A szerződések adminisztrációjának a legegyszerűbb megfogalmazása érdekében az a feladat, hogy minden szerződő fél teljesítse a munkáját a szerződésben foglalt feltételek és kikötések szerint. Ha felügyeljük a fogási eltéréseket és a nem teljesített feltételeket, ami azt jelenti, hogy a projekt vagy a személy valószínűleg sikeresebb lesz a szerződés végrehajtásában, hogy a problémákat vagy hiányosságokat rögtön a tény után, nem pedig röviddel azután, hogy megtörténik. A szerződéses ügyintézés nagy ismeretei felbecsülhetetlenek azoknál a vállalatoknál, amelyek rendszeresen alkalmazzák a vállalkozókat.
Mi a szerződéses eljárás?
A szerződés megalkotásakor egy hét lépésből álló folyamat indul. Mind a hét fázis a szerződéskezelés alá tartozik, és a szerződéskezelés nem egészen az ötödik lépcsőig terjed. A szerződés felügyeletére szerződéses menedzser vehető igénybe, és szerepük megkezdődik, amint a szerződés megkezdése megkezdődik. Bármilyen nagyszerű szerződésfelügyeleti csapatnál a menedzser és a rendszergazda mind a hét szakaszon együtt dolgozhat.
Az első lépés az, hogy tudjuk, mi lesz a szerződés célja. Mik a kockázatok és elvárások? Melyek az igények és az időtartam? Miért van szükség a szerződésre?
A második lépés a szerződés megkötése. A jogi csoportnak a fedélzeten kell lennie annak biztosítására, hogy ne maradjanak kétségek, mert az egyértelműség hiánya a szerződést kiszolgáltathatatlanná teszi a nem teljesítés vagy az alulteljesítés szempontjából.
A harmadik lépés az, amikor tárgyalás történik. A második fél megkapja a szerződést, és megragadja az esetlegesen felmerülő kérdéseket, vagy megszünteti azokat, amelyeket nem reálisnak vagy tisztességtelennek tart. A nehéz szerződéses tárgyalások elkerülése érdekében bölcs dolog a szerződést egy bizonyos kommunikáció után megírni, hogy megértse a másik fél elvárásait. Amint a tárgyalások megkezdődnek és az adás / átváltás megtörténik, az úgynevezett „redlining”, és bonyolultabbá válik, ha a csapat nem szerepel a változásokon. A szerződéskezelő szoftver használata sokkal egyszerűbbé teheti ezt, valamint az adminisztratív felügyeletet. Van egy pár tucat jól ajánlott kezelési szoftverrendszer, amely az Ön igényeitől függően könnyebbé teheti a szerződést.
A jóváhagyás a negyedik lépésben történik. Nagyobb vállalatok esetében lehet, hogy egy könyvvizsgálati folyamat vagy egy igazgatósági ülés szükséges a szerződés megkötéséhez és jóváhagyáshoz. A menedzsment szoftver ezt egyszerűsítheti azzal, hogy a jogosultsággal rendelkező személyek valós idejű jóváhagyását lehetővé teszik.
Az ötödik lépés a pontozott vonal aláírásával foglalkozik. A szerződés végrehajtása az aláírások és a végleges megállapodások megszerzését jelenti. Ismerkedés és tanúk szükségesek. A jogilag kötelező elektronikus aláírások akkor hasznosak, ha a felek nem ugyanabban a városban vagy országban vannak. A rendszergazda gondoskodik arról, hogy mindenki menetrendben legyen, hogy befejezze a végrehajtási folyamatot a határidők megérkezése előtt.
A szerződés elfogadása és végrehajtása után szükség lehet módosításokra és módosításokra, mivel a projektek és feladatok elkezdődnek. Ezek kezelése a szerződés-adminisztrátor szerepének részét képezheti, és a szerződéskezelő programok segítségével egyszerűsíthető. A szerződések folyamatának hatodik lépése a változások és a változások nyomon követése.
A szerződéskezelő most és a felelősség középpontjában áll, mivel a szerződéskötési folyamat hetedik szakasza bekövetkezik. Az adminisztrátornak mérföldköveket kell követnie a szerződéses szolgáltatások előrehaladásának és sikerének nyomon követésére. A rendszeres ellenőrzések a hiányok leküzdését, vagy az út mentén felmerülő lehetőségek megragadását jelentik. Emlékeztetőkre és figyelmeztetésekre van szükség, mint például a megújítások és a befejezési szakaszok, és ezeket közölni kell minden felső szintű menedzsmenttel, aki tájékoztatást ad a szerződéses fejlődésről. Az adminisztrátornak és a szerződéskezelőnek kommunikatívnak és proaktívnak kell lennie, hogy elkerülje a cselekvés nélkül eltelt lejárt vagy befejező dátumot.
Mit jelentenek a szerződés-adminisztrációs funkciók?
