A termináljegy-nyilvántartás egy olyan fájlrendszer, amely az utolsó két számot használja a fájlok szervezéséhez. Ezután a számokat fordított sorrendben követi, hogy meghatározza a szükséges fájlt. Ennek eredményeképpen ez a numerikus rendszer a nagyszámú nagyvállalat számára hatékony. A termináljegy-nyilvántartásnak négy fő előnye van, amelyek megkülönböztetik azt a többi iratrendszertől.
Egyszerű kezelés
A terminál számjegybejelentés egyik legnagyobb előnye, hogy viszonylag könnyen kezelhető. Mivel a fájlok számszerűen vannak elválasztva, a munkatársaknak könnyű a nyomon követése egy rövid idő alatt. Valamennyi személynek a pálya számát fordított sorrendben kell elvégeznie, amíg a fájl megtalálható.
Nagyméretű vállalatok
Ha egy vállalatnak több, mint 10 000 fájl tárolására van szüksége, akkor a terminálszámú fájlrendszer használata ideális. Ennek a rendszernek a kialakítása tökéletesen alkalmas több ezer fájl kezelésére és a szervezet fenntartására. Míg más rendszerek, például az alfabetikus vagy a színkódolású fájlok, csak kis számú fájl kezelésére képesek, a termináljegy-nyilvántartás lényegesen jobban kezelhető. Ennek eredményeképpen ez a bejelentési forma gyakran a nagy kórházak választása.
Megakadályozza a zsúfoltságot
További előnye, hogy megakadályozza a zsúfoltságot az iratrendszer körül. Mivel a terminálszámú bejelentés a fájlokat széles körben terjeszti, 100 részre osztva, több helyet teremt és megakadályozza, hogy a többszemélyzet a koncentrált terület körül kiszoruljon. Az idő megmentésre kerül, és a vállalat munkafolyamata gördülékenyebben futhat, mint egy alternatív nyilvántartó rendszerrel, mint például egy ábécé.
Társadalombiztosítási számok
A másik előny az, hogy a magánszemélyek nyomon követése a társadalombiztosítási számok segítségével ideális a terminál számjegybejelentéshez. Az utolsó egységtől a másodlagos egységhez való visszalépés az elsődleges egységhez megkönnyíti az egyén fájljának megkeresését. Ezáltal a termináljegy-nyilvántartás tökéletes a kormányzati szervek számára.
