A digitális világ vitathatatlanná tette a kommunikációt mind az egyének, mind a vállalatok számára. Amikor a kommunikáció egy vállalaton belül szétesik, gyakran azt jósolja meg, hogy mikor következik be a munkahelyi dinamika ezen a lefelé irányuló spirálon. A kommunikáció elsajátításához meg kell értenünk a formális és az informális kommunikáció közötti alapvető különbségeket, és ha mindegyikük a legjobban alkalmazható. Amikor a kommunikáció folyékony és nyitott, gyakran növeli a hatékonyságot, jobb kapcsolatokat és nagyobb erkölcsöt.
Mi a vállalati kommunikáció?
Mielőtt belépnénk a formális és informális kommunikációs módszerek bonyolultságába, jó, ha alapvető a vállalati kommunikáció lényege.
A vállalati kommunikáció lehet belső és külső. Időnként a munkavállalók márkájú képzése és a márka minden erőfeszítésén keresztül történő fenntartása és megtervezése lehet. A kommunikációt az érdekelt felek kapcsolatainak kiépítésére használják. Az üzenetküldésen keresztül a sérülések ellenőrzése vagy romlása akkor történik, amikor a dolgok oldalra mennek. A kommunikáció meghatározza a marketinget, a PR-ket és a külső márkaismertséget. Az üzenetek és a kommunikáció során a vállalatok keretrendszereket hoznak létre azon helyek számára, ahol élnek, és milyen projektek jönnek le a csöveken.
Röviden, a vállalati kommunikáció a modern üzleti szinte minden aspektusa mögött van. A kommunikáció kiemelése kulcsfontosságú módja mind a munkavállalóknak, mind a menedzsmentnek, hogy magasabb pályára lépjen.
Milyen formális és informális kommunikációs módszerek?
Bármelyik módszer, amiről úgy döntenek, hogy valami ismertet, a kommunikációs módszer és a fajta hatalmas. Néhány ilyen:
- A vízhűtő körül beszél.
- Vállalati vagy személyi e-mail küldése.
- Bejelentés a vállalati fórumokon.
- Megosztása vállalati hírlevélben.
- Bélyegzőt készít az ebédlő hirdetőtábláján.
- Peer-to-peer chat-üzenetek.
- Csoportos vagy csoportos beszélgetések a Slack csoportban vagy a Basecamp fórumon.
- Vállalati kerekasztal kezelése.
- Beszélgetés egy cég piknikén.
- Bármilyen textil, szociális média és akár videók is.
- Az érdekelt felek jelentésének kiadása.
Ezen módszerek egyike sem hatékony a kommunikációhoz. Mindannyian megkapják a szót. A kérdés az, hogy megfelelő módszer-e az üzenetnek? Még ennél is fontosabb, hogy nem megfelelőek?
Bizonyos régiókban a textilküldés órák után ellentétes lehet a törvényekkel vagy a munkavállaló szerződéses feltételeinek megsértésével. A Facebookon való barátság nem megfelelő a felügyelőnek vagy a menedzsernek, mivel ez a munkaidőkből fakadó zavartalan informálissághoz vezethet. A régiótól a régiótól és a vállalattól a cég felé a mai kommunikáció számos dilemmát és megfontolást mutat be, amelyeket mind a vezetők, mind a munkavállalók el kell ismerniük és meg kell érteniük.
Példák informális kommunikációs módszerekre
Az informális kommunikáció minden olyan kommunikációs módszer, amely nem követi a vállalati parancsnoki láncot, vagy nem felel meg a cégen belüli legjobb gyakorlatoknak. Ide tartoznak a pletykák, a pletykák, az alkalmi pislogás, a szüneteltetés és a túlélés. Ez e-mailekben, szövegekben, csoportos üzenetküldő alkalmazásokban, kézírásos jegyzetekben, jelentésekhez csatolt Post-the-on, telefonhívásokon, sőt a csapat blogjain történik. Gyakran úgy vélik, hogy peer-to-peer, azaz ritkán fordul elő a különböző szintű jogosultsággal rendelkező személyekkel.
Általánosságban elmondható, hogy ez impulzus, nem tervezett, alkalmi és ellenőrizetlen lehet. Általában nem azt jelenti, hogy végső mondatnak kell tekinteni, és gyakran elvárják a rekordot.
Talán az egyik alkalmazott véletlenül azt mondja: „láttam az értékesítési jelentéseket, és azt hiszem, ez rossz dolgokat jelent a munkahelyi biztonság számára.” Ez egy informális kommunikáció, amely semmiképpen nem képviseli a vállalat alsó sorát. Az értékesítés több okból is csökkenhet, egy nagy ügyfeletől, aki csődöt hirdet, és a termékfejlesztésig egy új indításig, amely a régi terméket elavulttá teheti. Ahhoz, hogy bárki megcsinálhassa az evangéliumot, az veszélyes lehet a csapat moráljára. Fontos, hogy az alkalmazottak megértsék az alkalmi megfigyeléseket, mivel az egyik személy „informális kommunikációja” károsíthatja a csapatot.
