A szervezet által kapott támogatásról szóló jelentéstétel a támogató intézmény és a kedvezményezett közötti kapcsolat fontos aspektusa. A támogatási jelentések tájékoztatást nyújtanak az eredeti támogatási javaslatban végzett tevékenységekről, új eredményekről, buktatókról, sikerekről és pénzügyekről. Az őszinte, világos és a támogatási jelentésben szereplő eredmények segítik a segítő intézményt annak hatásának mérésében és a szervezet tapasztalatai alapján történő tanulásban. Fontos, hogy számoljon be az eredeti támogatási javaslatban javasolt konkrét eredményekről és tevékenységekről. A támogatási jelentések általában fedőlapot, fedőlapot, narratívet és pénzügyi elemeket tartalmaznak.
Gyűjtsük össze az információkat és a küldött feladatokat
Amikor egy támogatási jelentés megírásakor elkezdi írni, tisztázni kívánja a támogatási javaslatban javasolt sajátosságokat, és nagyon jól ismeri a támogatásból finanszírozott projektet. Lásd a támogatási javaslatot és a támogatás odaítélési levelét.
Nos, a jelentés határidejét megelőzően kérjen segítséget a megfelelő osztályok vezetőitől, amelyeknek a támogatás teljesítéséhez szükségesek. Például konzultáljon a pénzügyi beszámolókkal és a pénzügyi kimutatásokkal, a helyszíni jelentések programszemélyzetével, az igazgatóval az aláírásért és a képekért való kommunikációért.
Gyűjtsük össze a különböző anyagokat, és tartsd őket ujjhegyeken, ahogy mindezt együtt a jelentésben.
Írja be a fedőlapot és a narratív részt
Az első rész a fedőlap és az alapvető kapcsolattartási információk és adatok megadására szólít fel, amelyek összekapcsolják a támogatási jelentést az eredeti támogatási javaslattal. Ez a rész tartalmazza a szervezet jogi nevét, a támogatásban szereplő projekt dátumtartományát, a szervezet ügyvezető igazgatójának vagy elnökének nevét, a finanszírozott projekt legismertebb nevét és a támogatási jelentést. Tartalmazza a teljes levelezési címét, telefon- és faxszámát, e-mail címét, a projekt nevét, a támogatás összegét, az azonosító számát és a támogatás célját. Győződjön meg róla, hogy az összes információ megfelel az eredeti támogatási kérelemben és az odaítélési levélben foglaltaknak. A jelentés láblécében helyezze el a jelentés azonosító számát és oldalszámát.
A narratív szakaszban magyarázza el, hogy a projektfinanszírozás milyen hatást gyakorolt a közösségére vagy az emberek, akiket segített, életében. Kvantitatív adatokat és statisztikákat adhat meg, mint például az érettségi arányok, a jövedelmi szintek vagy a fokozatok. Minőségi adatokat is szolgáltathat, mint például felmérések, interjúk vagy történetek a magánszemélyekről vagy családokról, akik a szolgáltatásaiból részesültek.
Mondja el a támogatót, ha valami újat fedez fel a támogatás eredményeként. Magyarázza el részletesen, ha valami váratlan történt, jó vagy rossz.
Mondja el a támogatónak, hogy együttműködött-e más szervezetekkel és hogyan befolyásolta a projektet. Ez azért fontos, mert a támogatók a szervezetek közötti együttműködést értékelik.
Ossza meg a projektből nyert tanulságokat. Ismertesse részletesen a projekt során felmerülő kihívásokat, és hogyan győzte le őket. Ha ezt jól csinálod, akkor sok tiszteletet fogsz kapni a támogatótól. Nagyra értékelik, ha a nonprofit szervezetek azt mondják, mintha a helyzet a cukorbevonattal szemben lenne.
Hadd tudja a támogató tudni, hogy mi a jövőbeli tervei a projektnek. Adja meg a finanszírozási forrásokat, ha a projekt folytatódik. Magyarázza el, hogyan változtathatja meg a projektet az új tanulságok alapján.
Köszönjük a támogatót, hogy nagylelkűen befektetett a projektbe. Kifejezze háláját. Adjon hozzá további releváns megjegyzéseket.
Tartalmazza a pénzügyeket
A támogató külön pénzügyi kimutatásokat kérhet, mint például a jövedelem, a cash flow és a mérleg. Adja meg a kért nyilatkozatokat a projekt évre vonatkozóan. Magyarázza el a pénzügyi egészségében bekövetkezett szélsőséges változásokat attól az időponttól kezdve, amikor megkapta a támogatás odaítélését a bejelentés időpontjáig. Jobb, ha felhívja a figyelmet, és jó magyarázattal rendelkezik, mint hogy a támogató önállóan felfedezze. Legyen előre.
Adjon részletes jelentést az egyes projektekre fordított támogatásokból származó forrásokról. Az ebben a részben megadott adatoknak közvetlenül meg kell felelniük a támogatási javaslat költségvetésének.
Ha váratlan költségei voltak, akkor vegye fel őket a jelentésbe, és azonosítsa azokat. Ismertesse ezeket a költségeket a támogatási jelentés narratív szakaszában.
A jelentés csomagolása
Adjon meg egy rövid fedőlapot, amely részletezi a jelentés tartalmát, amely tartalmazza a díjazási azonosító számát. A levélnek az Ön szervezetének ügyvezető igazgatójából vagy elnökéből kell lennie, hogy a támogatási intézményben egyenértékű legyen. A levélnek ismét meg kell köszönnie az adományozónak a támogatást. Soha nem köszönhetsz elég.
Egy másik kolléga segítségével szerkessze a támogatási elbeszélést. Szerezzen be egy végső kijelentést a pénzügyi forrásokból. Győződjön meg róla, hogy a jelentés betűtípusa és hangja a szerkesztés során következetes.
A projekt méréséhez csatolja a felméréseket, grafikonokat, térképeket, statisztikákat vagy információkat. Összefoglalta a narratív szakasz legfontosabb szempontjait, de ezeket referenciaként kell rendelkezésre bocsátani. Minden adatot a lehető legrövidebb időn belül mutasson be.
A promóciós mellékleteket takarékosan használja. A Grantmakers nagyon elfoglaltak, és egyszerűen nincs időjük a bajnokságra, bár az összes rendezvény szórólap, kép és sajtóközlemény. Válassza ki a legjobb két vagy három képet, egy közzétett vagy sugárzott média darabot, és talán egy hírlevelet a szervezetétől. Ha úgy dönt, hogy további anyagokat csatol, győződjön meg róla, hogy segít az ügyben, és közvetlenül kapcsolódik a projekthez.
Szerezzen aláírást a szervezetének meghatalmazott képviselőjétől - valószínűleg ugyanaz a személy, aki aláírta a támogatási kérelmet.
Küldés időben
Küldje el a támogatási jelentést az odaítélési levélben megfogalmazott közegben és módban. A támogató intézmény e-mailt kérhet, online portált vagy három USPS-mail által küldött példányt szeretne. Mindig a legbiztonságosabb az ellenőrzés.
Megerősíti átvételét. Ha nem kap automatikus visszaigazolást, lépjen kapcsolatba a támogatási intézmény megfelelő személyzetével, hogy megerősítse a támogatási jelentés kézhezvételét.
Mentse el a másolatot a rekordokhoz. Csak abban az esetben, ha a támogatási jelentés kézbesítésével bármi történik, készen kell állnia arra, hogy egy másik példányt nyújtson be a támogatónak.
