A humánerőforrás-rendszer (HRS) olyan informatikai rendszer, amely rögzíti, tárolja és megosztja a szervezet emberi erőforrásainak gyakorlatával, politikáival és kezelésével kapcsolatos információkat. Az emberi erőforrás-menedzsment rendszer (HRMS), a humán erőforrás információs rendszer (HRIS), a humán tőke menedzsment rendszer (HCMS) és a humán erőforrás információs technológia (HRIT) néven ismert. A HRS segíti a szervezetet az emberi erőforrások összetett és egymással összefüggő aspektusainak kezelésében, beleértve a szövetségi és állami foglalkoztatási törvények betartását is.
HMS struktúra
A HRS automatizálja a lényeges humánerőforrás-gazdálkodási funkciókat, például a munkavállalói menedzsmentet, a kompenzációt és a juttatásokat, valamint a döntéstámogatást. Integrált adatbázisokból áll, amelyek funkcionális feldolgozóegységekhez kapcsolódnak, mint például bérbeadás, idő és részvétel, fizetés, juttatások és nyugdíjak, munkavállalói készségek és képzés. Mivel az adatbázisok integráltak, az alapvető információkat, mint például a munkavállaló nevét, címét és a társadalombiztosítási számot, csak egyszer kell beírni, majd az összes funkcionális feldolgozó egység lekérheti és felhasználhatja az információt.
Munkavállalói menedzsment
A HRS a munkavállalókra vonatkozó összes információt a foglalkoztatás kezdeti kérelmétől a végső fizetésig rögzíti. Elismeri az alapvető azonosító információkat, a munkaköröket, a teljesítményadatokat, a fizetési arányt, a munkavállalói készségek leltárát és a képzési előzményeket. A munkavállalói menedzsment adatbázisban rögzített információkat az Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) által előírt megfelelőségi jelentésekre is használják, mint például az életkor, a nem, az országos származás, a faj és a fogyatékosság.
Kompenzáció és előnyök
A HRS kompenzációs és juttatási funkciói információkat gyűjtöttek a munkaórákról, és a bérek, a szövetségi és állami adók és egyéb levonások, például az egészségbiztosítás és a nyugdíjjárulékok összegének kiszámításához használják. A rendszer fizetéseket vagy betéteket fizet közvetlenül a munkavállalói bankszámlákba. Ezenkívül kiszámítja a keresett szabadságot és a betegszabadságot a fizetési periódus és az évenkénti összesítés összegével.
Döntés támogatás
A HRS egyszerűsíti a jelentéstételi és döntéshozatali tevékenységeket azáltal, hogy szabványos humánerőforrás-jelentéseket hoz létre, mint például a fizetés, az új bérek és a munkavállalói átutalások. Ezt az információt a vállalkozás kezelésére, a szervezeti teljesítmény mérésére és a jövőre vonatkozó tervekre használják. A HRS lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy speciális jelentéseket készítsenek bizonyos helyzetek elemzésére és a tendenciák azonosítására, mint például a szervezet egyik területén a megnövekedett munkavállalói forgalom.
Információ megosztás
A humánerőforrás-rendszerek elősegítik az információk megosztását és integrálását egy szervezet más alapvető üzleti rendszereivel, beleértve a pénzügyi, számviteli és ellátási láncot. Lehetővé teszik továbbá az adatok megosztását harmadik felekkel, mint például a szabályozó ügynökségek számára készített jelentések és az egészségügyi biztosító és nyugdíjalap-tervezők adminisztrátorainak történő adatátvitel.
Munkavállalói önkiszolgálás
Számos humánerőforrás-rendszer magában foglalja a munkavállalói önkiszolgáló funkciót, amely intranet-kapcsolaton keresztül működik - a vállalat tulajdonában lévő biztonságos és privát honlap. A honlap segítségével az alkalmazottak frissíthetik személyes adataikat, beírhatják a munkaidőt, regisztrálhatnak a képzésre, és felkutathatják a felhalmozott nyaralásukat és betegszabadságukat anélkül, hogy kapcsolatba kellene lépniük a humánerőforrás-képviselővel. A munkatársak az asztalon, a laptop számítógépen vagy a gyárban vagy a raktárban található számítógépes kioszkról kereshetik ki a számítógépükről származó információkat.
