A szálloda egy találkozójának megtervezése során gondoskodni kell arról, hogy az értékesítési osztály helyesen rögzítse a csoport igényeit, hogy ne kerüljön túlterhelésre. A szálloda elérhetőségei egy csoportot hoznak létre a találkozóra, hogy megosszák a többi osztályt, és biztosítani tudják, hogy bármi, ami a szállodában szükséges. A csoportos önéletrajz olyan profil, amely magában foglalja a szervezet célját a szállodában való találkozásra, a résztvevők számát, a hálószobák számát és a szükséges parkolóhelyeket, a vendéglátás és egyéb funkcionális igényeket, amelyeket a szálloda nyújt. Ezt a profilt körülbelül 14 nappal a rendezvény előtt kell létrehozni, hogy az idővonal megfeleljen ennek megfelelően.
Írjon ki mindent, amire szüksége lesz az értekezlethez, és adja meg a szállodai értékesítési kapcsolattartónak, hogy megbizonyosodjon arról, hogy a szálloda rendelkezik-e az Ön igényeinek megfelelő erőforrásokkal. Az étkezések, a harapnivalók, a parkolóhelyek, a breakout szobák és az éjszakai szobák olyan példák, amelyeket meg kell osztani az értékesítési kapcsolattal. Ez egy előzetes elképzelést fog adni neki a találkozóról alkotott elképzeléseiről és a szálloda szerepéről, hogy zökkenőmentesen működjön. Szabványos formanyomtatványt adhat ki, hogy kitöltse ezt az információt.
Hozzon létre határidőket a résztvevők találkozójának regisztrálására a szállodai értékesítési kapcsolatok időbeli ütemezésével kapcsolatban, hogy tájékoztassa a személyzetet a találkozó szükségleteiről. Olyan ösztönzőket használjon, amelyek ösztönzik a korai regisztrációt, ideértve a kedvezményes regisztrációs díjakat vagy a konferenciaszerződéseket. Győződjön meg róla, hogy a résztvevők tudják, mi áll rendelkezésre a szállodában, és fontolja meg a regisztrációt a további tevékenységekre az űrlapon. A gyógykezelések, az értekezlet nélküli vacsorák és a kirándulási tevékenységek olyan elemeket jelenthetnek, amelyeket a hotel rendelkezhet, ha a szállodában rendelkezésre állnak azok a források, amelyek biztosítják őket, és megfelelnek az Ön találkozójának.
Kommunikáljon értékesítési kapcsolataival, ha meghaladja a végső határidőt, hogy megbizonyosodjon arról, hogy van-e a résztvevő személyek száma és mi lesz a szállodától. Az esetleges további résztvevők számát alapuljon a résztvevőknek, akik részt kívánnak venni, de a helyszíni regisztrálásra és a helyszíni regisztrációra vonatkozó történelmi számokat.
Kérje a csoport felülvizsgálatának folytatását két héttel az ülés előtt. Ekkor létrejön a csoport folytatása, és készen áll arra, hogy megosszák a többi szállodával. Biztosítani kell, hogy az értékesítési kapcsolattartó által rögzített számok és tevékenységek megfeleljenek az ülésen tervezett számoknak és tevékenységeknek. Kérdezzen meg, hogy megbizonyosodjon róla, hogy megérti az összes elemet, amelyet felülvizsgál. Azonnal forduljon az értékesítési kapcsolattartó figyelmébe.
Tekintse át a számlát a szállodától, és illessze össze a csoport újraindításával áttekintett információkkal és a szervezet regisztrációs adataival, miután befejezte az ülést. Ellenőrizze a pontatlanságokat és a túltöltéseket. Ha talál valamit, lépjen kapcsolatba az értékesítési kapcsolattartójával és az értékesítési menedzserrel, hogy azok megfelelően korrigálhatók legyenek.
tippek
-
Kérje meg a csoport fizikai példányát, hogy az ülés előtt folytassa a nyilvántartásait. Tekintse át a minta csoport folytatásának űrlapjait, hogy elképzelje, hogy a szállodai értékesítési osztálynak előzetesen szüksége lesz rá. Közöljön minden olyan jelentős változást, amely a lehető leghamarabb befolyásolja az értekezletet.
