Egy új szervezet indításakor, csapatépítésben vagy projekt meghatározásában fontos tudni, hogy mi a célja és hatóköre. Ezt tisztázó dokumentumot charter dokumentumnak nevezzük.
Mi az a Charta dokumentum?
A charta egy hivatalos dokumentum, amely olyan, mint egy útiterv a szervezet, csapat vagy projekt céljainak eléréséhez és megvalósításához. Ez magában foglalja a résztvevőket, a célokat, kinek van a felhatalmazása, és mi, és ki, és ha van egy életciklus a csoporthoz vagy projekthez, amikor teljes.
Történelmi gyakorlat
A charta-dokumentumok a középkor óta léteznek. Az 1215-ből származó Magna Carta tisztázta az angol király szerepét, miközben megteremtette a bárók, más tulajdonosok és az egyház jogait.
A történelem folyamán a charták értékelték a szervezeti és projektjogokat leíró dokumentumokat, valamint azt, hogy mit kellett megvalósítani. A királyi hatalommal ruházott bérelt vállalatoktól kezdve, hogy felfedezzék az új világot a gyarmati jogokat diktáló dokumentumokhoz, a tegnapi charták hasonlóak a mai szervezeti dokumentumokhoz.
Mi az a projekt chartája?
A projekt chartája nem csak a projekt ambícióit és szereplőit határozza meg; megvédi a csapatot a rettegett „hatóköri kúszástól”, amely sok projektet zavartan lát.
A projekt tervét megelőzően egy chartát készítenek; részletezi a projekt céljait és céljait. Tartalmazza a projekt hátterét is, amely magyarázza annak célját és azt, hogy mit kell elérnie. A charta felvázolja a projekt alkalmazási körét, és megállapítja, hogy milyen eredményeket ér el, milyen feladatokat látnak el a csapat, és milyen munkát végez a csapat. Ez utóbbi döntő jelentőségű a „hatóköri kúszás” megakadályozásában, ami folyamatosan bővülő felelősséghez vezethet, ami végül veszélyeztetheti a határidőket.
A chartának is meg kell határoznia a vezetést, az érdekelt feleket és a csapattagokat. Kiemeli a projekt és a költségvetés kritikus időpontjait, valamint a kockázatokat és feltételezéseket, valamint a függőségeket és korlátokat. Egyértelművé kell tennie a projektvezető jogosultsági szintjét, beleértve azt is, hogy képesek-e felvenni vagy lőni a személyzetet. Végül kommunikációs játéktervet kell kidolgoznia, beleértve azokat a paramétereket is, amelyek a lekérdezésekre várható válaszok gyorsaságára vonatkoznak.
A projekt chartáját elvileg az érdekelt felek és a vezetés fogja aláírni. Csökkentenie kell a hibás kommunikációt, és erős irányító fényt kell adnia a projekt életének. Azt is tekintik, hogy a projektet „eladhatja” a menedzsmentnek jóváhagyásra.
Jó csapat charta írása
A projekt alapokmányához hasonlóan a csapat charta ugyanazokat a dolgokat kell végrehajtania minden csapat számára. Összetevői hasonlóak, de inkább a csapatra vonatkoznak, mint egy projektre.
Megmagyarázza, hogy miért jön létre a csapat, és milyen projekteket irányít, miközben felvázolja a csapat jövőbeli céljait és tisztázza a csapat sikerének mérésére szolgáló paramétereket.
A charta egyértelműen kijelöli a szerepeket - akik felelősek, milyen hatáskörük van, ki a csapat tagjai, milyen készségeket hoznak az asztalra, és hogyan használják ezeket a készségeket. A dokumentum feltárja a csapat számára elkülönített költségvetést, valamint a rendelkezésére álló forrásokat. Ezenkívül meghatározza, hogy a belső ellenőrzések és felülvizsgálatok miként történnek a csapat projektjeinek előrehaladásával kapcsolatban, valamint a csapatértékelések végrehajtása és gyakorisága. Ismertetni kell a kommunikációs módszereket és elvárásokat is.
A jó csapatminősítésnek segítenie kell a kommunikáció minimális mértékű megőrzését, és a csapatot a célkitűzéseire kell összpontosítania.
Charták, mint irányító erők
A charter dokumentum tisztázza a hatalmi struktúrákat, létrehozza a kommunikációs terveket, és a költségvetések és a kiosztások durva útmutatója. Mindez elképzelhetőnek tűnik, mielőtt még elindulna. A charta azonban segít megvédeni a projekteket és a csapatokat azáltal, hogy iránymutatásokat és egyértelmű törekvéseket, valamint a várakozások és szerepek korlátozásait határozza meg. Egy jól megírt charter dokumentum biztosítja és védi a csapatok, projektek és szervezetek alkalmazási körét.
