Számos vállalkozás számviteli szoftvert használ a rutin számviteli feladatok automatizálásához, az ellenőrzések létrehozásához és a pénzügyi jelentések készítéséhez. A piacon több számviteli szoftvercsomaggal általában egy olyan cég felel, amely megfelel a legtöbb üzleti igénynek, akár nagyvállalat, akár egyéni vállalkozás. Míg a számviteli szoftver időtakarékos lehet, és segíthet az adatok megőrzésében, a számviteli szoftverek használata hátrányos.
Adatok vagy szolgáltatások elvesztése
Ha egy vállalkozás számviteli szoftverre támaszkodik, a szerviz vagy a számítógép leállása miatt bekövetkezett bármilyen veszteség munka megszakadáshoz vezethet. A munka megszakadása megakadályozhatja az új információk bevitelét, és megakadályozhatja a tárolt információkhoz való hozzáférést. Ezen túlmenően, ha az információ nincs megfelelően mentve, a számítógép leállása a pénzügyi adatok elvesztéséhez vezethet.
Helytelen információ
A számviteli rendszerben található információk csak annyira érvényesek, mint a rendszerbe helyezett információk. Mivel a számviteli rendszerek többsége manuálisan írja be az adatokat, a pénzügyi eredmények hibásak lehetnek, kivéve, ha az összes beviteli adat felül lesz vizsgálva. Ha hajlamosak csak a számviteli rendszer végleges jelentéseire vagy kimenetére nézni, akkor nehéz lehet hibás információkat találni.
Rendszerbeállítások
Minden vállalkozásnak olyan egyedi szempontjai vannak, amelyek nehézségeket okozhatnak, amikor az általános számviteli szoftvercsomagot az igényeihez igazítja. Bár sok programhoz testreszabás érhető el, az leállást és esetleges pontatlanságot okozhat, ha nem megfelelően hajtja végre. Az üzleti növekedés során szükség lehet a számviteli szoftvercsomagok módosítására is; ez nagy zavarokat okozhat, mivel az információt át kell helyezni, és a személyzet számára új képzésre van szükség.
Költség
A számviteli szoftver hátránya az érintett költség. A szoftver megvásárlásán túlmenően a karbantartás, a testreszabás, a képzés és a számítógépes hardver költségei is felmerülnek. Míg az időmegtakarítás indokolja a költségeket, egyes vállalkozások esetében évekbe telik, amíg a számviteli szoftver befektetés önmagáért fizet.
Csalás
Az elektronikusan tárolt információk manipulálhatók és hozzáférhetők, ha nincsenek megfelelő ellenőrzések és biztonsági intézkedések. Szigorú ellenőrzésre van szükség annak biztosításához, hogy csak a felhatalmazott személyzet használjon számviteli szoftvert és hozzáférjen a jelentésekhez. Mivel a pénzügyi adatok érzékenyek és bizalmasak lehetnek, a számviteli szoftverek használatával lehetőség nyílik a csalásra.
