Az üzleti nyilvántartások kezelése magában foglalja a rekordok besorolását, tárolását, biztosítását és megőrzését vagy ártalmatlanítását. A fényképeket, e-maileket és fájlokat nyilvántartásnak tekintik. A rekordokat üzleti funkciójuk szerint osztályozzák. Például egy fájl "aktív" kategóriába sorolható, és az előrehaladási jelentéssorozatban található. Magának a sorozatnak a története vagy a fiskális kategóriába sorolható.
Jogi
A nyilvántartások kezelése alapvető szerepet játszik számos jogi dokumentumot előállító szervezetnél. Fontos, hogy egy vállalat létezzen, hogy jogi dokumentumok könyvtárát tartsák fenn. A jogi folyamat bonyolultabbá válhat, ha figyelmen kívül hagyják a nyilvántartások kezelését. A jogi dokumentációnak könnyen hozzáférhetőnek kell lennie, ha a vállalat egy ügyben vagy jogi válságban van.
Közigazgatási
Adminisztratív szempontból a nyilvántartási programnak logikus és jogi módon azonosítania kell, meg kell őriznie és el kell juttatnia a nyilvántartásokat. Az iskolarendszerekben a nyilvántartások karbantartása és benyújtása tartalmazhatja az oktatók által szolgáltatott információkat. Ez a fajta információ tartalmazza a gépírást vagy a szövegszerkesztett anyagot. Ide tartoznak a diákoknak és a szülőknek küldött levelek is.
Kutatás
A vállalat piackutatása, stratégiai tervei és üzleti tervei időérzékeny dokumentumok. A felhasználás módja a szervezet folyamatban lévő projektjeitől vagy céljaitól függ. Ha egy vállalat egy új piacra kíván behatolni, az elsődleges vagy másodlagos kutatásra támaszkodhat. A referenciaanyagok mindkét formája jelentős szerepet játszhat a vállalat bővítési erőfeszítéseiben.
