Az eseménykezelés magában foglalja a projektmenedzsment gyakorlatok alkalmazását a különleges alkalmak, mint például a pártok, a finanszírozók, a sporttevékenységek és egyéb ügyek tervezéséhez, tervezéséhez és koordinálásához. Az esemény méretétől függően a személyzet és az erőforrások nyomon követésére információs rendszereket (számítógépes szoftvereket, amelyek jellemzően adattárolóból és felhasználói felületből állnak az adatok manipulálására) használják.
Történelem
Az eseménykezelő ipar az elmúlt 50 évben óriási mértékben nőtt, mivel az eseményeket már nem kizárólag nagy városokban tartják. 1949 óta az egyezmény összekötő tanácsa eszközöket és programokat biztosított az iparági szakemberek számára. Elfogadott gyakorlatok cseréjének kezdeményezése 1997 óta dolgozott a vonatkozó szabványok kidolgozásán. Különösen a technológiai tanácsadó testület arra törekszik, hogy szabványos űrlapokat és protokollokat dolgozzon ki az eseménykezelési információs rendszerek számára. A rendszerek közötti kompatibilitás biztosításával ezek a szabványok elősegítik a hatékonyságot. Amint viszonylag szabályozatlan szakma, az eseménykezelés jelenleg is az egyetemeken tanulási terület, amely tanúsítvány- és diplomaprogramokat kínál. Ezek a programok az általánosan használt eseménykezelési információs rendszerek feladataira vonatkozó speciális utasításokat nyújtanak, amelyek számos tervezési és logisztikai funkciót automatizálnak.
Funkció
Az eseménykezelő információs rendszer célja, hogy megkönnyítse a futó eseményekhez szükséges személyzet és erőforrások nyomon követését. Jellemzően elsődleges célja az ütemezés és a regisztrációs támogatás biztosítása. Ezen túlmenően más funkciók lehetővé teszik a személyzeti követelményeknek a személyzet rendelkezésre állását. A rendszer nyomon követi a költségeket és a költségeket is. Az esemény után a rendszer jelentéseket készít az adminisztratív személyzet számára. Az eseménykezelő információs rendszerek lehetővé teszik a tervezők számára, hogy olyan folyamatokat és technológiákat használjanak, amelyek összehangolják a jól működő eseményt eredményező tevékenységeket.
Jellemzők
Az információkezelés és az adatok és adatok meghatározott eljárásokkal történő manipulálására szolgáló speciális szoftverek és hardverek felhasználásával az eseménykezelő információs rendszerek az eseménykezelők számára biztosítják a versenyképes üzleti előny fenntartásához szükséges információkat. Rendezvényszervezési információs rendszerek támogatják a szórakoztató, személyes vagy vállalati tevékenységeket. A skálázható rendszerek lehetővé teszik az események megtervezését, forgalmazását és értékesítését. Más szóval, függetlenül attól, hogy mennyire nagy vagy kicsi a konferencia, a párt vagy a szakkiállítás, az eseménykezelő információs rendszer felhasználásával segít megtervezni és futtatni.
Előnyök
A regisztrációs folyamat automatizálása egy eseménykezelő információs rendszerrel csökkenti a hibákat, időt és pénzt takarít meg. Az adományok online kezelése növeli a hozzájárulások valószínűségét. A hírlevelek és egyéb online kommunikációs mechanizmusok elvesztett (és környezetbarát) módot biztosítanak a széles közönség eléréséhez, növelve a részvételt. Az eseménykezelés információs rendszerei általában lehetővé teszik a kommunikáció egyszerűsítését és a működési költségek csökkentését.
szempontok
Használja az adatbázisokat, hogy pontosan értékelje a közönséget minden eseményhez. Határozza meg a múltbeli események eredményei alapján megfelelő marketingstratégiákat. Végezze el a logisztikai adatok elemzését az operatív javításra szoruló területek meghatározásához.