Mondja, hogy egy másik munkavállaló vállalati szintű szöveget küld a Wanda öntözési lyukába, ahol mindenki meghívja az órák utáni italokat, ahol a boldog órás italok a legolcsóbbak. Ez esetleg egy vállalati fiókban történt, és magában foglalhatja a munkavállalókat is, de ez egy informális és nem szankcionált irodai összejövetel. Ezek nagyszerű csapatépítők, és ösztönözni kell őket, de a vállalatnak rendelkeznie kell az ilyen rendezvények megszervezésének politikájával - például nem a vállalati e-mail fiókokkal.
Az informális kommunikáció bármilyen szellőzés is lehet. A munkatársak beszélnek a hétvégéről, vagy terjesztik a híreket, hogy Joyce volt a gyermeke. Labdarúgó-medencék, beszélgetés az időjárásról, a parkolás megragadása, vagy az új negyed negyedévi termékkiadásokról való hangzás, ezek mind informálisak.
Ha a munkahelyi kommunikáció informális, gyakran nincs szükség a magánélet megőrzésére és a magánélet védelmére.
Példák a hivatalos kommunikációs módszerekre
Amikor hivatalosan kommunikál a munkahelyen, általában irányított megfontolás van. Ez felülről lefelé, alulról felfelé, oldalirányban vagy vízszintes. Ez magában foglalja a részlegeket és a bevált gyakorlatokat. A formális kommunikációt általában időről időre tervezik - ez egy olyan üzenet, amelyet átgondoltunk és terveztünk, majd az adott munkavállalók, egyes osztályok, vagy akár a vállalat vagy az érdekeltek egészének terjesztik.
Az e-mailekben vagy telefonbeszélgetésekben is megjelenhet. A hivatalos kommunikáció legfontosabb kritériumai azonban az, hogy „a megfelelő csatornákon keresztül” kommunikálnak.
Példa lehet például arra, hogy a cég sárgaréz kiad egy e-mailt egy formálisan írt mellékletgel, amely elmagyarázza, hogy miért nem lehet számlázni a túlórát, és nem fogják kompenzálni egy meghatározott időtartamra. Ilyen levélben szerepelt a vezetés, a számvitel és esetleg még a jogi osztály is, hogy megvédje a vállalatot azoktól, akik félreértették a levelet, és megpróbálják elfogadni a nem jóváhagyott túlórát. Valószínűleg e-mailben „olvasási nyugtát” fog kapni, amely bizonyítja, hogy minden címzett megnyitotta és elolvasta a közleményt.
Az érdekeltek számára készített állományjelentés hivatalos kommunikáció. Az alkalmazottaknak a vezetővel történő felülvizsgálata hivatalos kommunikációnak tekinthető, ha van egy írásbeli jelentés. A vezetés által létrehozott videó, amely egy projekt magyarázata és a vállalati felhőn keresztül elérhető, formális, míg a videocsevegés informális. A vállalati blogbejegyzés formális módja annak, hogy a híreket új termékekről vagy szolgáltatásokról szerezzük be, nemcsak a vállalat csapatára, hanem a meglévő és leendő ügyfeleikre is. Amikor egy rossz hír kap egy projektről, és a PR-részleg tüzet okoz, ez a külső hivatalos kommunikáció.
Mindezen kommunikációs módszerek egy közös dologgal rendelkeznek - egyikük sem spontán. Valószínűleg minden jó nyelvtani, tömör nyelv, iparági szaknyelv, vállalati feltételek és valószínűleg a vállalati márka is szerepel.
Miért van szükség formális és informális kommunikációs módszerekre?
A kommunikáció annyira befolyásolja, hogy mi történik az életünkben. A félelmeket elfojtja; inspirálja és oktatja. Ez kapcsolatokat épít ki, és széttépheti őket.
Azok a vállalatok, akik nem rendelkeznek jó kommunikációval, gyakran sokféle problémával küzdenek. Lehet, hogy az alkalmazottak zavart adnak arról, hogy mit kell tenni, vagy hogyan viselkedjenek. Az osztályok közötti ütközések történhetnek. Hiba történik. A Tempers meggyulladhat. Az eredmények mindent a tehetetlenségektől a jogi problémákig lehetnek.
Jó kommunikációval - mind az informális, mind a formális - a vállalati kultúra erősebb, egészségesebb és termelékenyebb. Amikor az alkalmazottak úgy érzik, hogy rendelkeznek eszközökkel egymással és a vezetéssel való kommunikációhoz, gyakran jobban megértik szerepüket és céljaikat.
Amikor a menedzsmentnek számos lehetősége van a munkavállalókkal való kommunikációra, jobb kapcsolatokat teremt, nagyobb hűséget teremt, és a termelékenység növekedéséhez vezethet.
Ha a kommunikáció csak informálisan vagy formálisan történik, konfliktusokat okoz.