Sokkal több van erre a feladatra, mint ami a szemnek felel meg. Annak érdekében, hogy nagyszerű legyen a szerződéses ügyintézés, az minden szinten jól működik a vezetőkkel és a személyzettel. A nagyszerű kommunikátor jelentheti a hatékonyabb szerződések megteremtését és mindenki igényeinek és igényeinek kielégítését. E célból zökkenőmentesnek kell lenniük mind belső, mind külsı kapcsolatokban. Ehhez szükség lehet arra, hogy nemzetközi szinten dolgozzanak a pártokkal, és szinte biztosan szükség lesz a jogi és beszerzési csapatokkal való együttműködésre.
A szerződés-adminisztrátor tárgyalási képessége nem vitatható. Használják a hozzáértést és a betekintést az árképzés megakadályozására, a teljesítés feltételeire és a feltételekre, miközben a csarnokmonitor, amely biztosítja, hogy ezek mindegyike megfeleljen az idő előrehaladásának. Biztosak lesznek a kockázatelemzők is, amelyek képesek megbizonyosodni arról, hogy a módosítások vagy módosítások ellentétesek-e a vállalat érdekeivel.
A szerződésgazdáknak jónak kell lenniük nemcsak a konfliktusok megoldására, hanem azok felderítése előtt. Ez azt jelentheti, hogy dolgozunk, hogy világos nyelvet és szabályokat hozzunk létre, amelyek a jövőbeni szerződésekre, vagy akár a jelenlegi szerződésekre is vonatkoznak a problémák megoldására vagy elkerülésére.
Szükség van a vezetőség és más fontos szereplők előrehaladásáról szóló jelentésekre, még akkor is, ha a dolgok zökkenőmentesen zajlanak, mivel az üzlet számos más aspektusát érintheti a szerződés sikeressége vagy zaklatása.
Végül figyelemmel kísérik a pénzáramlást annak biztosítására, hogy a kifizetések és az egyéb szerződéses kifizetések megfelelően és ütemezetten történjenek, és hogy azokat a megfelelő felek megkapják.
Karrier a szerződéses adminisztrációban
A szerződéskezelés növekvő terület, a Munkaügyi Statisztika Hivatalának álláspontja szerint a munkalehetőségek 10% -kal nőhetnek 2016 és 2026 között, ami növekedési pálya magasabb, mint a legtöbb karrier. Figyelembe véve, hogy mennyire lovagol a szerződéses sikerre, ez egy olyan munka, amelyhez felsőoktatásra van szükség, minimálisan pedig főiskolai végzettséggel, valamint nagy számú szerződéses munkahelyi tapasztalattal, vagy üzleti diplomával kapcsolatos diplomával. a számvitel, a közgazdaságtan és a matematika területén. A jogtudományok szintén gyakran alkalmasak erre a karrierre.
A szerződéskezelőket igénylő iparágak széles körben elterjedtek. Az építés hatalmas terület a szerződések irányításához és adminisztrációjához, és a pályázók számára előnyös lehet a mérnöki vagy építészeti oktatás az üzleti fokozat mellett. A Sports egy nagyszerű szerződéskezelési részleg, ahol mindenki az élelmiszer-kereskedőktől a játékosokig kell szerződést kötnie. Bármilyen gyártási vagy mérnöki cégnek szüksége lesz egy állandó kézre a szerződésekkel. Az oktatási intézmények, mint például a főiskolák és az iskolák, mindenféle szerződést folyamatosan kezelnek, akárcsak bármilyen kormányzati vállalkozás. A humánerőforrás-szakemberek rendszeresen foglalkoznak a szerződések kezelésével és kezelésével is.
Minden szerződés adminisztrátorának szüksége van
Lehet, hogy a szerződések létrehozásában jogi csoport működik, de az adminisztrátor feladata a szerződéses folyamat minden szintjének támogatása. Ennek eredményeként kivételes írásbeli és szóbeli nyelvtudással kell rendelkezniük. A szerződések valósága az, hogy még egy rosszul elhelyezett vessző is drámai módon megváltoztathatja egy sor jelentését, ami komoly ütést okozhat vele. Ez azt jelenti, hogy az olvasás-megértési képességüknek csúcspontnak kell lennie.
A rendszergazda felügyelete előnyös lesz a részletekre való figyelemre méltó figyelemben - azok az emberek, akik valószínűleg észreveszik az éttermi menü helyesírási hibáit. Megfigyelik a munka minőségét és könnyen észrevehetik a következetlenségeket.
A szerződéses adminisztrátornak mind a bevált vezetői készségekre van szüksége, mind pedig szilárd csapatjátékosnak kell lennie. Ezek a csapatjáték-képességek és a menedzsment tendenciák jól fogják szolgálni őket, amikor eljön az ideje, hogy jelentéseket készítsünk, tárgyalásokat folytassunk a pártok és a részlegek között, és befejezzük a szerződés végrehajtásának felügyeletét.
Ha ezek a készségek rendelkeznek, és szereted a növekvő területen egy kihívást jelentő karrier ötletét, a szerződéses adminisztráció lehet a karrierje az Ön számára.
A Munkaügyi Statisztika Irodája az adminisztratív szolgálatok menedzserei alá tartozó szerződéses ügyintézőket foglalja magában, és megállapítja, hogy ezekben az adminisztratív szerepekben a 2017-es átlagos jövedelem 94 020 dollár volt.
