Az 1980-as és 1990-es években csak a közepes és a nagyvállalatok adhattak drága emberi erőforrás-információs rendszereket (HRIS). Ezek a programok nagyszámítógépeket és magasan képzett programozókat igényeltek, hogy működtessék és karbantartják őket. Napjainkban szinte minden vállalat nemcsak emberi erőforrás-információs rendszert engedhet meg magának, hanem szükségleteket is megenged. Még egy kevesebb, mint 10 alkalmazottal rendelkező vállalat is vásárolhat egy alapvető HRIS programot, amely az asztali számítógépre telepíthető az alapvető emberi erőforrás-folyamatok automatizálására.
Mi a HRIS?
Lényegében egy HRIS egy olyan adatbázis vagy adatbázisok kombinációja, amelyek információt cserélnek. Például a munkatársakat bérlő adatbázis rögzíti a munkaalkalmazásokkal kapcsolatos összes információt. Amikor egy vállalkozás új alkalmazottat bérel, a személy alapvető demográfiai adatait más HRIS modulokkal osztják meg, így a HR személyzet tagjai nem kell újbóli bevinni az adatokat.
A folyamatok automatizálása és egyszerűsítése
A HRIS-nek három alapvető összetevője van: a munkavállalói információk, a bérszámfejtés és az előnyök. Ezek képviselik a szervezet humánerőforrás-részlegének alapvető üzleti funkcióit. A HRIS automatizálja és racionalizálja ezeket a folyamatokat, ami felszabadítja a HR személyzetet a projektmunkák és a problémák kezelésére. Például a munkavállalók azonosító számot használnak, vagy a munkavállaló személyazonosító igazolványát "swipe" segítségével ellenőrizhetik minden reggel elektronikus időóra, amely automatikusan átadja az adatokat a HRIS-nek. Ez kiküszöböli annak szükségességét, hogy a bérszámfejtő személyzet manuálisan írja be a munkavállalói munkaidőt a papíridőkártyákból a bérszámfejtési rendszerbe.
A munkaalkalmazási folyamat egy másik jó példa arra, hogy a HRIS hogyan csökkentheti a költségeket. Sok vállalatnál az interneten keresztül jelentkeznek pályázók. Ez azt jelenti, hogy a HR személyzetnek már nem kell fizikailag kezelnie, rendezni és továbbítani az alkalmazásokat a megfelelő osztályoknak.
Jelentés és döntéshozatali támogatás
Mivel az alapvető HR-folyamatok automatizáltak, és az összes szükséges információ a kapcsolódó adatbázisokban tárolódik, a HRIS leegyszerűsíti a jelentéstételi és menedzsment-döntés-támogatási tevékenységeket. A legtöbb rendszer számos standard HR-jelentést tartalmaz, amelyek felhasználhatók az üzlet és a jövőbeni tervek kezelésére, mint például a fizetési periódus és az évenkénti kompenzáció, a beiratkozás előnyei, valamint a munkavállalói idő és a részvétel. Számos HR-rendszer lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy ad hoc jelentéseket dolgozzanak ki konkrét kérdések elemzése vagy a stratégiai tervezés irányításának segítése érdekében.
Jogi megfelelés támogatása
Ezek a rendszerek az állami és szövetségi ügynökségek által igényelt jelentéseket és dokumentációkat hoznak létre, mint például a W-2 bér- és adóbevallás, az egyenlő foglalkoztatási lehetőségek bizottsági EEO-1 munkáltatói részlet és összefoglaló jelentés, valamint a Munkaügyi Minisztérium betegség- és sérülési jelentése (OSHA 301 Jelentés).
A HRIS segíthet a vállalkozásoknak tárgyalásos munkaszerződésekben, a megállapodás követelményeinek a napi műveletekbe történő beépítésével, mint például a szolgálati idő nyomon követése a promóciók, az elbocsátások és a fizetések emelése céljából. Az informatikai technológia segít a HR osztályban az alkalmazottak panaszának és teljesítményének figyelemmel kísérésében.
HRIS linkek
A rendszer kifinomultságától függően a HRIS program lehetővé teszi az adatok megosztását és integrálását más alapvető üzleti rendszerekkel, például a pénzügyi és az ellátási lánc menedzsmentjével. Ezen túlmenően egyes rendszerek hálózati kapcsolatokat biztosíthatnak az egészségbiztosítási szolgáltatók és a nyugdíjalapok ügyintézői számára. Ez lehetővé teszi, hogy a munkáltató és a biztosítási szolgáltató vagy az alapkezelők gyorsan és egyszerűen megoszthassák a munkavállalói információkat.
A HRIS a vállalat humánerőforrás-részlegét is összekapcsolja a vezetőkkel és az alkalmazottakkal. Intranet használata - a vállalat tulajdonában lévő és üzemeltetett biztonságos magánhálózati hálózat - a munkavállalók be tudnak lépni munkaórájukba, beiratkozni a juttatási programokba vagy a továbbképzési kurzusokba, és kaphatnak kommunikációt a HR osztálytól.
