A bérszámfejtési rendszer biztosítja a munkáltató számára a bérszámfejtés feldolgozásához szükséges eszközt. Mindaddig, amíg a bérszámfejtési rendszer kielégíti a munkáltató bérszámfejtési igényeit, az utóbbiak tetszőleges rendszert használhatnak.
Kézikönyv
A gondos tanácskozás után a kézi fizetési rendszert kell kiválasztani. Ez a rendszer megköveteli a bérszámfejtő számára, hogy a teljes bérszámlát kézzel dolgozza fel; növeli a hibák valószínűségét. A munkáltatóknak manuálisan kell fizetniük, ha csak kevés alkalmazottuk van. Ennek a rendszernek a fejlõdése az, hogy olcsó megvalósítani.
A munkáltatók a helyhez kötött boltoktól vásárolhatnak szabványos munkalapokat, és az alkalmazottak elvégezhetik azokat. A munkáltató számológépen, kézírásos fizetéssel / fizetési csonkkal, vagy írógéppel és bérmunkaadatok tárolásával tároló dobozokban végezhet bér- és adószámításokat. A rendszer használatának megpróbálása azonban, ha egyáltalán nem ismeri a bérszámfejtési törvényeket, vagy ha a bérszámfejtés túl nagy, pontatlan fizetést és adózást eredményezhet.
Házon belüli számítógépesített
A házon belüli számítógépes rendszer életképes alternatíva, ha a munkáltató el akarja távolítani a kézi bérszámfejtést. Ez a rendszer magában foglalja a bérszámfejtő szoftverek használatát, mint például a Z-Pay, Ultipro és a QuickBooks, amelyek képesek a bérszámfejtési adatok tárolására a nyilvántartásba vételhez. Kiszámítja a béreket és a levonásokat a bevitt adatok alapján. Például a bérszámfejtő személy beírja a munkavállaló bejelentési állapotát, a munka állapotát és a juttatásokat a bérszámfejtő szoftverbe. A bérszámfejtő szoftvernek a szövetségi és állami visszatartó táblákkal vannak kódolva a rendszerben, és elvégzik a számításokat.
Ez a rendszer megköveteli, hogy a munkavállaló a bérszámfejtő szoftverbe fektessen be és tartson fenn. A szoftver összetettségétől függően a bérszámfejtő személyzetnek kiterjedt képzésre van szüksége. Ha a bérszámfejtés kicsi, akkor a bérszámfejtést egyedül a bérszámfejtő személy tudja kezelni. De ha a bérszámfejtés nagy, több ezer alkalmazottat foglalkoztat, a munkáltatónak teljes bérszámfejtő személyzetet kell felvennie, amely magában foglalhatja a bérszámfejtő / asszisztenst, a bérszámfejtési szakembert, a bérszámfejtési felügyeletet és a bérszámfejtési vezetőt. Ez a rendszer drága lehet a munkáltatók számára.
kihelyezett
A bérszámfejtés kiszervezése a bérszámfejtési szolgáltatóhoz gyakran költséghatékony és időtakarékos alternatívát jelent a munkáltatók számára. A bérszámfejtési szolgáltatások olyan bérszámfejtési szakemberekkel rendelkeznek, akik feldolgozzák az ügyfelek bérszámfejtését, beleértve a közvetlen betéti kifizetéseket, az élő csekket és a W-2 feldolgozást. A munkáltatók fizetnek egy átalánydíjat a szolgáltatásért, így nem kell fizetniük a helyszíni bérköltségek fizetését és juttatásait. Továbbá a munkáltatóknak nem kell foglalkozniuk a bérszámfejtési szoftverekkel. A bérszámfejtés végső soron a munkáltató számára időt biztosít arra, hogy más feladatokra összpontosítson.
Számos bérszámfejtési szolgáltató nyújt online bérszámfejtési megoldásokat, amelyek lehetővé teszik a munkáltatók számára, hogy hozzáférjenek a munkavállalói bérszámfejtési adatokhoz és a bérszámfejtésekhez. Ezenkívül a bérszámfejtési szolgáltatások jellemzően különböző módszereket kínálnak az ügyfeleknek a bérszámfejtési órák továbbítására minden fizetési időszakra, például faxon, e-mailen vagy online módon.
A kiszervezés hátránya, hogy ha az alkalmazottaknak bérszámfejtési problémái vannak, előfordulhat, hogy azonnali segítség nem áll rendelkezésre. Továbbá, amikor egy bérszámfejtési szolgáltatás bizonyos bérszámfejtési hibákat okoz, az IRS bünteti a munkáltatót, nem pedig a bérszámfejtési szolgáltatást. Ebből következően néhány munkáltató helyszíni bérszámfejtő-rendszert bérel, aki kapcsolattartóként dolgozik a bérszámfejtési szolgáltatás és a munkáltató között.
