A pályázati levelek fontos eszközként szolgálhatnak új ügyfelek megszerzéséhez, új projektek megkezdéséhez és üzleti növekedéshez. Az elrendezésből és a dokumentumban használt nyelvből az üzleti vezetőknek figyelembe kell venniük a javaslat minden szempontját, mielőtt elküldenék a tervezett címzettnek annak érdekében, hogy a dokumentum hatékonyságát maximalizálják. Csakúgy, mint egy ilyen levél megnyitása elengedhetetlen ahhoz, hogy egy olvasó elolvassa a teljes tartalmat, a pályázati levél utolsó néhány mondata is kiemelt jelentőségű, mivel ezek az utolsó szavak, amelyeket a címzett olvasni fog, mielőtt potenciálisan döntést hozna..
Hatékony javaslat írása
Hatékony javaslati levél megírásához érdemes elkezdeni az összes vonatkozó információ összegyűjtését, amelyet a dokumentumba kíván beilleszteni. Ez magában foglalhatja a statisztikákat, a költségvetési adatokat, a dátumokat, a definíciókat és a vállalat hitelesítő adatait. Előfordulhat, hogy elkezdené egy vázlatot is, amely egy íróeszköz, amely segít megtervezni a javaslat különböző kategóriáit.
A javaslat bevezetése az olvasó érdeklődését keltheti, és valószínűleg tartalmaz néhány alapvető információt a vállalatáról és arról, hogy miért alkalmas a kérdéses feladat elvégzésére. A bevezetés kiterjedt áttekintést is tartalmazhat a javaslat témájáról, hogy a címzettek megértsék, mit olvasnak, és miért kell olvasniuk. Egyes javaslatok összefoglalóval is kezdődhetnek, ami egy rövid áttekintés, amely összefoglalja a javaslat főbb pontjait. Az összefoglaló hasznos a kedvezményezettek számára, akik rövid időn belül vannak, de szeretnék megérteni, hogy mi a javaslat.
A javaslat fő részei a projekttől függően eltérőek lehetnek, de tartalmazhatnak olyan részeket, amelyek megvitatják a projekt költségvetését vagy árait, a projekt javasolt ütemezését és a projekthez kapcsolódó kockázatokat. Megvitathatja a projekt befejezéséhez szükséges anyagokat, a projekt befejezéséhez szükséges munkaerőt vagy munkatípusokat, valamint a projekt által generált bevételeket vagy bevételeket.
A javaslat írásakor fontos, hogy a dokumentumot az adott közönséghez igazítsa. Az Ön által használt nyelv a közönség szakértelmétől és a projekt technikai szempontjainak ismeretében változik.
Mielőtt elküldené a javaslatot az olvasónak, mindig gondosan szerkessze a dokumentumot, és távolítsa el a helyesírási hibákat, a nyelvtani hibákat és a ténybeli pontatlanságokat. A tipográfia és egyéb hibák nem szakszerűnek tekinthetők, és a javaslat elutasítását eredményezheti.
A javaslatlevél lezárása
A javaslat megkötése a teljes dokumentum kritikus eleme. Amikor a címzett befejezi a javaslat olvasását, az elmúlt néhány mondatnak vagy bekezdésnek meg kell ragadnia a fejében. A hatékony megkötés segíthet az ügylet lezárásában és az olvasó számára, hogy üzleti tevékenységet folytasson a cégével. Bár a javaslat más részei is fontosak ahhoz, hogy jóváhagyásra jussanak az előrelépéshez, ésszerű, hogy több időt fordítsunk az elmúlt néhány mondatra annak biztosítása érdekében, hogy a javaslat meggyőző legyen.
A következtetésben fontolja meg a javaslat felső szintű pontjainak visszahívását a főbb fogalmak hangsúlyozására, ügyelve arra, hogy ne ismételje meg szó szerint azt, amit már írt. Ez a végleges összefoglaló elemzést vagy magyarázatot tartalmaz, amely összeköti az összes fő pontot. Arra is érdemes ösztönözni a címzettet, hogy folytassa a beszélgetést azáltal, hogy válaszol minden késedelmes kérdésre, vagy egy későbbi időpontban megvitatja az ötletet. Például írhatsz: "Kérem, tudassa velem, ha további kérdései vannak - szívesen válaszolnék nekik." Néhány hatékony javaslati levél is cselekvési felhívással zárul, ami sürgősségérzetet és okot adhat a kedvezményezett számára a javaslat előrehaladásához. Példa a cselekvésre: "Kezdje el ezt a projektet ma a csapatunkkal való kapcsolatfelvételsel."
