A könyvtár csak annyira jó, mint az indexelési rendszere: Dewey Decimal nélkül, a Kongresszusi Könyvtár és valamilyen kötetkatalógus, senki sem tudta megtalálni a megfelelő könyvet gyorsan vagy megbízhatóan ahhoz, hogy a könyvtár hasznos legyen. Amíg a modern közkönyvtárak a 19. század közepén nem váltak normává, a professzionális könyvtárosok megemlékeztek a gondozásukban lévő tómák helyéről. Később a manuális rendszerek, mint például a kártyakatalógusok, segítették a patronokat felkutatni a kívánt könyvek helyét. Az 1990-es évek óta a legtöbb könyvtár automatizálta működésének néhány aspektusát. Ezeknek a rendszereknek a telepítésének költségei és erőfeszítései ellenére kiváló modellek, ha figyelembe vesszük a korábbi módszerek hátrányait.
Az emberi hiba sérülékenysége
Minden olyan rendszer, amelyen az emberek dolgoznak, érzékenyek a zavaros, fáradt vagy inkompetens csapattag által elkövetett hibákra. Az automatizált rendszerek még mindig emberi kölcsönhatást igényelnek, de csökkentik az emberi döntések vagy műveletek számát. Akár egy védőszolgálati kérelem benyújtása, akár az új könyvek érkezésének nyomon követése, a számítógép által kezelt minden lépés hatékonyabbá teszi az egész rendszert, mert kevésbé hajlamos a hibákra.
Költségek Kiegészítés idővel
Egy automatizált rendszer telepítése 20 000 - 50 000 dollárba kerülhet a könyvtárra egyedül. Az előzetes költségek ellenére az automatika idővel pénzt takarít meg. Ez a megtakarítás két formában történik. Számos művelet, ha egyszer működött, folytatódik a munkatársak bevonása nélkül - például a könyvtárközi kölcsönkérésekről szóló jelentések készítése vagy az elektronikus késedelmes értesítések küldése. Az automatizálás támogatásával gyorsabban megtörténhet olyan műveletek, amelyeknek még mindig szükségük van egy emberre - például visszaadott könyvek feldolgozására. Mindkét esetben a könyvtár csökkentheti a személyzetet a költségvetés csökkentése érdekében, vagy a megtakarított pénzeszközöket több ügyfélközpontú feladatra és programra alkalmazhatja.
A keresések hosszabbak és kevésbé hatékonyak
Egy adott könyv keresése a katalógusban - a leginkább ikonikus kézi könyvtárrendszer - azt jelenti, hogy az egyik indexről a másikra költöznek, amikor a szerzőtől a címre történő keresést megváltoztatja. Automatizált rendszerrel bármelyik keresést ugyanazon a helyen végezhet, néhány kattintással. Ez megőrzi a mesterek időt a régi módhoz képest, és kevesebb segítséget igényel a könyvtár alkalmazottai. Mivel a fizikai helyett minden index virtuális, az automatizált rendszer több keresési kategóriát is tartalmazhat egy másik bútor hozzáadása nélkül. A szabadalmak szélesebb körben kereshetnek kulcsszavakat és fogalmakat, mint egy kártyakatalógus. Az automatizált katalógusok is online helyezhetők el, hagyja, hogy a védőszentje megerősítse, hogy a könyv otthonról elérhető, ahelyett, hogy a könyvtárba jönne és csalódott lenne.
Az információs autópálya mögött balra
A könyvtárak és az információk gyors ütemben digitalizálódnak. Bármely, manuális operációs rendszert használó könyvtár nem tud csatlakozni a digitális erőforrásokhoz. Ez sokkal nehezebbé és időigényesebbé teszi az információk és publikációk megosztását, mint egy automatizált rendszerrel. Ahogy a 21. század előrehaladtával és több erőforrással teljessé válik, a manuális könyvtárak védőszentjei nem lesznek képesek egyre több információhoz jutni.
Korlátozások bevezetése a jövőre
Az e-könyvek, a podcastok, a blogok és a videó bemutatók mindegyike része annak, hogy a modern világ kommunikálja az emberi tudás összegét. A manuális rendszerekkel rendelkező könyvtárak korlátozott hozzáférést biztosítanak a növekvő munkához. Ezzel szemben minden minőségi automatizált rendszer alapértelmezés szerint biztosítja a távoli és helyszíni hozzáférést ezekhez a forrásokhoz.
