Ha szükség van egy oktatási kézikönyv, üzleti folyamat vagy kézikönyv frissítésére, a tökéletes jármű egy képzési feljegyzés. A memo-formátum lehetővé teszi a címzettek célzását, valamint időbeni nyomon követési információkat, és különösen hasznos olyan helyzetekben, amikor új jogi megfontolások vagy szükséges lépések kerültek hozzáadásra egy meglévő folyamathoz. Néhány egyszerű lépést követve biztosíthatja, hogy emlékeztetője egyértelműen és tömören közölje ötleteit, elkerülve a közös buktatókat.
Azonosítsa a közönséget. Ez segíti Önt abban, hogy a legmegfelelőbb információkat tartalmazza a feljegyzéséhez. Például, ha azt írja, hogy magyarázza el, hogyan használja az új fénymásolót a harmadik emeleten, ne küldje el az emlékeztetőt az épület minden alkalmazottjának. Vagy ha egy új törvény hatással lesz arra, hogy az ügyvédi iroda az ügyvédi iránti bizonylatokat hozza, akkor nem kell a karbantartási munkacsoportot bevonni.
Ismertesse a témát. Az első pár sornak meg kell adnia az olvasóknak, hogy miért fontos ez a feljegyzés. Hadd tudják meg, hogy mi volt a régi folyamat, vagy melyik folyamatban van ez a frissítés, valamint a frissítés oka.
Ismertesse az új lépéseket vagy követelményeket. Csak egy fejlécszintet használjon, és a magyarázatait tömören és fókuszban tartsa. Adja meg a frissített információkat, valamint azokat a korábbi lépéseket vagy folyamatokat, amelyeket már nem kell követni vagy végrehajtani.
Adjon meg egy idősort. Nyilvánvaló, hogy a közönség tudja, mikor lép hatályba az új politika. Ha ez azonnali változás, akkor egyértelműen jelezze, hogy van-e türelmi idő vagy átmeneti eljárás az előzetes eljáráshoz. Például, ha van egy új űrlap a távollét kérésére, akkor a munkavállalók tudják, mi fog történni a már feldolgozott kérésekkel.
Zárja be a további lépéseket. A feljegyzés végén hagyja, hogy a közönség tudja, mit kell tennie, ha olyan kérdése van, amelyre a dokumentumban nem válaszoltak. Ez tartalmazhat egy linket további dokumentációhoz, vagy egy kapcsolattartó számot, amelyet hívhat. Ha az edzésmemória egy frissítéssorozat része, adja meg, hogy a következő frissítés készen áll.
tippek
-
Korlátozza a feljegyzését egy elsődleges témára. Használja a második személyt (te), hogy közvetlenül beszéljen a közönségével.
