A szemtől szembeni bemutatása egyszerű, hiszen létezik egy elfogadott egyezmény. Mindig kezet fog az új ismerősével, és mondja el neki a nevét. Az e-mailen keresztüli elérése nehezebb. Mi a megfelelő üdvözlés? Milyen formális legyen? Mint minden üzleti kommunikációhoz, bizonyos szabályokat követnie kell, hogy az üzenetszakértője megtartsa az üzenetet.
Craft lenyűgöző téma
Mivel az üzenet valószínűleg 500 másik felhasználóval versenyez a címzett beérkezett üzeneteiben, olyan témakört kell létrehoznia, amely arra ösztönzi a címzettet, hogy nyissa meg az e-mailt. Itt említünk valakit, aki utalt rád - "Jennifer Williams azt javasolta, hogy kapcsolatba lépek veled" - mivel a ismertség ösztönözheti a lehetőségét, hogy rákattint. Vagy említheti az e-mail célját. „A vendéglátó-ipari szolgáltatásokkal kapcsolatban érdeklődőknek meg kell csábítaniuk a címzettet. Tartsa a tárgyat 30 karakter alatt, így egy okostelefonon olvasható.
Használjon hivatalos üdvözletet
Az e-mailt kevésbé formális kommunikációs módszerként ismerik fel, mint az üzleti leveleket, és lehet, hogy kísértésnek számít, hogy a címzettet informálisan, például a „Hi David” címmel címezzük. nem helyénvaló, ha e-mailt küldesz valakinek a konzervatív iparágban, mint a pénzügyek vagy a kormány. Ha kétségei vannak, „Tisztelt Mr. Matterson”, vagy egyszerűen „Mr. Matterson jól fog működni.
Mutatkozz be
Adja meg nevét, munkakörét és egyéb adatait, amelyek relevánsak a címzett számára. Ez az Ön lehetősége, hogy emberi kapcsolatot létesítsen a fogadóval, például azzal, hogy megemlíti a közös iskolát, munkahelyet vagy iparágat. Például írhatsz: „A nevem Sonia Jindal. Egy kolléga UCLA-alamárka, aki grafikai tervezésben dolgozik. ”A kölcsönös ismerős megemlítés plusz, mivel a címzett fogékonyabb lehet, ha valaki, akit ismeri és bízik.
Magyarázd el, mit akarsz
Magyarázd el, miért írsz. Tartsa tisztán és tömören az üzenetet a félreértések elkerülése érdekében. „Az ABC cégnél dolgozom, és szeretnék elmondani egy eseményről, amit elindítunk”, jobb, mint “Izgalmas hír az új eseményünkről!” Egy világos cselekvési felhívást tartalmaz, ha megmondja a címzettnek, hogy mit szeretne történni következő. Egy utólagos hívás ütemezéséhez például írhat: „Szeretnék ütemezni egy hívást, hogy tovább tárgyaljam az ügyet, mivel nagy lehetőség van arra, hogy együttműködjünk. Vajon a hétfő délután dolgozik Önnek?
Vége hála
Köszönöm a címzettnek az idejét és figyelmét. A hálával végződő e-mailek 36% -kal nőnek az átlagos válaszadási arányok. A jó lehetőségek közé tartozik a „köszönet előre”, „köszönöm szépen az idejét”, vagy egyszerűen „köszönöm”. Jelentkezzen ki a nevével és elérhetőségével.
Ne felejtse el szerkeszteni
Mielőtt elküldené, győződjön meg róla, hogy kiigazítja az e-mailt. Csak egy esélye van arra, hogy első benyomást tegyen, és a helyesírási hibák szakszerűtlen megjelenést okozhatnak. Győződjön meg róla, hogy a nyelvtan is helyben van, és hogy teljes mondatokat és formális írást használjon ahelyett, hogy használná a barátokkal, de nem főnökkel használható rövidítéseket és kifejezéseket.
Segíthet kinyomtatni a levelet, és hangosan elolvasni, és ha valaki körül van, kérje meg egy barátját vagy rokonát, hogy olvassa át azt, amit írt.
