A feljegyzéseknek tömör, célirányos módon kell információt közvetíteniük. Ez a non-nonsense stílus azt jelenti, hogy még akkor is, ha izzad a lehetőségét, hogy írj egyet, meg kell találnod az egyszerű, ésszerű formátumot, amely üdvözlő megkönnyebbülést jelent a többi, munkaigényesebb írásmódtól, amit az asztalodon lehet.
Írj egy címet
Kezdje a feljegyzését egy szabványos címsor megírásával, amely külön sorokban tartalmazza a „To:”, „From:”, „Date:” és „Subject” kifejezéseket. Gondoljunk bele a közönségsorba, rájönve, hogy esetleg nem szeretné terjeszteni emlékeztetőjét az egész vállalatnak, hanem csak néhány osztálynak. Az illeszkedő fejléc lehetővé teszi az olvasók számára, hogy gyorsan elolvassák és fontos információkat gyűjtsenek a kezdetektől kezdve - a relevancia és a téma között.
Állapítsa meg a célját
Írjunk egy rövid nyílást, amely a lehető legegyszerűbb értelemben egyértelműen meghatározza az írás célját. Adjon meg egy személyiséget, ha kívánja, de tartsa meg ezt a kiegészítést. Például, ha bejelentést készít, akkor írhat: „Egy különösen hosszú és kimerítő keresés után pozitívan örülök, hogy bejelenti, hogy az ABC Company bérelt XYZ Writers Groupot, hogy irányítsa a közelgő marketingtevékenységünket.”
Kifejlesztés a pontossággal
Az emlékeztetőt - legfeljebb két vagy három bekezdést - szentelje a nyitó nyilatkozatának kidolgozásához. A kérdések előrejelzése fontos; nem akarod, hogy emlékeztetője több kérdést generáljon, mint amennyit válaszokat ad, de egy feljegyzés nem is a teljes körű, 360 fokos nyilvánosságra hozatali fórum. Hierarchikus módon szervezze meg a legfontosabb információkat - amit az alkalmazottak szeretnének tudni és mit kell tudniuk. Végül, ne feledje, hogy egy feljegyzés ritkán szolgál a „végső szónak” egy témában; sőt, néha teljes körű tevékenységeket indít el. Tehát az emlékeztető testének utolsó bekezdését „következő lépésekre” vagy „a következő lépésekre” fordítsa. Például ebben az esetben érdemes megosztani, amikor bemutatja az írók csoportját az alkalmazottaknak.
Stílusban zárva
Zárja be a jegyzetet egy remek jegyzetről, felismerve, hogy implicit üzenetet küld az alkalmazottai számára, hogy kövessék. Azt mondhatod például: „Tudom, hogy várom, ahogy én is, hogy elkezdjük ezt a izgalmas fejezetet cégünk történetében. Előre is köszönöm a folyamatos lelkesedést és elkötelezettséget.
Mutasson a Mellékletek pontra
Jegyezze fel a feljegyzés alján található jelölést vonatkozó mellékleteket, például olyan dokumentumokat, amelyeket az alkalmazottak elolvasnak, vagy új eljárásokat szeretne követni. Egyszerűen írja be a „Attached:” szót, és röviden összefoglalja az információkat. Ebben a példában érdemes lehet az írócsoport korábbi marketing projektjeinek összefoglalóját is feltüntetni, hogy az alkalmazottai megismerkedhessenek a csoport stílusával és teljesítményeivel. Legyen kifejezetten arról, hogy az alkalmazottak hol találják meg ezt az információt. Például, hogy közzéteszi-e a jegyzet papírmásolatát egy hirdetőtáblán, vagy e-mailben küldje el a vállalatot, ügyeljen arra, hogy a munkavállalók megértsék, hogyan férhetnek hozzá a melléklethez.
tippek
-
Olvassa el hangosan a feljegyzését, amikor gondosan kinyomtatja és szerkeszti azt, mielőtt azt terjesztené.
