Ha Ön egy bizottságban van, és jelentést kell készítenie, hogy megbeszélje a találkozóját, fontos, hogy megbizonyosodjon arról, hogy felkészült-e a találkozóra, és megértse a bizottsági jelentés írásának alapjait. A következő lépések az elejétől a végéig tarthatnak, és egy teljes jelentést készíthet a bizottság előrehaladását felügyelő egyén vagy csoport számára.
Hozzon magával egy tollat és papírt, vagy egy laptopot a bizottsági ülésre. Jegyezze fel a dátumot, az időt, a résztvevőket, beleértve a találkozó címét és hosszát. Jegyezze fel a napirenden szereplő témákat, és mi lehetett egy konkrét idő nélkül megvitatni. Ne feledje, aki egyetértett és ki nem értett egyet, az okot és egyéb fontos információkat, amelyek az ülés során előfordultak. Ha egy bizottsági témát nem állapítottak meg, és a bizottság úgy határozott, hogy a megbeszélést egy jövőbeli ülésre terjeszti, győződjön meg róla, hogy tudomásul veszi ezt, és amikor a bizottság ismét találkozik a témával.
Készítsen jelentést a jegyzetekből, amelyek részletesebben áttekintik az értekezletet, és az összes információt szervezett formában adják meg. Előfordulhat, hogy elkezdjük a fedőlapot, amely tartalmazza a dátumot, az időt, az értekezlet időtartamát és a résztvevőket.
Folytassa a bizottsági ülés első témakörének megírásával, valamint részletes tájékoztatással arról, hogy mi volt a vita és mit döntöttek el, beleértve a bizottsági szavazatokra vonatkozó információkat is. Menj végig az egyes témákon, és tedd ugyanezt. A bizottság típusától és az értekezlet okától függően érdemes lehet potenciális kockázati tényezőket is feltüntetni, ha egy tevékenységet nem követnek, vagy ha egy intézkedést nem határoznak meg. Írja meg, amikor a bizottság ismét találkozik. Írja fel azok listáját, akik a lista alján megkapják a jelentést.
Olvassa el a jelentést, hogy megbizonyosodjon arról, hogy a dokumentum nem tartalmaz írásjeleket és nyelvtani hibákat. Ellenőrizze a bizottsági jelentést, hogy megbizonyosodjon arról, hogy a tartalom pontos és ellenőrizze a jegyzeteket. A teljes tárgyalási jelentés befejezése előtt szükség szerint módosítsa a dokumentumot.
Készítsen másolatokat, és adja meg a jelentést a résztvevőknek, valamint az igazgatótanácsnak, más bizottságoknak, vezetőknek vagy másoknak, ha szükséges.
tippek
-
Ha szívesebben rögzíti az értekezletet, győződjön meg róla, hogy minden egyes bizottsági tag engedélyt kapott az értekezlet rögzítése előtt.
Figyelem
Kerülje el, hogy a beszámolóban olyan információkat tegyen, amelyek a témát eltávolítják, hogy elkerüljék a töltőanyagot, és tartsák be a tényeket. Ha valaki a bizottságban kezdett beszélni például gyermekeiről, akkor ne vegye fel azt, kivéve, ha az a bizottság munkájára vonatkozik, mint például a gyermekek olvasási programja.
