Az ülések jegyzőkönyveinek megfelelő dokumentálása sok szervezetet és figyelmet igényel a részletekre. Mivel az ülések jegyzőkönyvei gyakran jogi dokumentumokká válnak, fontos, hogy pontosan összefoglaljuk a vitákat. Készítsen biztonsági másolatot és tárolja azt biztonságos helyen, és további példányokat terjesszen az érintett feleknek. A gyakorlatban sokkal könnyebb lesz a találkozónapok dokumentálása pontosan és tömören.
A szükséges elemek
-
Laptop
-
Szófeldolgozó szoftver
-
Találkozó napirend
-
Robert szabályrendszerének másolata
Az ülés jegyzőkönyveinek dokumentálása
Korán érkezik, hogy a laptopját felállítsa és készen álljon. Jegyezze fel a résztvevők dátumát, idejét, helyét és listáját. Rögzítsen annyi összeget a megbeszélésről, amennyit csak lehetséges a gépelési sebességhez. Ne aggódjon a helyesírás vagy a nyelvtani hibák miatt. Ha hiányzik egy fontos lépés, mint például egy mozgás vagy akcióelem elhaladása, rendben van, ha felkérjük a találkozó résztvevőit, hogy tisztázzák a szöveget. Időnként mentse el a dokumentumot az adatok elvesztésének megakadályozása érdekében.
A találkozó után a lehető legrövidebb időn belül szerkessze meg az értekezleteket, amikor a vita emléke még mindig friss. Javítsa meg a helyesírási vagy nyelvtani hibákat, és győződjön meg róla, hogy a formázás következetes a dokumentumban. Helyezzen be egy "tervezet" vízjelet, hogy értesítse az olvasókat arról, hogy a jegyzőkönyveket még nem engedélyezték és hivatalosak. Mentse el a fájlt olyan fájlnévvel, amely könnyen azonosítható és később megkülönböztethető, például a "StrataCouncilMinutesDecember5".
Küldje el a jegyzőkönyvet a tárgyalószéknek vagy egy másik, a vita felülvizsgálatára kijelölt személynek. Szerkessze újra a perceket a kapott visszajelzések alapján. A szerkesztés során ügyeljen a percek integritásának fenntartására. Ne adjunk hozzá semmilyen vitát, ami nem fordult elő, vagy távolítsa el az esetlegesen felmerült vitákat. Mentse újra a fájlt.
Tartsa a "Vázlat" vízjelet a dokumentumban, amíg a percek nem kapnak hivatalos jóváhagyást. Ez általában ugyanazon bizottság következő ülésein történik.
Miután a bizottság jóváhagyta a jegyzőkönyvet, távolítsa el a "Tervezet" vízjelet, és mentse újra a fájlt. Szükség esetén terjessze a jóváhagyott jegyzőkönyveket a bizottság tagjainak.
tippek
-
Rendeljen egy példányt Robert szabályzatáról (vagy bármi legyen az, amit a bizottság használja), hogy hivatkozást használjon az ülés során. Ez segít az ülésfolyamatok helyes rögzítésében.
Néhányan még mindig inkább a rövid jegyzőkönyvet dokumentálják először, majd később írják be a jegyzeteket. Ez a módszer ugyanúgy működik, mint egy percig tartó laptop használata. Ez az Ön személyes preferenciájától függ.
Nagyon fontos találkozók esetén fontolja meg egy magnó használatát az eljárás hangfelvétele érdekében.
