A technológia, a redundancia-folyamatok, a terabájtok, a gigabájtok és az információ ismétlődő példányainak egy napja és kora során a rekordkezelés világi, mégis kritikus gyakorlat, amelyet minden szervezetnek le kellett volna vonnia. Az adatfájlok megőrzésének megközelítése egyre gyakrabban válik a jó üzleti döntéshozatal kenyérévé.
Milyen rekordkezeléssel jár
A rekordok kezelése több adatgyűjtési, tárolási és végső megsemmisítési területet foglal magában. A tudomány több kategóriába sorolható: bevitel és gyűjtés, tárolás, redundancia és mentés, valamint csökkentés. A beviteli és gyűjtési protokollok az alkalmazottak számára lehetővé teszik az adatok létrehozásának módját és a nyilvántartási rendszert, amelyet a későbbiekben követni kell. Azt is meghatározza, hogy mit kell tartani, és mit ne. A tárolás kiterjedhet mind a papíralapú, mind az elektronikus fájlokra, és meghatározza azokat a paramétereket, amelyeken a tárolóeszközök megengedettek és mi nem (azaz merevlemezek a papírmappákkal szemben a hálózatokkal vagy flash meghajtókkal szemben). A redundancia és a biztonsági mentés a fontos információk biztonsági másolatainak fenntartását jelenti katasztrófa esetén. Végül a csökkentés meghatározza az üzleti rendszerekből származó adatok megsemmisítésének és eltávolításának megengedett módszereit.
Statisztikai segítségnyújtás a döntéshozatalhoz
A rekordok kezelése lehetővé teszi a statisztikák egyszerű gyűjtését. Az üzleti döntéshozatal nagy része trendelemzésen alapul. A trendelemzés kidolgozása és kiépítése az információs és adatminták megtalálásán alapul, és következtetések levonása ezeknek a mintáknak a viselkedéséről. Minél jobb az információkezelés, a jobb trend-elemzés és a kapcsolódó üzleti ismeretek hajlamosak.
Információs veszteség elkerülése
A rekordkezelés másik fontos eleme az adatvesztés megakadályozása. Nagyon könnyen megtörténhet: egy fájl törlésre kerül, a rossz mappa aprított, rossz munkatárs érzékeny adatokkal sétál ki az épületből.
A rekordkezelés gondoskodik arról, hogy megelőző folyamatok történjenek az információk védett módon történő megszervezéséhez. Ezután az elbocsátásokat, például biztonsági mentési rendszereket és több példányos tárolókat helyezik el, így ha egy fájlrendszer megsemmisül, akkor egy újabb másolattal gyorsan cserélhető. Végezetül, a biztonsági intézkedések segítenek a megrongálódott fogási nyilvántartásokban, amelyek veszélyeztethetik a vállalat jólétét és érdekeit.
Szervezeti előnyök
A rekordkezelés javítja a hatékonyságot. Az adatokat gyorsabban, könnyebben találjuk, és a döntéshozatalt azonnali elemzés és információkeresés javítja. A jobb nyilvántartás csökkenti az erőforrás-hulladékot. Kevesebb papírt és tárolórendszert használnak, amikor a megfelelő protokollokat követik. A véletlen megsemmisítés és az állandó veszteség elkerülhető, ha a megfelelő adatkezelés biztosítja a legújabb biztonsági másolatok létezését. A Records menedzsmentje is nyomon követ egy papírt, hogy megvédje a társaság tevékenységeit peres eljárás során. Végül, a nyilvántartások kezelése segít fenntartani a jó szervezetet az ügyfelek vagy projektek kezelésében, azok kezelésében és kiszolgálásában. A szervezett információgyűjtő rendszer megtartásával értékes adatokat és információkat lehet lekérni, ha szükséges egy ügyfélre vagy projektre.
Outsourcing opcióként
Sok vállalat szeretné, hogy továbbra is elkötelezettek maradjanak az alapvető szakterületeik iránt, és nem akarják, hogy annyira zavarják az adatrendszerek fenntartását. Ilyen esetekben nagyon hasznos lehet egy partner vagy szállító használata az iratkezelés fenntartásához és tervezéséhez, így az ügyfélvállalat csak az alapvető tevékenységükre koncentrálhat. Az adminisztráció csak arra törekszik, hogy fizessen egy olyan szolgáltatásért, amely biztosítja, hogy a tárolt információ összegyűjtése és karbantartása megtörténjen, mivel az ügyfélnek szüksége van rá a döntéshozatalhoz. Számos nagyobb vállalat lépett az irányba, hogy hatékonyabbak legyenek, néha csak a biztonsági mentési szolgáltatásokat kiszervezzék, mások pedig a teljes nyilvántartási rendszereket a gyártók felé fordítják a jobb kezelés érdekében.
