A hatékony kommunikációs tervek értéket adnak a szervezeteknek, és gyakran különbséget tesznek a programok sikere és sikertelensége között. De mi a hatékony kommunikációs terv? A kommunikációt úgy definiáljuk, mint "olyan folyamatot, amely során az egyének közötti információcserét a szimbólumok, jelek vagy viselkedés közös rendszerén keresztül végzik." A hatékony kommunikációs tervezés segíti az akadályok leküzdését egy közös nyelv létrehozásával és az üzenet kialakításával. Ezek a tervek segítenek a legfontosabb üzenethierarchia megszervezésében és a közönség sajátosságainak meghatározásában az időzítés és a szállítás tekintetében.
Terv a hatékony kommunikációra
A hatékony kommunikációs tervek meghatározzák az üzenetkezelés, az eredmények elérésének és a siker mérésének szakaszát. A tervek meghatározzák, hogy ki, mi, hol, miért és hogyan kommunikál projekt, program vagy cég. Terv létrehozása arra kényszerít, hogy gondolkodjon a célokról, és előrejelezze a reakciókat, beleértve az akadályokat, mielőtt nyilvánosságra kerülne. A kommunikációs terv a kontextus, a prioritások meghatározása és az összehangolás fejlesztése révén is összpontosítja erőfeszítéseit. Lehetővé teszi, hogy olyan következetes üzenetet dolgozzon ki, amely lendületet teremt és a használt médiához igazodik.
A terv elkészítése
Míg a kommunikációs tervek méretüktől és céljuktól függően eltérőek, néhány kulcsfontosságú összetevő a következők: A helyzet elemzése. Mi a probléma vagy lehetőség? Hogyan változik az ipar vagy a vállalat? Elindít valami újat? Van kutatási vagy felmérési adataid? Ez vészhelyzet vagy válsághelyzet? A gazdasági vagy politikai tényezők relevánsak? Mi a történelem? Az elsődleges és a másodlagos közönség azonosítása. Mi a közönség mérete? Mi a tudásuk a helyzetről? Hogyan fognak megvalósulni? Fogékonyak? Egyszerűsítse az üzenetet. Miért van szükség erre az üzenetre? Ön befolyásolja a közönséget? Felkérik őket, hogy tegyenek lépéseket? Vajon ellenállnak? Vannak-e rétegek az üzenetben? Az eloszlás meghatározása. Hogyan jut el a közönséghez? Segítenek-e a csoportok közölni ezt az üzenetet? Milyen média illeszkedik az üzenetéhez? Milyen gyorsan kell mennie? Mi a preferenciája a közönségnek? A meghatározott célok. Mit akarsz elérni? Honnan tudod, hogy eléred? Mérhető-e? Meddig kell tartania? Mi a költségvetés? Mérje meg az eredményeket. Elérte céljait? Vannak-e további lépések? Meg kell mérni egy bizonyos ideig?
A kommunikációs tervek típusai
A vállalkozástól függően a kommunikációs tervek általában a szervezet különböző szintjein találhatók. Vállalati szempontból a terv a vállalkozás jövőképére, küldetésére és stratégiáira összpontosít. Ide tartozhat a teljes szervezet márkajelzése is. Egy termék szinten a kommunikációs tervek segíthetnek egy termék elindításában, egy termékcsalád kiterjesztésében, egy márkaépítésben vagy a piaci részesedés növelésében. A PR-csoport megkeresi az újdonságot és hogyan használhatja a médiát több piac eléréséhez. Ide tartozhat a válságkommunikáció, valamint a közösségi kapcsolatok is. Az emberi erőforrásokban a hangsúly a munkavállalók kommunikációjára irányul. Hogyan továbbíthatjuk a munkavállalóknak a stratégiákról, programokról, változásokról és képzésről szóló információkat? A befektetői kapcsolatok esetében a cél az, hogy pénzügyi érdekeltséget szerezzen a vállalatnál, építsen hírnevet a közösségben, és növelje a minősítéseket.
A Szó kivétele
A média növekedésével a kommunikátoroknak sok választása van, de a közönség ismerete kritikus. Kérdezze meg a piacokat, hogy milyen gyakran használják. Határozza meg, hogy mit kíván az üzenet. Sürgős? Szüksége van visszajelzésre? Ön közösséget épít? Ezek mindegyike más elosztási rendszerhez vezetne. Sok esetben egynél több kommunikációs járműre van szükség annak biztosításához, hogy az üzenet elérje a piacot. Közös forgalmazási csatornák: E-mail találkozók Szociális média (Twitter, Facebook, LinkedIn, MySpace) Weboldalak / blogok Hírlevelek / újdonságok Előadások Sajtóközlemények Levelek Kiadványok Kézikönyvek Kimenetek Televízió Rádió Videók Webináriumok / webes műsorok Képzések
Közúti blokkok a hatékony kommunikációs tervekhez
Az eredménytelen kommunikáció egyik kulcsfontosságú tényezője a különbség abban, hogyan beszélünk, olvasunk és gondolunk. Körülbelül 100 szóval beszélünk percenként, körülbelül 200 szóval olvasunk percenként, de gondolataink több mint 500 szóval dolgoznak percenként. Ez azt jelenti, hogy könnyen elterelhetünk. Add hozzá a növekvő beérkező e-mailek listáját, a hagyományos és online médiaforrások növekvő számát és a látszólag végtelen találkozásainkat. A hatékony tervnek meg kell oldania ezeket a kérdéseket azáltal, hogy összegyűjti az adott érdekcsoportjait, visszajelzést kap, és ezeket az adatokat hatékony üzenetek kidolgozására használja. Ez gyakran azt jelenti, hogy az üzenetet sok formátumban továbbítjuk az idő múlásával.
