A JISC InfoNet leírja az iratkezelést, mint az összes rekord szisztematikus menedzselését, valamint a benne foglalt információkat vagy adatokat. A múltban ezeket a rekordokat papír formátumban tárolták, és minden nagyvállalatnak nyilvántartása volt, amelyet néha egy hivatalnok hadserege állított. Ma az elektronikus iratkezelő rendszerek átvették. Mind a manuális, mind az elektronikus iratkezelő rendszereknek egyértelmű előnyei és hátrányai vannak.
Adat visszakeresés és megosztás
Az egyik vezető ok, amiért sok szervezet elment papírmentesnek, az az egyszerűség, amellyel az elektronikus rendszer lehetővé teszi az információkeresést és -megosztást. Amikor az adatokat papíron tárolják, és egy rendszerleíró adatbázisban tárolják, a kiolvasás kihívást jelent. Ezenkívül az információt egyszerre csak egy személy használhatja. Míg az elektronikus rendszerek ezt a problémát megoldják, más kihívásokkal is rendelkeznek.
Berendezés költsége és az elavulás lehetősége
Amikor egy szervezet papírmentes, hatalmas mennyiségű adatot tárolnak a papíron, amelyeket szkennelni és digitális formátumban tárolni kell. Az edzéshez szükséges hardverek és szoftverek jelentős összeget fizettek. A kezdeti költségek, az elektronikus rendszerek jelentős hátránya, hogy a hardver és a szoftver egyaránt elavulttá válik viszonylag rövid idő alatt. A hardver csak 18 hónap alatt változhat, míg a szoftver 2-3 évente változik.
Elektronikus rendszerek és az emberek problémája
Az elektronikus iratkezelő rendszer bevezetése a munkavállaló hozzáállásának megváltoztatását igényli. Bármilyen radikális változást egy szervezetben szkeptikusan látnak sok alkalmazott, akik nem biztosak abban, hogy az ilyen változások hogyan érintik őket. Ha a régebbi fájlrendszereket újakkal helyettesítik, akkor a munkavállaló az ellenőrzés elvesztését érzi, és ezt a munkáltatói garanciákkal kell kezelni, és a végrehajtott rendszer sikerének támogatásával.
Biztonság és egyéb kérdések
A megnövekedett információmegosztás révén az elektronikus iratkezelő rendszer lehetővé teszi a biztonság kérdését. Hacsak nem hoznak megfelelő intézkedéseket, lehetővé válik, hogy a bizalmas vállalati információk rossz kezekbe kerüljenek. Ezenkívül a rekordok kezelése problémát okozhat, ha a rendszer eltömődik a felesleges feljegyzésekkel (például dokumentummásolatokkal). Nem szokatlan, hogy olyan helyzeteket találunk, ahol a jelentős mennyiségű nyilvántartás valójában levélszemét.
