A szerződéskezelő szoftver célja, hogy növelje a beszállítói és szállítói szerződések nagy munkafolyamatának fejlesztéséért és fenntartásáért felelős szerződések adminisztrátorainak hatékonyságát. Digitális megoldást és központosított helyet biztosít a szerződések kezeléséhez. A piacon rendelkezésre áll a szerződéskezelő szoftverek széles választéka, és mindegyik más szolgáltatáscsomagot kínál.
Adatbázis létrehozása a szerződéses sablonokról. A szerződéskezelő szoftverek általában képesek az általános tárgyalási kategóriák tárolására, amelyek az új tárgyalásokra vonatkozó szerződések. A szerződések adatbázisát kategorizálja, hogy segítsen a nagy mennyiségű szállítói és szállítói szerződést kezelő rendszergazdáknak a különböző áruk és szolgáltatások beszerzésében.
A szerződések változásainak követése. A szerződéskötési szakasz során a szerződéskezelő alkalmazás képes a rendszergazdák számára a szerződések történelmi változásainak értékelésére. Ez hasznos lehet a szerződés tárgyalási folyamatának értékelése során, mint például a tárgyalások során tett engedmények típusa. Ezenkívül a szoftveralkalmazások általában naplózási rendszereket tartalmaznak csekerekkel, eszközöket a vállalati felekkel való információmegosztáshoz, valamint az egyes szerződésekkel kapcsolatos találkozók menetrendjeinek ütemezését és kidolgozását.
A szerződés teljesítése. A szerződéses teljesítménykövetelmények nyomon követhetőek lehetnek egy szerződéses szoftverprogramon keresztül. Amikor egy kulcsfontosságú teljesítménykövetelmény befejeződött, ezt a szerződéskezelő szoftver jellemzőjeként is meg lehet jegyezni. Ez segít abban, hogy a rendszergazdák azonosítsák a figyelmet igénylő szerződéseket, például, ha a teljesítménykövetelményeket a megadott időkorlátok szerint nem nyújtják be.
A megszűnt szerződések kezelése. A szerződéskezelő szoftver lehetővé teszi a rendszergazdák számára, hogy a szerződéseket megszüntessék. A szerződések több okból is felmondhatók. Ez jellemzően a nem teljesítés miatt következik be. Ezen információk nyomon követése segíthet a mennyiségi adatok értékelésében. Például egy szervezet esetleg meg szeretné tekinteni a szerződéses felmondások ismétlődő okait, sőt azonosítani tudja azokat a részlegeket, amelyek a leginkább megszüntetett szerződéseket állítják elő.
Zárt szerződések kezelése. A zárt szerződésekben a szerződés teljesítésének ellenőrzése magában foglalhatja a szállító teljesítményének értékelését is. A szerződéskezelő szoftverből rendelkezésre álló mennyiségi adatok megkönnyítik az értékelésekhez felhasználható mennyiségi adatjelentések készítését. Ezenkívül jelentéseket lehet készíteni a zárt szerződések teljes számáról egy adott időszakban, beleértve a költségvetés-tervezés pénzügyi értékeléseit is.
Figyelem
Konzultáljon a jogi tanácsadóval annak biztosítása érdekében, hogy a szerződéskezelési szoftver jellemzői megfeleljenek a szerződéses jog követelményeinek azon államon belül, amelyben a kormányok szerződnek.
