Az üzleti vállalkozások többsége rendszeresen dokumentumokat küld e-mail mellékletként. A legjobb azonban, hogy hozzon létre egy szép mappát a postai küldeményekhez. Az üzleti célok bármely dokumentumának írásbeli célja az, hogy a másik fél szakmai nyelvén igényelje az információkat. Ez nem jelenti azt, hogy a nyelvnek magasnak vagy homályosnak kell lennie. Ha a dokumentumot elolvasó személyek nem értenék teljesen megérteni, fontolja meg egy külön lapot a feltüntetett információkról a fődokumentum magyarázatához.
Gyűjtsd össze a dokumentumhoz szükséges összes információt. Adjon egyértelmű információkat a dokumentumban egy betűmérettel, mások könnyen olvashatók. Kísérletezzen a betűméretekkel és a nyomtatási stílusokkal, hogy jó vizuális benyomást hozzon létre. Kérd meg valakit, akiben bízolsz, hogy ellenőrizze a dokumentumot, mielőtt elküldte.
Helyezze a dokumentum fogadójának nevét, címét és osztályát. Adja meg a dokumentum szerzőjének, e-mail címének és telefonszámának nevét. Írja be ezt a fajta információt a fedőlap jobb felső sarkába, vagy középre helyezze az adatokat.
Írjon egy összefoglalót, amely tartalmazza, hogy a dokumentum milyen információkat tartalmaz. Például állapítsa meg, hogy a dokumentum ajánlatkérés egy szerződő munkához. A vezetői összefoglalót fél oldalra vagy kevesebbre korlátozza. Írja be ezt a részt úgy, mintha az olvasónak nincsenek nyomai a dokumentumban megadott információkkal kapcsolatban. Az összefoglalónak tájékoztatást kell adnia arról, hogy a dokumentumot fogadó személynek meg kell osztania másokkal.
Először a legfontosabb információkkal kezdve adjon tájékoztatást a megvitatni kívánt projektről. Kapcsolja be az olvasó érdeklődését, és próbálja meg tartani az egyes bekezdéseken keresztül. Az üzleti dokumentumok túlságosan szörnyűek lesznek unalmasak. Hozzon létre alfejezeteket az információk érdekesebb bemutatására.
Festet egy képet a szavakkal. Segíts az olvasónak abban, hogy megjelenítse azokat a pontokat, amelyeket megpróbál azáltal, hogy leírja, hogy mi történik.
Figyelem
Írjon bármilyen üzleti dokumentumot az olvasó oktatásának szintjéről. Ha egy építési terület szennyeződésének feltárására tervez egy földmunkagépet bérelni, használjon olyan nyelvet, amelyet a vállalat a napi működésében hasznosítana, nem pedig tudományos leírást.