Példák vegyes vagy rosszul kezelhető kommunikációra
Talán a vezetés soha nem keveredik a csapatukkal. Talán Peter, az értékesítés vezetője, nem tudja, hogy John újabban rosszul érzi magát az utóbbi időben, köszönhetően John bátor arcának. Ennek eredményeként Peter nem veszi észre, hogy a csapatot hangsúlyozzák, mert John küzdött annyira. Amikor John tájékoztatja Pétert arról, hogy rákot diagnosztizáltak, ez sokk, mert Péter soha nem értékelte a csevegést a vízhűtő körül, és megrázza az informális e-maileket. Mivel Peter annyira távoli volt informális szinten, értékesítési részlege nem bízik benne, és attól tartanak, hogy mit jelent John rák diagnózisa John munkabiztonságának és közelgő munkaterhelésének.
A jó menedzserek megértik, hogy az informális kommunikáció erősebbé teszi a kapcsolatokat, nemcsak a végükön, hanem a morális építőelemként az egész vállalat számára, a recepcióstól a követelésekig.
Mindazonáltal, ha a kommunikáció csak informális, a munkavállalók zavarosak és frusztráltak. Ha minden cégpolitikát csak spontán, reaktív e-mail blastokon adnak ki, és soha nem adtak ki formálisan gondolatmenetet, úgy érzi, hogy a célpontok folyamatosan mozognak. Ez valóban politika, vagy csak egy másik hangulat, amit a vezetés behatol?
Talán májusban a termékfejlesztés vezetője véletlenszerűen írott e-mailben robbantja fel a céget: „A csapat keményen dolgozik egy új felületen, amely megkönnyíti számviteli szoftverünket az ügyfelek számára. Nem biztos, hogy egy név vagy kiadás dátuma, de határozottan a művekben van.
Ezután júliusban egy e-mail üzenet jelenik meg: „Visszatérünk a rajzlapra az interfészeken. A cél a megnövelt funkcionalitás, amely kevesebb ügyfélszolgálati hívást eredményez. ”
Mégis, semmilyen formális kommunikáció nem történt semmilyen kapcsolatban az interfész újratervezésével. Mi az, ha az ügyfelek megkérdezik az illesztőprogramok problémáit? Ebben az esetben elengedhetetlen, hogy a vállalat vegye fel, és hivatalos kommunikációt adjon ki, amely pontosan arról szól, hogy a fejlesztőcsapat miért dolgozik, mert ez a kritikus információ a vállalat minden szintjén, a költségvetésről a marketingig, és a szervezeti egységek ezt követően tervet dolgozhatnak ki a közelgő kezelőfelületeken.
Hogyan tanítsunk alkalmazottaknak hivatalos és informális kommunikációs módszereket
Amikor a kommunikációról van szó, akkor több a tét, mint valaha. A házirendek kritikusak a vállalati környezetben, és amikor ezeket kiállítják, ez formális. Szükség van írásos iránymutatásokra, szükség esetén tisztázással. Talán a tisztázás a találkozó személyzetének címzésével, vagy a Slack csatorna megvitatásával történhet, de fontos, hogy nincsenek kétségek.
Kérd meg az alkalmazottakat, hogy vegyenek részt és kérdezzenek meg, ha nem tudnak semmit. Hadd tudják meg, hogy jó, ha e-mailt vagy más írásos közleményt küld, ha egy nyomvonalat szeretne a válaszokról. Ilyen papír-nyomvonal is védi a vállalatot.
A politikáknak meg kell jelölniük, hogy hol áll a cég a pletykákkal szemben - hogy káros és termelékeny lehet, hogy minden munkavállaló megérdemli mind a tiszteletet, mind a magánéletet mind a munkahelyen, mind azon kívül. A politikáknak tisztázniuk kell azt is, hogy míg az emberek szabadon használhatják a szociális médiát magánszemélyként, nem oszthatják meg a munkaterméket vagy beszélhetnek a vállalati ügyekről a társadalmi csatornájukon.
Az iránymutatások is tisztázhatják, hogy helyes-e az e-maileket informálisan használni a munka során, vagy hogy az ilyen közleményeknek csak az üzenetekre és más hasonló alkalmazásokra kell vonatkozniuk. Meg kell határozniuk, hogy vannak-e szabályok a textilküldésre vagy az e-mailezésre órák után, és ha a munkavállalóktól elvárják, hogy figyelemmel kísérjék ezeket a helyszínen.
Itt is meg kell ismételni a flörtölésre és a zaklatásra vonatkozó politikákat, mivel mindig informális kommunikációról van szó, amely gyakran a vállalat szabályait szabja meg.
A vállalati kommunikációs kultúra kialakításának legjobb módja a cégen belüli kommunikációról szóló írásos kézikönyv. Ne feledje, hogy az informális kommunikáció minden munkahely értékes, erkölcsi építő része, és időnként meg kell engedni, hogy virágozzon. Persze, hogy nem tud megállni, ha nem megáll, így a vállalatnak iránymutatással kell rendelkeznie arról, hogy mikor és mikor kell informálni. Szexuális hódítások, nem, de egy nagyszerű hétvége egy kabinban, ez rendben van.
Végül, pozitív, nyíltan kommunikatív munkakörnyezet kialakításával találja, hogy a vállalat kevésbé stresszes, termelékenyebb környezetet élvez, ahol a munkavállalók, akik lojálisabbak és jobban érzik magukat a munkahelyen.
