Az üzemanyag-nyilvántartás elszámolásához funkcionális módszert kell alkalmazni a térfogatméréshez, mind az üzemanyag befogadásakor, mind a kibocsátáskor. A környezeti tényezők észlelt készlethiányt okozhatnak; például magas hőmérsékleten a nyomásmentes tartályokban lévő üzemanyag egy része elpárologhat, és ezért nem áll rendelkezésre a folyadék térfogatának mérésére, vagy akár a hajó nyitásakor is, ha kézi mérést végez. Alternatív megoldásként a hideg időjárás a folyékony üzemanyag-készlet térfogatcsökkenését okozhatja. A pontos üzemanyag-leltár fenntartása szempontjából fontos a lopásgátlás, de a zárszerkezetek használata is fontos.
Jegyezze fel az üzemanyag-tranzakciókat egy naplóba. A több helyszínnel rendelkező vállalatoknak minden egyes kiadási helyről naplót kell készíteniük, amelyet a webhely adminisztratív személyzete rendszeresen frissít. A cégvezetőknek személyes üzemanyag-tranzakciós naplót kell vezetniük. A megosztott járműveknek saját log-in-jükkel kell rendelkezniük a független illesztőprogram-naplók mellett, hogy a két adatkészlet később hivatkozással lehessen hivatkozni. A jármű- és vezetőnaplónak tartalmaznia kell az egyes napokon megtett távolságot az üzemanyag-hatékonyság figyelemmel kíséréséhez.
A naplókönyvek adatait rendszeresen összeállítja egy számítógépes táblázatba, hogy nagyobb képet kapjon a szervezeti üzemanyag-felhasználásról. Az üzemanyag-raktárakkal rendelkező vállalatok használhatják a hajónapló adatait annak meghatározására, hogy mennyi üzemanyag marad raktáron.
Manuálisan ellenőrizze és rögzítse a tényleges üzemanyagot a tárolás során, mind a gépesített mutatók, mind a kézi szórólap segítségével. A tényleges üzemanyag-készlet összehasonlítása a log-alapú táblázatos becsléssel figyelmeztetheti a vállalatot a hibás szivattyúberendezésekre vagy lopásokra. A Cantest Solutions Inc. szerint az üzemanyag elpárolgása nem eredményezhet több mint 0,125% -os mérési eltérést egy átlagos nyári napon. Az eltérések jelentősen magasabbak, mint ami problémát jelenthet.
Zárja be a szivattyúkat és a gázfedeleket, amikor nem használja. Ez megakadályozza a lopásból adódó készletcsökkenést.
Hasonlítsa össze az adatokat egy hónapról a másikra a naplók és a táblázatok adatai alapján. Az adatok keresztreferenciálása felfedheti az üzemanyag-felhasználás trendjeit, és akár hasznos indikátorként is szolgálhat a jármű karbantartásához, mivel a nyilvántartások nyomon követik az egyes járművek üzemanyag-fogyasztását.
tippek
-
Több napló létrehozása a naplóadatok alapján lehetővé teszi a számviteli személyzet számára, hogy nyomon követhesse az üzleti szempontból releváns különböző tényezőket. Bizonyos vállalkozások, mint egy benzinkút, elégedettek lehetnek az egyszerű tüzelőanyag felvételére és a jelentések készítésére, míg a flotta-járműveket használó vállalkozások hasznos betekintést nyerhetnek a bonyolultabb nyilvántartásból és jelentésből.
Figyelem
Fontos, hogy időről időre manuális leolvasásokat vegyünk, különösen a föld alatti üzemanyagtartályok kezelése során. A gépesített olvasóeszközök meghibásodhatnak, és a tartályok szivároghatnak, ami azt jelenti, hogy a mérőpálcás vonalzóval végzett egyszerű kötetvizsgálat problémát okozhat, mielőtt a hógolyókat valami komolyabbra hajtja.
