámot vagy kedvezményeket. Az új stratégia sikere ismét mérhető a KPI segítségével. Idővel a KPI-k használata a CSF-ek eléréséhez javítja a szervezet teljesítményét és erősségét.
Ösztönzők a személyes teljesítményhez
A KPI-k gyakran ösztönzőkhöz kapcsolódnak. A csapatoknak vagy egyéneknek ösztönzést kapnak arra, hogy egy adott időszakban egy bizonyos szintre javítsák KPI-jüket. Ahhoz, hogy ez sikeres legyen, a KPI-ket világosan meg kell érteni és számszerűsíteni kell, és a jelentéstételnek pontosnak kell lennie. A KPI-k által szolgáltatott információk felhatalmazzák az embereket arra, hogy javítsák saját teljesítményüket a szervezetéval.
