Ha üzleti levél írása ijesztőnek tűnik, hasznos lehet tudni, hogy minden üzleti levélnek alapsablonnak kell lennie. A sablon bármilyen üzleti helyzetben használható, és e-mailben is használható.
Dátum
Indítsa el a levelet a levél teljes dátumának megírásával körülbelül két hüvelykre a papír bal oldalán található felső részről. Az Egyesült Államokban a dátumokat mindig hónap, dátum és év szerint írják: 2009. április 23..
Címek és üdvözlés
Húzza le az egyik sort a dátumtól, és helyezze az utcai címet egy sorba, a városra, az államra és a ZIP-kódra a következő sorban, és az e-mail címét a harmadik sorban. Egy másik két sort le kell dobni, és a címzett nevét az első sorba, a címét a következő sorba, a cég nevét a harmadik sorba, a cég utcai címét, valamint a város városát, állam- és irányítószámát alá kell írni. Kezdje a levelet “Kedves” -el, vagy akár Ms. vagy Mr.-val, és a személy vezetéknevét, hacsak nem tudja, hogy a személy egy másik tiszteletet használ, mint pl. Dr. vagy Rev. A levél teteje a dátum alatt így néz ki:
123 Az Ön utcai Yourtown, ST 12345 [email protected]
Clara asszony humán erőforrás igazgatója 456 Company Road Companycity, ST 67890
Kedves Ms. Wills:
Test
A levél szövegéhez, minden egyes bekezdést hagyjon indokoltnak (még a bal oldali margóval is), és hagyjon egy sort a bekezdések között. Írásodnak a levél szövegében professzionálisnak kell lennie, és pontosan: egyértelműen jelezze a levél jellegét, az általa küldött indokokat és azt, amit remélni fog kapni a levélre adott válaszként. A levél minden elképzelését külön bekezdésbe kell különíteni. Ha egynél több kérése vagy célja van a levélre vonatkozóan, akkor adja meg őket mind a bevezető bekezdésben, mind azután teljes egészében, de külön-külön kezelje a következő bekezdésekben. Ne használjon rövidítéseket vagy rövidítéseket, mert zavart okozhat: pontosan írja le, hogy miről beszél. Használjon megfelelő nyelvtant és helyesírást, és mindig írja be a levelet, mielőtt elküldi.
Záró
Fejezze be üzleti levelét „Tisztelettel” vagy „Üdvözlettel!”. Húzza le négy szóközzel nyomtatott levélben, és tegye meg a teljes nevét. Jelentkezzen be a záró és a neved közötti térbe. E-mailben tegye a nevét a következő sorra a zárás után.
